ЭДО для кадровых документов: с чего начать

В феврале 2025 года к нам обратился HR-директор IT-компании на 180 сотрудников:

“Мы решили внедрять электронный документооборот. Читали статьи, смотрели демо разных систем. Но не понимаем, с чего конкретно начать. Какие документы переводить первыми? Как готовить команду? Что делать с текущими бумажными процессами?”

Это типичная ситуация. Решение принято, но непонятно, как перейти от теории к практике. С какого документа начать? Как не сломать работающие процессы? Сколько времени заложить?

Мы составили для них пошаговый план на 6 недель. Через полтора месяца компания полностью перешла на электронные кадровые документы. Без остановки процессов, без авралов, без сопротивления команды.

Эта статья – тот самый план, адаптированный под разные размеры компаний. Конкретные шаги от решения до полноценной работы в системе.

Этап 0: Принятие решения и формирование команды

Прежде чем начинать внедрение, нужно подготовить почву.

Получите поддержку руководства

Без поддержки CEO или собственника проект может застопориться. Нужно не просто разрешение, а активная поддержка.

Что нужно от руководства:

• Бюджет на систему (покажите расчёты из нашей статьи про сравнение КЭДО и бумаги)
• Публичное заявление о важности проекта
• Готовность первым начать согласовывать документы в системе

Как убедить руководство:

• Посчитайте конкретную экономию в тенге
• Покажите, как это ускорит рост (как в статье про признаки, что HR-процессы тормозят рост)
• Дайте примеры конкурентов, которые уже используют ЭДО
• Объясните риски остаться на бумаге: потеря кандидатов, невозможность масштабироваться

Сформируйте команду проекта

Внедрение – это не только IT-проект, это изменение процессов. Нужна кросс-функциональная команда.

Состав команды:

Спонсор проекта (обычно HR-директор или COO)

• Принимает стратегические решения
• Решает вопросы с бюджетом и ресурсами
• Коммуницирует важность проекта
• Времени: 2-3 часа в неделю

Project manager (может быть HR-директор или выделенный PM)

• Координирует все активности
• Следит за сроками
• Решает текущие проблемы
• Времени: 10-15 часов в неделю

Ключевые пользователи (2-3 HR-специалиста)

• Тестируют систему
• Дают обратную связь
• Потом обучают остальных
• Времени: 5-8 часов в неделю во время внедрения

IT-специалист

• Настраивает интеграции
• Решает технические вопросы
• Помогает с доступами
• Времени: 4-6 часов в неделю

Представитель вендора (от Doodocs)

• Консультирует по лучшим практикам
• Помогает с настройкой
• Проводит обучение
• Времени: включено в стоимость внедрения

Как мы описывали в статье про ошибки при внедрении, отсутствие чёткой команды – одна из главных причин провала проектов.

Определите цели и метрики успеха

Чёткие цели помогают не сбиться с пути и оценить результат.

Примеры целей:

Количественные:

• Сократить время оформления нового сотрудника с 12 дней до 1 дня
• Снизить время HR на рутину с 75% до 20%
• Уменьшить количество ошибок в документах на 80%
• Достичь 90% adoption rate через 3 месяца

Качественные:

• Освободить время HR для работы с адаптацией и развитием
• Улучшить candidate experience
• Получить возможность нанимать людей в регионах без командировок
• Подготовиться к росту компании без расширения HR-команды

Метрики для отслеживания:

До внедрения (baseline):

• Среднее время оформления сотрудника
• Часов HR-времени на документооборот в неделю
• Процент документов с ошибками
• Стоимость материалов на документооборот

Во время внедрения:

• Количество документов, созданных в системе
• Процент пользователей, активно использующих систему
• Количество обращений в поддержку

После внедрения:

• Те же метрики, что и baseline – для сравнения
• Удовлетворённость пользователей (опрос)
• ROI проекта

Этап 1: Аудит текущего состояния (неделя 1)

Прежде чем что-то менять, нужно понять, что есть сейчас.

День 1-2: Инвентаризация документов

Составьте список всех типов кадровых документов, которые компания создаёт.

Типичный список:

Приём на работу:

• Заявка на подбор
• Трудовой договор
• Должностная инструкция
• Приказ о приёме
• Согласие на обработку персональных данных
• Ознакомление с ПВТР и другими локальными актами

Кадровые изменения:

• Перевод на другую должность
• Изменение оклада
• Изменение графика работы
• Совмещение должностей

Отпуска:

• Заявление на отпуск
• Приказ о предоставлении отпуска
• График отпусков
• Отзыв из отпуска

Увольнение:

• Заявление об увольнении
• Приказ об увольнении
• Обходной лист
• Записка-расчёт

Прочие:

• Командировки
• Больничные
• Премирование
• Дисциплинарные взыскания

Для каждого типа документа отметьте:

• Как часто создаётся (раз в месяц)
• Сколько времени занимает создание
• Кто согласовывает
• Какие есть специфичные требования

День 3-4: Анализ текущих процессов

Возьмите 3-5 самых частых типов документов и подробно опишите процесс работы с ними.

Шаблон описания процесса:

Название документа: Трудовой договор

Частота: 25 раз в месяц

Текущий процесс:

1. HR получает данные кандидата из рекрутера (30 минут на поиск всей информации)
2. Открывает шаблон в Word, заполняет вручную (20 минут)
3. Печатает в 3 экземплярах (5 минут)
4. Относит на согласование руководителю отдела (15 минут + 2-3 дня ожидания)
5. Везёт директору на подпись (30 минут + 1-2 дня ожидания)
6. Ищет кандидата для подписания (1-2 дня на организацию встречи, 20 минут встреча)
7. Сканирует, загружает в 1С (15 минут)

Общее время: 6-8 дней, 2.5 часа активной работы HR

Проблемы:

• Данные собираются из разных источников – легко ошибиться
• Кандидаты часто не могут приехать быстро – работают в другой компании
• Директор подписывает раз в неделю – документы ждут

Узкие места:

• Ожидание подписи директора
• Организация встречи с кандидатом

Как мы считали в статье про стоимость бумажного документооборота, детальный анализ часто открывает глаза на реальные затраты.

День 5: Приоритизация

Определите, какие процессы автоматизировать первыми.

Критерии приоритизации:

Частота использования:

• Чем чаще документ создаётся, тем больше выигрыш от автоматизации
• Приём на работу обычно на первом месте

Сложность процесса:

• Начните с относительно простых процессов
• Сложные оставьте на потом, когда команда освоится

Болезненность:

• Какие процессы вызывают больше всего жалоб
• Где теряется больше всего времени

Бизнес-критичность:

• Что важнее для бизнеса прямо сейчас
• Например, если активно нанимаете – приоритет на приём на работу

Типичный приоритет:

Этап 1 (первый месяц): Приём на работу Этап 2 (второй месяц): Увольнение и отпуска Этап 3 (третий месяц): Кадровые изменения, командировки, остальное

Этап 2: Выбор системы (неделя 1-2)

Параллельно с аудитом можно начинать выбирать систему.

Составьте список требований

На основе аудита определите, что система должна уметь.

Обязательные требования:

Функциональность:

• Создание документов по шаблонам
• Настраиваемые маршруты согласования
• Электронная подпись через eGov Mobile
• Электронный архив с поиском
• Интеграция с 1С

Юридическая чистота:

• Документы с ЭЦП имеют юридическую силу (как мы разбирали в статье про юридическую силу ЭЦП)
• Соответствие ТК РК
• Возможность предоставить документы при проверках

Удобство:

• Интуитивно понятный интерфейс
• Мобильное приложение для сотрудников
• Работа на разных устройствах

Надёжность:

• Облачное хранение с резервными копиями
• Защита данных
• SLA на доступность системы

Желательные требования:

• Готовые шаблоны документов для вашей отрасли
• Аналитика и дашборды
• API для кастомных интеграций
• Возможность создания кастомных полей
• Массовые операции
• Мобильное приложение для HR

Изучите рынок

Основные игроки на рынке КЭДО в Казахстане:

Doodocs HR – специализированная система для кадрового документооборота

• Фокус на HR-процессах
• Подписание через eGov Mobile
• Готовые интеграции с 1С
• Автоматическое обновление шаблонов при изменении законодательства

Универсальные ЭДО системы

• Работают с любыми документами, не только кадровыми
• Более сложные в настройке
• Часто нет готовых шаблонов кадровых документов

Как мы описывали в статье про фокус на HR, специализация даёт огромное преимущество в скорости внедрения и удобстве использования.

Запишитесь на демо

Обязательно посмотрите системы в действии. Демо покажет гораздо больше, чем описания на сайте.

Что смотреть на демо:

Скорость создания документа:

• Засеките время от начала до отправки на согласование
• В хорошей системе это 1-3 минуты

Удобство интерфейса:

• Интуитивно ли понятно, куда нажимать
• Не перегружен ли экран
• Легко ли найти нужный документ в архиве

Процесс подписания:

• Попросите показать, как выглядит подписание для сотрудника
• Сколько шагов, насколько это просто

Настройки:

• Легко ли настроить маршрут согласования
• Можно ли создать кастомный шаблон
• Как работает интеграция с 1С

Поддержка:

• Какая техподдержка включена
• Время ответа на запросы
• Есть ли обучающие материалы

На демо приходите с конкретными вопросами:

• Как у вас автоматизирован процесс приёма на работу?
• Сколько времени занимает настройка интеграции с 1С?
• Что происходит, если сотрудник не может подписать через eGov Mobile?
• Как выгрузить все документы, если мы решим сменить систему?
• Что изменится при росте компании в 2 раза?

Сравните цены и условия

Типичные модели ценообразования:

За количество сотрудников:

• Тарифные планы: до 100, 100-300, 300-500 сотрудников
• Чем больше компания, тем ниже стоимость на одного сотрудника
• Doodocs HR работает по этой модели

За количество документов:

• Платите за каждый созданный документ
• Может быть невыгодно при высокой текучке

За пользователей:

• Платите за каждого HR-специалиста, который работает в системе
• Может быть выгодно для больших компаний с маленьким HR-отделом

Что должно входить в стоимость:

• Неограниченное количество документов
• Хранилище (минимум 100 ГБ)
• Техподдержка
• Обновления системы
• Обновление шаблонов при изменении законодательства
• Базовое обучение

Что может оплачиваться отдельно:

• Кастомизация шаблонов под специфику компании
• Сложные интеграции (не стандартная 1С)
• Миграция данных из другой системы
• Расширенное обучение

Примите решение

Соберите команду проекта, обсудите плюсы и минусы каждого варианта.

Взвесьте:

Функциональность: закрывает ли все ваши потребности Удобство: будут ли пользователи это использовать Цена: положительный ли ROI (используйте калькулятор из статьи про КЭДО vs бумага) Надёжность вендора: будет ли компания существовать через 5 лет Поддержка: как быстро решают проблемы

В 90% случаев для компаний среднего размера (100-500 сотрудников) оптимальный выбор – специализированная HR-система, а не универсальное ЭДО.

Этап 3: Техническая настройка (неделя 2-3)

После выбора системы начинается настройка.

Неделя 2: Базовая настройка

День 1-2: Загрузка базы сотрудников

Экспортируйте данные из 1С или Excel:

• ФИО, ИИН, дата рождения
• Должность, отдел, руководитель
• Дата приёма, оклад
• Контакты: email, телефон

Проверьте качество данных:

• Нет ли дубликатов
• Корректны ли ИИН (12 цифр, правильная контрольная сумма)
• Актуальны ли телефоны и email

Загрузите в систему:

• Обычно через импорт CSV или Excel
• Или через API, если есть интеграция

День 3-4: Настройка организационной структуры

Создайте структуру компании в системе:

• Отделы и подразделения
• Иерархия подчинения
• Руководители каждого уровня

Это нужно для автоматических маршрутов согласования: документ должен автоматически идти к непосредственному руководителю сотрудника.

День 5: Настройка ролей и прав доступа

Определите, кто что может делать в системе:

Роль “HR-специалист”:

• Создавать документы
• Видеть все документы своего направления
• Отправлять на согласование
• Работать с архивом

Роль “Руководитель”:

• Согласовывать документы своих подчинённых
• Видеть документы своей команды
• Инициировать кадровые изменения

Роль “Сотрудник”:

• Видеть только свои документы
• Подписывать документы
• Инициировать заявления (отпуск, увольнение)

Роль “Администратор”:

• Настраивать систему
• Управлять пользователями
• Видеть все документы (с журналированием доступа)

Роль “Директор”:

• Утверждать финальные версии документов
• Видеть отчёты и аналитику

Неделя 3: Настройка шаблонов и маршрутов

День 1-3: Адаптация шаблонов документов

В системе уже есть базовые шаблоны, соответствующие ТК РК. Адаптируйте их под специфику:

Добавьте реквизиты компании:

• Полное наименование
• ИИН/БИН
• Юридический адрес
• Банковские реквизиты
• Логотип

Скорректируйте формулировки:

• Если есть специфичные условия (например, разъездной характер работы)
• Дополнительные пункты (например, о материальной ответственности)

Создайте шаблоны для специфичных должностей:

• Если есть особые категории (например, водители, охранники)
• Разные условия для разных отделов

Настройте переменные:

• Какие поля заполняются автоматически из базы
• Какие требуют ручного ввода
• Обязательные и необязательные поля

День 4-5: Настройка маршрутов согласования

Для каждого типа документа определите маршрут:

Пример: Трудовой договор

Создатель: HR-специалист ↓ Согласующий 1: Руководитель отдела (параллельно) Согласующий 2: Финансовый директор (параллельно) ↓ Утверждающий: Генеральный директор ↓ Подписант: Сотрудник

Параллельное согласование означает: оба согласующих получают документ одновременно, могут согласовывать в любом порядке.

Пример: Заявление на отпуск

Создатель: Сотрудник ↓ Согласующий: Непосредственный руководитель ↓ Утверждающий: HR-специалист (создаёт приказ) ↓ Подписанты: Генеральный директор + Сотрудник

Настройте автоматические напоминания:

• Если документ не согласован 24 часа – напомнить согласующему
• Если не согласован 48 часов – эскалация руководителю согласующего
• Если не согласован 72 часа – уведомление спонсору проекта

Этап 4: Интеграции и тестирование (неделя 3-4)

Неделя 3-4: Настройка интеграции с 1С

Это критично для автоматизации. Без интеграции придётся вводить данные дважды.

Что синхронизируется:

Из Doodocs в 1С:

• Данные новых сотрудников после подписания трудового договора
• Кадровые изменения (переводы, изменения окладов)
• Отпуска с датами
• Увольнения

Из 1С в Doodocs:

• Изменения в базе сотрудников
• Организационная структура

Типы интеграции:

Готовый коннектор (для стандартных конфигураций 1С):

• Настраивается за 1-2 дня
• Не требует разработки
• Синхронизация автоматическая по расписанию или в реальном времени

API-интеграция (для кастомных конфигураций):

• Требует 1-2 недели настройки
• Нужен программист со стороны 1С
• Полный контроль над синхронизацией

Полуавтоматический обмен файлами:

• Экспорт/импорт через Excel
• Подходит для небольших компаний с редкими изменениями
• Не требует технических навыков

Для компаний 100+ сотрудников рекомендуем автоматическую интеграцию. Экономия времени окупает затраты на настройку за первый месяц.

Тестирование интеграции:

Создайте тестового сотрудника в Doodocs Проверьте, появился ли он в 1С с правильными данными Измените данные в Doodocs (например, оклад) Проверьте, обновились ли они в 1С Протестируйте все типы синхронизируемых данных

Неделя 4: Комплексное тестирование

Прежде чем запускать для всех, нужно убедиться, что всё работает.

Создайте тестовые сценарии:

Сценарий 1: Приём нового сотрудника

1. HR создаёт карточку кандидата
2. Формирует пакет документов (договор, приказ, должностная инструкция)
3. Отправляет на согласование
4. Руководитель и финдиректор согласовывают с телефонов
5. Директор утверждает
6. Кандидат подписывает через eGov Mobile
7. Данные автоматически передаются в 1С
8. Документы сохраняются в архиве

Проверьте каждый шаг. Засеките время. Найдите проблемы.

Сценарий 2: Оформление отпуска

1. Сотрудник подаёт заявление через мобильное приложение
2. Руководитель получает уведомление, согласовывает
3. HR создаёт приказ на основе заявления
4. Директор утверждает приказ
5. Сотрудник ознакамливается с приказом
6. Данные передаются в систему учёта рабочего времени

Сценарий 3: Увольнение

1. Сотрудник подаёт заявление
2. HR формирует обходной лист
3. Ответственные лица подтверждают сдачу дел
4. HR создаёт приказ об увольнении
5. Все стороны подписывают
6. Данные передаются в 1С для расчёта

Пригласите ключевых пользователей:

Попросите 2-3 HR-специалистов и 2-3 руководителей протестировать систему. Они должны:

• Пройти все сценарии
• Найти неудобства и ошибки
• Дать обратную связь: что непонятно, что можно улучшить

Исправьте найденные проблемы:

Типичные находки на тестировании:

• Непонятные формулировки в интерфейсе
• Лишние клики для частых операций
• Ошибки в шаблонах документов
• Некорректные маршруты согласования

Исправьте всё до запуска. Как мы писали в статье про ошибки при внедрении, тщательное тестирование критично для успеха.

Этап 5: Обучение пользователей (неделя 4-5)

Даже самая удобная система требует обучения.

Неделя 4-5: Обучение HR-команды

Формат: Групповая демо-сессия (2 часа)

Повестка:

1. Зачем мы внедряем ЭДО: цели, выгоды (15 минут)
2. Обзор интерфейса: где что находится (20 минут)
3. Создание документа: пошагово (30 минут)
4. Мониторинг статусов: как отследить, где завис документ (15 минут)
5. Работа с архивом: поиск, выгрузка (15 минут)
6. Типичные проблемы и решения (15 минут)
7. Вопросы и ответы (10 минут)

Важно: не лекция, а интерактив. Каждый участник должен сам создать тестовый документ во время сессии.

Формат: Практикум (2 часа)

Разбейте HR на пары. Каждая пара решает реальные кейсы:

Кейс 1: Оформите приём нового сотрудника на должность менеджера по продажам с окладом 350 000 тг
Кейс 2: Оформите перевод сотрудника Айгерим Нурсултановой на должность старшего аналитика с повышением оклада
Кейс 3: Найдите в архиве трудовой договор Ермека Тулегенова от 15 марта 2023 года
Кейс 4: Создайте приказ об отпуске для трёх сотрудников одновременно (массовая операция)

После каждого кейса – разбор: что получилось, где были сложности, как правильно.

Подготовьте материалы для самостоятельного обучения:

Видео-туториалы (3-5 минут каждый):

• Как создать трудовой договор
• Как отправить документ на согласование
• Как найти документ в архиве
• Что делать, если документ завис на согласовании

Шпаргалка на 1-2 страницы:

• Основные действия с горячими клавишами
• Куда обращаться при проблемах
• FAQ по типичным вопросам

База знаний:

• Статьи по каждой функции
• Решения типичных проблем
• Лучшие практики

Обучение руководителей

Руководители – критичные пользователи. Без их активного участия система не заработает.

Формат: Короткая демо-сессия (30-40 минут)

Повестка:

1. Зачем это руководителям: экономия времени (5 минут)
2. Как будут приходить уведомления (5 минут)
3. Как согласовать документ с телефона за 30 секунд (10 минут)
4. Практика: каждый согласовывает тестовый документ (10 минут)
5. Что делать при вопросах или проблемах (5 минут)
6. Q&A (5 минут)

Важно показать, что это ПРОЩЕ, чем бумага. Не нужно ждать курьера, искать документы на столе, расписываться ручкой.

Проведите тестовое согласование:

Отправьте каждому руководителю тестовый документ. Он должен:

1. Получить уведомление (SMS или push)
2. Открыть документ
3. Прочитать
4. Согласовать через eGov Mobile или веб-интерфейс

Если кто-то не справился – индивидуальная помощь.

Обучение сотрудников

Сотрудники – массовые пользователи. Личное обучение каждого нереально. Нужна масштабируемая коммуникация.

Email-рассылка всем сотрудникам:

Тема: “Мы переходим на электронные кадровые документы”

Содержание:

• Что меняется: больше не нужно приезжать в офис для подписания
• Что это даёт сотруднику: экономия времени, доступ к своим документам 24/7
• Как это работает: получите SMS со ссылкой, откроете, подпишете через eGov Mobile
• Инструкция: ссылка на 2-минутное видео
• Когда запускаем: дата старта
• Куда обращаться при вопросах: HR-чат или email

Видео-инструкция (2 минуты):

Запись экрана телефона с голосовыми комментариями:

1. Приходит SMS со ссылкой
2. Открываем ссылку
3. Видим документ, можем прочитать
4. Нажимаем “Подписать”
5. Открывается eGov Mobile (если не установлен – показать где скачать)
6. Сканируем QR-код
7. Подтверждаем через Face ID или код
8. Готово, документ подписан

Видео должно быть простым, без лишних слов. Показать реальный процесс.

FAQ:

Что такое ЭЦП? – Электронная цифровая подпись, имеет ту же силу, что и ручная
Где взять ЭЦП? – В приложении eGov Mobile, которое у вас уже есть для госуслуг
Это безопасно? – Да, это государственная система подписи
Что если у меня нет смартфона? – Можно подписать на компьютере
Что если я не могу подписать? – Напишите в HR-чат, поможем

Создайте канал поддержки:

Telegram-чат “Вопросы по КЭДО”

• Быстрые ответы на типичные вопросы
• HR дежурят первые 2 недели
• Позже – база знаний, сотрудники помогают друг другу

Этап 6: Запуск и масштабирование (неделя 5-6+)

Неделя 5-6: Пилотный запуск

Не запускайте сразу для всех и всё. Начните с контролируемого пилота.

Выберите один процесс:

Обычно это приём на работу:

• Самый частый процесс
• Критичный для бизнеса
• Относительно простой

Правило: все новые наймы идут только через систему. Бумажный процесс для приёма на работу больше не используется.

Другие процессы (увольнение, отпуска) пока остаются на бумаге.

Первая неделя пилота:

Будьте готовы к проблемам. Это нормально. Первая неделя – это отладка.

Типичные проблемы:

• Пользователи забывают про уведомления
• Кто-то не может подписать через eGov Mobile
• Документы застревают на согласовании
• Находятся ошибки в шаблонах

Как действовать:

Ежедневные stand-up встречи с командой проекта (15 минут):

• Что сработало вчера
• Какие проблемы возникли
• Что будем делать сегодня

Активная поддержка пользователей:

• Отвечайте на вопросы в течение часа
• Если кто-то застрял – помогите лично
• Собирайте обратную связь

Быстрые исправления:

• Если нашли ошибку в шаблоне – исправляйте сразу
• Если процесс неудобный – корректируйте
• Не ждите конца недели

Вторая неделя пилота:

Проблем должно стать меньше. Пользователи привыкают.

Соберите обратную связь:

• Короткий опрос HR: что хорошо, что плохо, что улучшить
• Опрос руководителей: удобно ли согласовывать, что мешает
• Несколько звонков сотрудникам: как опыт подписания

Проанализируйте метрики:

• Сколько документов создано
• Среднее время от создания до подписания
• Где застревают документы
• Сколько обращений в поддержку

Скорректируйте:

• Доработайте шаблоны на основе feedback
• Уточните маршруты согласования
• Проведите дополнительное обучение, если нужно

Неделя 7-10: Масштабирование

Когда пилот работает стабильно, добавляйте новые процессы.

График добавления процессов:

Неделя 7-8: Увольнение

• Обучение (1 час)
• Тестирование на 2-3 реальных кейсах
• Полный переход

Неделя 9-10: Отпуска

• Обучение (1 час)
• Особенность: работники подают заявления через мобильное приложение
• Объясните сотрудникам новый процесс

Неделя 11-12: Кадровые изменения

• Переводы, изменения окладов, графиков
• Обучение (1 час)

Неделя 13-14: Остальные процессы

• Командировки, премирование, дисциплинарные взыскания
• Всё что осталось

Не торопитесь

Лучше добавлять по одному процессу раз в 2 недели, чем свалить всё сразу.

Пользователи должны освоить текущее, прежде чем добавлять новое.

Как мы писали в статье про ошибки при внедрении, попытка автоматизировать всё сразу – главная причина провалов.

Этап 7: Оптимизация и улучшение (постоянно)

Внедрение – это не конец, а начало. Систему нужно постоянно улучшать.

Ежемесячный анализ метрик:

Собирайте данные каждый месяц:

• Количество созданных документов по типам
• Среднее время оформления
• Скорость согласования по каждому руководителю
• Adoption rate (процент активных пользователей)
• Количество обращений в поддержку

Ищите узкие места:

Если документы застревают на каком-то этапе:

• Может, слишком много согласующих
• Может, кто-то постоянно игнорирует уведомления
• Может, маршрут неоптимальный

Если определённый тип документов создаётся долго:

• Может, шаблон слишком сложный
• Может, не хватает автоподстановки данных
• Может, нужно упростить процесс

Собирайте идеи улучшений:

Регулярные сессии feedback с пользователями (раз в квартал):

• Что работает хорошо
• Что раздражает
• Какие новые функции нужны
• Как упростить текущие процессы

Внедряйте улучшения:

Маленькие улучшения – сразу:

• Исправление формулировок
• Добавление полей в шаблоны
• Корректировка маршрутов

Большие улучшения – планируйте:

• Новые интеграции
• Кастомные модули
• Масштабные изменения процессов

Чек-лист готовности к запуску

Перед полным запуском убедитесь, что всё готово.

Технически: ☐ База сотрудников загружена и проверена ☐ Организационная структура настроена ☐ Шаблоны документов адаптированы под компанию ☐ Маршруты согласования настроены ☐ Интеграция с 1С работает стабильно ☐ Роли и права доступа настроены ☐ Система протестирована на всех основных сценариях

Организационно: ☐ Команда проекта сформирована и понимает задачи ☐ Руководство публично поддержало проект ☐ HR-команда обучена и уверена в системе ☐ Руководители знают, как согласовывать документы ☐ Сотрудники проинформированы о запуске ☐ Подготовлены обучающие материалы (видео, шпаргалки, FAQ) ☐ Настроен канал поддержки для вопросов

Процессно: ☐ Определён первый процесс для пилота ☐ Составлен график добавления остальных процессов ☐ Определены метрики успеха ☐ Настроен сбор данных для анализа ☐ Назначены ответственные за поддержку в первые недели

Типичные ошибки и как их избежать

Ошибка 1: Недооценка времени на интеграции

Планируете 3 дня, уходит 3 недели.

Решение: заложите в 2 раза больше времени на интеграции, чем кажется. Особенно если у вас кастомная 1С.

Ошибка 2: Недостаточное обучение

Показали систему один раз, ждёте что все разберутся.

Решение: многоуровневое обучение (демо, практикум, материалы для самостоятельного изучения) + активная поддержка первые 2 недели.

Ошибка 3: Запуск всего сразу

Пытаетесь автоматизировать все процессы одновременно – никто не успевает освоить.

Решение: поэтапный запуск. Один процесс раз в 2-3 недели.

Ошибка 4: Игнорирование обратной связи

Пользователи жалуются на неудобства, но вы не реагируете – adoption rate падает.

Решение: активно собирайте feedback и быстро исправляйте проблемы, особенно в первый месяц.

Ошибка 5: Отсутствие поддержки руководства

Директор формально одобрил, но сам продолжает требовать бумаги.

Решение: директор должен первым начать согласовывать в системе. Личный пример заразителен.

Главный инсайт: начните с малого, но начните

Многие компании откладывают внедрение ЭДО, потому что кажется слишком сложно. Нужно всё настроить, всех обучить, всё протестировать.

На практике начать проще, чем кажется. Первый документ в системе можно создать через неделю после принятия решения.

Не нужно ждать идеальных условий. Не нужно автоматизировать всё сразу. Начните с одного процесса – приёма на работу. Когда освоите, добавите остальное.

Как мы показали в статье про экономию 80% времени HR, даже автоматизация одного процесса даёт значительный эффект.

Через 6-8 недель после первых шагов вы будете полностью работать в электронном документообороте. Без бумаги, без авралов, без потерянного времени.

А компании, которые продолжают откладывать, будут ещё год тратить 800+ тысяч тенге в месяц на то, что можно автоматизировать.

Готовы начать? Запишитесь на консультацию с Doodocs HR – проведём аудит ваших процессов, составим персональный план внедрения на 6 недель, поможем на каждом этапе от выбора системы до полного запуска. Первые документы создадите уже через неделю.