Финансовый директор крупной розничной сети попросил HR-директора посчитать, во сколько обходится кадровый документооборот. HR назвал цифру: 85 тысяч тенге в месяц на бумагу, картриджи и курьеров.
Мы предложили посчитать детальнее. Оказалось, реальная стоимость – 847 тысяч тенге в месяц. В 10 раз больше.
Разница в том, что HR считал только прямые расходы. Но основные затраты скрыты в рабочем времени сотрудников, ошибках и упущенных возможностях.
Прямые расходы: что лежит на поверхности
Компания с 500 сотрудниками оформляла в среднем 45 новых человек в месяц (текучка в ритейле), плюс 60-80 кадровых изменений (переводы, отпуска, изменения условий).
Материалы и расходники:
Бумага: 15 пачек по 500 листов в месяц – 22 500 тг Картриджи для принтеров: 3 штуки – 45 000 тг
Папки, файлы, скоросшиватели – 8 000 тг Архивные короба – 5 000 тг
Итого: 80 500 тг в месяц
Логистика:
Курьерская доставка между офисами: 12-15 выездов в месяц – 35 000 тг Такси для срочной доставки документов директору – 15 000 тг
Итого: 50 000 тг в месяц
Общая сумма прямых расходов: 130 500 тг в месяц
Именно эту цифру видит финансовый директор в бюджете. Но это только верхушка айсберга.
Скрытые расходы: куда уходят реальные деньги
Основные затраты спрятаны в рабочем времени. Мы засекли, сколько времени занимает каждый этап работы с одним документом.
Создание документа:
HR-специалист открывает шаблон в Word, вручную заполняет данные сотрудника: ФИО, ИИН, адрес, должность, оклад, дату. Проверяет правильность заполнения. Сохраняет файл с правильным названием.
Время на один документ: 8-12 минут Документов в месяц: ~120 Итого времени: 20 часов в месяц
При средней зарплате HR-специалиста 350 000 тг (почасовая ставка ~2200 тг), стоимость: 44 000 тг
Печать и подготовка:
Отправить на печать, дождаться очереди на принтере, забрать документы. Проверить качество печати. Если картридж кончился или замялась бумага – перепечатать.
Разложить документы по пакетам для каждого сотрудника. Подписать папки. Подготовить сопроводительные листы для согласования.
Время: 12-15 часов в месяц Стоимость: 30 000 тг
Согласование:
Отнести документы руководителю отдела. Если его нет на месте – оставить на столе, вернуться позже. Забрать подписанные документы.
Отвезти директору на подпись. Директор подписывает документы раз в 2-3 дня, нужно подгадать время. Часто приходится везти курьером в другой офис.
Время HR на логистику согласования: 15-18 часов в месяц Стоимость: 36 000 тг
Подпись сотрудника:
Найти сотрудника для подписи. В ритейле люди работают по сменам, в разных точках. Нужно либо ехать в магазин, либо ждать, когда человек зайдёт в офис.
Объяснить каждому документ, показать где подписать. Особенно долго с новичками – они читают внимательно, задают вопросы.
Время: 18-22 часа в месяц Стоимость: 42 000 тг
Сканирование и загрузка:
Отсканировать все подписанные документы. Проверить качество скана. Загрузить в 1С или корпоративную систему. Переименовать файлы по стандарту компании.
Время: 10-12 часов в месяц Стоимость: 24 000 тг
Архивирование:
Разложить оригиналы по папкам, подписать, убрать в архив. Раз в квартал отвезти документы в архивное помещение в другом здании.
Время: 6-8 часов в месяц Стоимость: 15 000 тг
Итого скрытых расходов на рабочее время: 191 000 тг в месяц
Расходы на ошибки и переделки
В бумажном документообороте неизбежны ошибки. HR-специалист заполняет данные вручную, может опечататься. Сотрудник может неправильно указать данные. Руководитель может заметить ошибку после подписания.
Типичные ошибки:
Опечатки в ФИО, ИИН или адресе сотрудника – 8-10 случаев в месяц Неправильная сумма оклада или дата приёма – 5-7 случаев Не та версия шаблона (устаревшая) – 3-4 случая Забыли подпись одной из сторон – 6-8 случаев
Что происходит при ошибке:
Документ нужно переделать. Распечатать заново, пройти весь цикл согласования повторно. Если ошибку нашли после подписания всех сторон – это особенно болезненно.
В среднем 15-18 документов в месяц переделывается из-за ошибок.
Стоимость переделок:
Повторное прохождение всего цикла занимает 60-70% времени от первичного (часть согласований можно пропустить).
Время: 25-30 часов в месяц Стоимость: 60 000 тг
Плюс испорченная бумага и картриджи: ~10 000 тг в месяц
Итого расходы на ошибки: 70 000 тг в месяц
Расходы на хранение и поиск
Кадровые документы нужно хранить по закону от 3 до 75 лет в зависимости от типа. Это требует физического пространства и времени на поиск.
Стоимость хранения:
Компания арендовала отдельное помещение 45 кв.м. под архив кадровых документов. Средняя стоимость аренды офисных помещений в Алматы – 6000 тг за кв.м.
Аренда архива: 270 000 тг в месяц
Плюс отопление, электричество, уборка: ~40 000 тг в месяц
Время на поиск документов:
При проверке контролирующих органов или внутреннем аудите нужно предоставить документы. HR тратит время на поход в архив, поиск нужной папки, копирование документов.
В среднем 15-20 запросов на поиск документов в месяц. Каждый поиск занимает 20-40 минут.
Время: 8-10 часов в месяц Стоимость: 20 000 тг
Итого расходы на хранение: 330 000 тг в месяц
Упущенная выгода: чего стоит медленный процесс
Самая большая, но невидимая статья расходов – это упущенные возможности из-за медленного документооборота.
Задержка выхода сотрудников:
Кандидат готов выйти завтра, но документы оформляются неделю. Он либо ждёт и не приносит пользу, либо уходит к конкуренту.
В среднем 8-10 сотрудников в месяц задерживали выход на 3-5 дней из-за документов.
Упущенная выгода от неработающих сотрудников: сложно посчитать точно, но для продавца это минимум 30-40 тысяч тенге в день выручки на одного человека.
Время топ-менеджеров:
Директор и руководители отделов тратят время на физическое подписание документов. Нужно выделить время в графике, просмотреть стопку бумаг, поставить подписи.
Директор: 3-4 часа в месяц на подписание кадровых документов Стоимость часа директора: ~15 000 тг Итого: 50 000 тг
Руководители отделов: по 2 часа в месяц каждый, 5 руководителей Стоимость часа: ~5 000 тг Итого: 50 000 тг
Итого упущенная выгода: 100 000 тг в месяц (не считая задержки выхода сотрудников)
Полная стоимость бумажного документооборота
Сводим все затраты:
Прямые расходы (материалы, логистика): 130 500 тг Рабочее время HR: 191 000 тг Ошибки и переделки: 70 000 тг Хранение и поиск: 330 000 тг Упущенная выгода: 100 000 тг
Итого: 821 500 тг в месяц
На 500 сотрудников это 1 643 тг на человека в месяц. Или 19 716 тг на сотрудника в год.
Расчёт для вашей компании
Реальная стоимость зависит от размера компании, текучки кадров и сложности процессов. Вот формула для быстрого расчёта:
Базовая формула:
(Количество новых сотрудников в месяц × 4 часа) + (Количество кадровых изменений × 1.5 часа) = часов на документооборот
Умножьте на почасовую ставку HR-специалиста + добавьте 30% на ошибки и накладные расходы
Пример для компании на 200 сотрудников:
15 новых сотрудников × 4 часа = 60 часов 30 кадровых изменений × 1.5 часа = 45 часов Итого: 105 часов в месяц
При ставке 2200 тг/час: 231 000 тг
- 30% накладные: 300 000 тг в месяц
Плюс прямые расходы (~50 000 тг) и хранение (зависит от площади)
Итого для компании на 200 человек: ~350-400 тысяч тенге в месяц
Что меняется при автоматизации
Те же процессы в электронном виде требуют в 5-7 раз меньше времени.
Создание документа: с 10 минут до 2 минут – система автоматически заполняет все поля из базы
Согласование: с 3-5 дней до 2-4 часов – уведомления приходят мгновенно, согласовать можно с телефона
Подпись сотрудника: с поиска человека и встречи до отправки ссылки – человек подписывает через eGov Mobile за 2 минуты
Загрузка в систему: автоматически – интеграция с 1С
Хранение: не требует физического пространства – электронный архив
Поиск: с 30 минут до 10 секунд – поиск по любому параметру
Ошибки: снижаются на 85% – система не даёт отправить документ с незаполненными полями
Экономия для компании на 500 сотрудников:
Рабочее время HR: экономия 150 часов в месяц = 330 000 тг Устранение ошибок: экономия 70 000 тг Хранение: экономия 310 000 тг (можно использовать помещение под другие задачи) Материалы: экономия 80 000 тг
Итого экономия: ~790 000 тг в месяц или 9,5 млн тг в год
Стоимость системы: от 150 000 тг в месяц в зависимости от тарифа
ROI: окупаемость за 1-2 месяца
Для кого эти расчёты актуальны
Посчитайте свои затраты, если:
У вас есть эти признаки:
- HR-специалисты тратят больше 40% времени на создание и согласование документов
- Нанимаете больше 10 человек в месяц
- Есть территориально распределённые офисы или точки
- Храните архив кадровых документов в отдельном помещении
- Регулярно находите ошибки в документах после подписания
Особенно критично для:
Ритейл с высокой текучкой – большой объём документов, каждый стоит дорого
Растущие компании – объём документооборота растёт пропорционально команде
Компании с дорогим офисным пространством – каждый квадратный метр архива стоит денег
Производство со сменным графиком – сложно найти сотрудников для подписи документов
Скрытая цена бумаги
Главный инсайт: бумажный документооборот кажется бесплатным, потому что его стоимость размазана по разным статьям бюджета.
Бумага и картриджи – это копейки. Настоящие деньги уходят на рабочее время квалифицированных специалистов, которые занимаются логистикой вместо работы с людьми.
HR-директор той самой розничной сети после подсчёта сказал: “Я платил трём людям зарплату за то, чтобы они возили бумажки между офисами. Они могли бы заниматься адаптацией, обучением, корпоративной культурой. Но вместо этого печатали и сканировали.”
Посчитайте свои затраты. Скорее всего, они выше, чем вы думаете.
Хотите посчитать точную стоимость документооборота для вашей компании? Запишитесь на консультацию с Doodocs HR – проведём аудит ваших процессов, посчитаем реальные затраты и покажем потенциал экономии от автоматизации.
