В апреле 2025 года в мой LinkedIn написал HR-директор производственной компании:
“Дагар, объясни мне КЭДО как пятилетнему. Я читал статьи, смотрел вебинары, но всё равно не до конца понимаю. Это просто электронные подписи? Или что-то большее? И правда ли это нужно моей компании?”
Я пригласил его на кофе. За 40 минут объяснил всю суть без технического жаргона. Через неделю он принял решение о внедрении. Сейчас, через полгода, его компания экономит 600 тысяч тенге в месяц и HR-команда наконец-то занимается людьми, а не бумагами.
Этот разговор я превратил в статью. Здесь нет сложных терминов, технических спецификаций и юридического языка. Только суть, понятная любому руководителю, даже если вы далеки от IT.
Что такое КЭДО одним предложением
КЭДО (Кадровый Электронный Документооборот) – это когда все документы по сотрудникам создаются, подписываются и хранятся в электронном виде, без бумаги.
Всё. Это основа. Всё остальное – детали.
Как это работает: пример из жизни
Представьте, что к вам в компанию выходит новый сотрудник – Асем, менеджер по продажам.
Без КЭДО (бумажный процесс):
- HR-специалист Айгуль открывает Word, находит шаблон трудового договора среди десятков файлов
- Вручную вписывает данные Асем: ФИО, ИИН, адрес, должность, оклад (30 минут)
- Печатает договор в 3 экземплярах (очередь на принтере, замятие бумаги)
- Относит на подпись руководителю отдела продаж – его нет, придёт завтра
- Через день забирает, везёт директору на подпись – директор подписывает по средам
- В среду везёт обратно Айгуль, она договаривается с Асем о встрече
- Асем приезжает в офис (живёт на другом конце города, 1.5 часа в дороге)
- Подписывает документы, получает свой экземпляр
- Айгуль сканирует договор, загружает в 1С, относит оригинал в архив
Время: 10-14 дней. Работы Айгуль: 3-4 часа чистого времени.
С КЭДО (система Doodocs HR):
- Айгуль открывает Doodocs, выбирает Асем из списка кандидатов (или создаёт карточку за 30 секунд)
- Нажимает “Создать трудовой договор” – система автоматически заполняет все данные
- Айгуль проверяет визуально, нажимает “Отправить на согласование” (2 минуты)
- Руководитель отдела получает уведомление на телефон, открывает, согласовывает (1 минута)
- Директор получает уведомление, согласовывает с телефона (1 минута)
- Асем получает SMS со ссылкой, открывает договор на телефоне, подписывает через eGov Mobile (3 минуты)
- Документ автоматически сохраняется в архиве и передаётся в 1С
Время: 4-8 часов. Работы Айгуль: 2 минуты.
Вот и вся разница. Не нужно никого искать, ничего возить, ничего печатать. Все делают свою часть с телефона за минуту, когда им удобно.
Как мы показывали в статье про сравнение КЭДО и бумаги, разница в скорости достигает 20-30 раз.
Пять главных вопросов, которые задают все HR-директора
Вопрос 1: Это законно?
Да, абсолютно. Трудовой кодекс РК с 2016 года разрешает вести кадровый учёт в электронном виде. Документ с электронной подписью имеет такую же юридическую силу, как бумажный с обычной подписью.
Это не просто слова. За последние 3 года не было ни одного судебного дела, где суд не принял электронный документ с ЭЦП. Трудовая инспекция при проверках принимает электронные документы без вопросов.
Более того, электронные документы надёжнее бумажных при спорах. Их невозможно подделать или изменить после подписания. Бумажную подпись можно подделать – электронную нет.
Мы детально разбирали правовую базу в статье про юридическую силу ЭЦП.
Вопрос 2: Как сотрудники подписывают документы?
Через приложение eGov Mobile – то самое, которое все используют для госуслуг.
Процесс простой:
- Сотрудник получает SMS: “Вам нужно подписать трудовой договор”
- Открывает ссылку на телефоне
- Видит документ, может прочитать
- Нажимает “Подписать”
- Открывает eGov Mobile, сканирует QR-код
- Подтверждает через Face ID или код
- Готово
Занимает 2-3 минуты. Можно сделать из дома, из отпуска, из любой точки мира. Не нужно приезжать в офис.
Вопрос 3: Что если у сотрудника нет смартфона или eGov Mobile?
Таких единицы. По статистике 98% экономически активного населения Казахстана имеют смартфоны, а eGov Mobile установлен у всех, кто получает госуслуги.
Но если такой случай:
- Можно подписать на компьютере через веб-версию eGov
- Можно выдать корпоративный планшет на время подписания
- В крайнем случае – один раз оформить бумажный документ
За два года работы у нас не было ни одной компании, где это стало реальной проблемой.
Вопрос 4: Сколько это стоит?
Меньше, чем бумажный документооборот. Это не расход, а экономия.
Типичная компания на 300 сотрудников:
Тратит на бумагу сейчас: ~880 тысяч тенге в месяц
- Материалы (бумага, картриджи): 76 000 тг
- Логистика (курьеры): 51 000 тг
- Хранение (аренда архива): 180 000 тг
- Время HR-специалистов: 374 000 тг
- Время руководителей: 95 000 тг
- Время сотрудников: 62 000 тг
- Ошибки и переделки: 26 000 тг
Будет платить за КЭДО: ~187 тысяч тенге в месяц
- Подписка на Doodocs HR: 150 000 тг
- Время HR (минимальное): 29 000 тг
- Время руководителей (минимальное): 5 000 тг
- Время сотрудников (минимальное): 2 000 тг
- Ошибки (почти нет): 1 000 тг
Экономия: 693 тысячи тенге в месяц или 8.3 миллиона в год.
ROI положительный с первого месяца. Окупаемость внедрения: 2-3 недели.
Вопрос 5: Как долго внедряется?
От решения до первых документов в системе – 1-2 недели. До полного перехода всех процессов – 6-8 недель.
Это не требует остановки работы. Вы продолжаете работать как обычно, постепенно переводя процессы в систему. Сначала приём на работу, потом увольнение, потом отпуска, и так далее.
Как мы показывали в статье про с чего начать внедрение, правильный поэтапный подход занимает 6 недель от старта до полноценной работы.
Что даёт КЭДО вашему бизнесу
Давайте без общих слов. Конкретные выгоды, которые получают компании.
Выгода 1: HR перестают быть операторами документов
Сейчас ваши HR тратят 70-80% времени на создание, печать, согласование, поиск людей для подписей. Это рутина, которая не создаёт ценности.
С КЭДО эта рутина занимает 15-20% времени. Остальные 80% освобождаются для важного:
- Адаптация новых сотрудников
- Работа с текучкой кадров
- Развитие и обучение команды
- Улучшение корпоративной культуры
- Консультации сотрудников и руководителей
Как показал кейс, где 2 HR справляются с нагрузкой на 5, автоматизация позволяет команде работать с двойной-тройной нагрузкой без расширения штата.
Выгода 2: Вы не теряете кандидатов из-за медленного оформления
Хорошие специалисты на рынке – дефицит. Когда кандидат получает оффер от вас и от конкурента, он выбирает того, кто быстрее оформит.
Если ваше оформление занимает 2 недели, а у конкурента 2 дня – кандидат уйдёт к конкуренту. Даже если ваши условия лучше.
С КЭДО вы оформляете в день выхода. Кандидат получает оффер утром, к обеду все документы подписаны, он уже работает. Это даёт огромное преимущество в найме.
Как показал кейс логистической компании, они теряли 30% кандидатов из-за медленного оформления. После внедрения КЭДО потери снизились до 5%.
Выгода 3: Вы можете масштабироваться без пропорционального роста HR-команды
Бумажные процессы масштабируются линейно. В 2 раза больше сотрудников = в 2 раза больше HR-специалистов нужно. Никакой экономии от масштаба.
КЭДО масштабируется нелинейно. Один HR-специалист с системой может оформлять столько же людей, сколько 3-4 без неё.
Вы растёте с 300 до 600 сотрудников – вам не нужно удваивать HR-отдел. Возможно, добавите одного человека вместо трёх. Это экономия 800 тысяч тенге в месяц на зарплатах.
Как мы писали в статье про признаки, что HR-процессы тормозят рост, при бумажных процессах планы роста часто упираются в пропускную способность HR.
Выгода 4: У вас появляются данные для принятия решений
На бумаге нет никакой аналитики. Вы не знаете:
- Сколько в среднем занимает оформление нового сотрудника
- На каком этапе застревают документы
- Кто из руководителей тормозит согласования
- Сколько ошибок допускают при создании документов
С КЭДО у вас дашборд с метриками в реальном времени. Видите узкие места, можете оптимизировать процессы на основе данных.
Например, заметили, что один руководитель согласовывает документы в среднем за 5 дней, а все остальные за 4 часа. Можно поговорить с ним, понять проблему, решить.
Выгода 5: Вы снижаете риски при проверках
Трудовая инспекция любит проверять кадровые документы. При бумажном учёте это стресс:
- Нужно найти все документы в архиве
- Проверить наличие всех подписей
- Убедиться, что даты корректные
- Что формулировки соответствуют ТК
С КЭДО проверка – не проблема. Все документы в системе, с ЭЦП, легко предоставить. Шаблоны соответствуют актуальному законодательству и автоматически обновляются при его изменении.
Как мы объясняли в статье про изменения в ТК РК, при бумажном учёте обновление шаблонов занимает месяцы. В КЭДО это происходит автоматически.
Что НЕ даёт КЭДО (развенчиваем мифы)
Важно понимать не только возможности, но и ограничения.
КЭДО не заменит HR-специалистов
Система автоматизирует рутину, но не заменяет людей. HR всё равно нужны для:
- Общения с кандидатами
- Адаптации новых сотрудников
- Решения конфликтов
- Консультаций по сложным вопросам
- Стратегического планирования HR
КЭДО просто освобождает их время от логистики бумаг.
КЭДО не решит проблемы плохих процессов
Если ваши процессы плохо организованы, автоматизация их не исправит. Она сделает плохие процессы быстрее, но не лучше.
Перед внедрением нужно проанализировать процессы, убрать лишние шаги, упростить маршруты согласования. Потом автоматизировать.
КЭДО не даст мгновенный результат
Первый месяц после внедрения может быть даже медленнее, чем на бумаге. Люди привыкают к новой системе, учатся, делают ошибки.
Реальный эффект начинается через 1-2 месяца, когда команда освоилась и процессы отлажены.
КЭДО не сработает без поддержки руководства
Если директор говорит “внедряйте”, но сам продолжает требовать бумажные документы – проект провалится.
Руководство должно не просто разрешить, а активно поддержать. Первым начать согласовывать в системе. Показать пример.
Три сценария, когда КЭДО критичен
Не всем компаниям КЭДО нужен прямо сейчас. Но есть ситуации, когда без него бизнес реально страдает.
Сценарий 1: Вы активно растёте
Планируете удвоить команду за год. Или открываете новые офисы/точки в регионах.
При бумажных процессах вам придётся пропорционально расширять HR-команду. Это дорого и сложно – хороших HR найти непросто.
С КЭДО вы масштабируетесь без дополнительных людей. Один HR с системой справляется с тем, что раньше требовало троих.
Сценарий 2: У вас высокая текучка кадров
Ритейл, HoReCa, логистика – отрасли с текучкой 40-60% в год. Вы постоянно нанимаете и оформляете новых людей.
При бумажном документообороте HR физически не успевают. Оформление занимает 2 недели, а за это время человек уже передумал или ушёл к конкуренту.
С КЭДО вы оформляете в день выхода. Это критично для удержания кандидатов.
Как показал кейс сети кинотеатров, при сезонном найме 80 человек за 3 дня бумажные процессы просто ломаются.
Сценарий 3: У вас распределённая структура
Офисы или точки в разных городах. Сотрудники работают удалённо или в полях.
Возить бумажные документы курьером между Алматы и Актау – это дни потерянного времени и десятки тысяч тенге на логистику.
С КЭДО география не имеет значения. Оформляете сотрудника в Шымкенте так же быстро, как в головном офисе.
Как понять, готова ли ваша компания к КЭДО
Простой тест из пяти вопросов.
Вопрос 1: Сколько времени занимает оформление нового сотрудника?
Если больше 3 дней – вам нужен КЭДО. Если 1-2 дня – можно подождать, но лучше не откладывать. Если меньше дня – либо у вас уже есть автоматизация, либо что-то не так с процессом.
Вопрос 2: Сколько HR тратят времени на создание и согласование документов?
Если больше 50% рабочего времени – КЭДО критичен. Если 30-50% – нужен, даст значительный эффект. Если меньше 30% – либо у вас очень эффективные процессы (редкость), либо считаете неправильно.
Вопрос 3: Планируете ли вы рост команды в ближайший год?
Если планируете рост на 30%+ – внедряйте КЭДО до роста, не после. Если рост 10-30% – желательно автоматизировать. Если не растёте – КЭДО всё равно даст экономию, но приоритет ниже.
Вопрос 4: Есть ли у вас офисы/точки в разных городах?
Если да – КЭДО сэкономит огромное количество времени и денег на логистике. Если всё в одном офисе – выгода меньше, но всё равно есть.
Вопрос 5: Теряете ли вы кандидатов на этапе оформления?
Если да – КЭДО решит эту проблему. Если не отслеживаете – начните отслеживать, возможно теряете и не знаете.
Результат:
Если на 3+ вопроса ответили “да, проблема актуальна” – вам нужен КЭДО сейчас. Если на 1-2 вопроса – желательно, но не критично. Если на все вопросы “нет” – либо у вас всё идеально (что маловероятно), либо вы не видите реальных проблем.
С чего начать: три первых шага
Вы решили, что вам нужен КЭДО. Что делать дальше?
Шаг 1: Посчитайте экономику
Прежде чем что-то внедрять, посчитайте цифры. Сколько тратите сейчас, сколько будете тратить с КЭДО, какой ROI.
Используйте методологию из нашей статьи про стоимость бумажного документооборота. Посчитайте всё: материалы, логистику, время людей, хранение, ошибки.
Обычно оказывается, что бумажный документооборот стоит в 3-5 раз дороже, чем казалось. Это убедительный аргумент для принятия решения.
Шаг 2: Посмотрите систему в действии
Запишитесь на демо Doodocs HR. Посмотрите, как это работает реально, а не в теории.
На демо задавайте конкретные вопросы:
- Как у вас оформляется приём на работу?
- Сколько времени занимает настройка под нашу специфику?
- Как работает интеграция с нашей 1С?
- Что делать, если возникнут проблемы?
- Сколько времени занимает внедрение?
После демо вы будете понимать систему гораздо лучше, чем после чтения десятка статей.
Шаг 3: Составьте план внедрения
Не пытайтесь внедрить всё сразу. Составьте план на 6-8 недель:
Недели 1-2: Выбор системы, настройка, загрузка данных Недели 3-4: Тестирование, обучение команды Недели 5-6: Пилот на одном процессе (приём на работу) Недели 7-8+: Постепенное добавление остальных процессов
Детальный план есть в нашей статье ЭДО для кадровых документов: с чего начать.
Чего ожидать в первые 3 месяца
Чтобы не было разочарований, важно понимать реалистичный timeline.
Месяц 1: Адаптация
Первый месяц – это обучение и притирка. Не ждите wow-эффекта сразу.
Что происходит:
- Команда привыкает к новому интерфейсу
- Находятся недочёты в настройках
- Возникают вопросы и проблемы
- Скорость может быть даже ниже, чем на бумаге
Это нормально. Любое изменение процесса сначала замедляет работу.
Ваша задача:
- Активно поддерживать команду
- Быстро решать проблемы
- Собирать обратную связь
- Корректировать настройки
Месяц 2: Ускорение
Команда освоилась, процессы отлажены. Начинаете видеть эффект.
Что происходит:
- Скорость оформления приближается к заявленной
- Ошибок становится меньше
- HR начинают ценить освободившееся время
- Сопротивление уменьшается
Ваша задача:
- Добавлять новые процессы постепенно
- Продолжать собирать feedback
- Измерять метрики, сравнивать с baseline
Месяц 3: Результаты
К третьему месяцу система работает в полную силу. Видите реальную экономию.
Что происходит:
- Все основные процессы автоматизированы
- Команда работает эффективно
- Метрики подтверждают улучшение
- HR начинают заниматься стратегическими задачами
Ваша задача:
- Оптимизировать на основе данных
- Масштабировать лучшие практики
- Планировать следующие улучшения
Как мы показывали в статье про автоматизацию кадрового учёта, реальная экономия 70-80% времени достигается именно к третьему месяцу.
Главный инсайт: КЭДО – это не про технологии
Многие думают, что КЭДО – это IT-проект. Внедрили софт, готово.
На самом деле КЭДО – это изменение подхода к работе HR-отдела.
До КЭДО HR – это операторы документов. Они создают бумажки, возят на подписи, складывают в шкафы. 80% времени на логистику, 20% на работу с людьми.
После КЭДО HR – это бизнес-партнёры. Документы создаются за минуты, согласуются за часы, хранятся автоматически. 20% времени на рутину, 80% на стратегическое.
Это меняет ценность HR для компании. Они перестают быть административным бэк-офисом и становятся драйвером роста.
Компании, которые внедряют КЭДО, инвестируют не в софт. Они инвестируют в трансформацию HR-функции.
А компании, которые продолжают работать с бумагой, обрекают своих HR на роль архивариусов вместо стратегических партнёров.
Выбор за вами.
Готовы трансформировать работу вашего HR-отдела? Запишитесь на демо Doodocs HR – покажем систему в действии, ответим на все вопросы, посчитаем экономику конкретно для вашей компании. Объясним всё простыми словами, без технического жаргона.
