В марте 2025 года финансовый директор производственной компании на 400 сотрудников попросил HR-директора обосновать внедрение КЭДО цифрами. “Покажите мне конкретные расчёты. Сколько мы тратим сейчас, сколько будем тратить после, когда окупится.”
Мы провели детальный аудит их процессов. Результаты оказались красноречивее любых маркетинговых обещаний: компания тратила 847 000 тенге в месяц на бумажный документооборот. После перехода на КЭДО эта цифра снизилась до 180 000 тенге.
Экономия: 667 000 тенге в месяц или 8 миллионов тенге в год. Окупаемость внедрения: 3 недели.
Это не единичный случай. За два года работы мы провели аудит документооборота в 85 компаниях. Паттерн один и тот же: бумажные процессы обходятся в 3-5 раз дороже электронных, но компании этого не видят, потому что затраты размазаны по разным статьям бюджета.
В этой статье – детальное сравнение КЭДО и бумажного документооборота по всем параметрам с реальными цифрами.
Методология сравнения
Чтобы сравнение было честным, мы взяли усреднённую компанию со следующими параметрами:
Профиль компании:
- 300 сотрудников
- Ритейл или производство (средняя текучка)
- 25 новых наймов в месяц
- 60-80 кадровых изменений в месяц (отпуска, переводы, премии)
- 18-20 увольнений в месяц
- HR-команда из 3 человек
Мы проанализировали полный цикл работы с документами: от создания до архивирования. Учли все прямые и скрытые затраты. Считали консервативно – брали нижнюю границу затрат для бумаги и верхнюю для КЭДО.
Что сравниваем:
Время на выполнение операций Прямые финансовые затраты (материалы, сервисы) Стоимость рабочего времени специалистов Затраты на хранение Риски и потери от ошибок Возможность масштабирования Удобство для пользователей
Раунд 1: Время оформления документов
Это самая очевидная и измеримая разница.
Бумажный документооборот:
Оформление нового сотрудника (от создания до подписания всех документов):
День 1-2: Создание документов
- HR открывает шаблоны в Word
- Вручную заполняет данные сотрудника в каждом документе
- Проверяет правильность, сохраняет файлы
- Время: 35-40 минут на полный пакет
День 2-3: Печать и подготовка
- Печать всех документов (очередь на принтере, замятия бумаги)
- Формирование папок для согласующих
- Время: 20-25 минут
День 4-7: Согласование с руководителем отдела
- Относит документы, если руководителя нет – возвращается позже
- Ждёт подписания
- Забирает подписанные документы
- Если есть замечания – правки и повтор цикла
- Время: 3-5 дней ожидания + 1-2 часа логистики
День 8-10: Согласование с директором
- Везёт документы директору (часто в другой офис)
- Директор подписывает пакеты 1-2 раза в неделю
- Время: 2-3 дня ожидания + 1-2 часа логистики
День 11-13: Подписание сотрудником
- Поиск сотрудника (работает посменно)
- Назначение встречи
- Объяснение документов, подписание
- Если сотрудник не пришёл – повтор
- Время: 2-3 дня на организацию + 30 минут встреча
День 14: Постобработка
- Сканирование всех документов
- Загрузка в 1С
- Отправка оригиналов в архив
- Время: 1-1.5 часа
Итого: 12-14 дней, 4-5 часов активной работы HR
КЭДО (Doodocs HR):
Час 1: Создание и отправка
- Выбрать сотрудника в системе или создать карточку (30 секунд)
- Выбрать тип документа (10 секунд)
- Система автоматически заполняет все поля
- Проверка и отправка на согласование (1-2 минуты)
- Время: 2-3 минуты
Час 2-4: Автоматическое согласование
- Документы одновременно уходят всем согласующим
- Каждый получает уведомление на телефон
- Согласовывают с мобильного за 30-60 секунд
- Система автоматически отслеживает статус
- Время ожидания: 2-4 часа, время HR: 0 минут
Час 5-6: Подписание сотрудником
- Сотрудник получает SMS со ссылкой
- Открывает документ, читает
- Сканирует QR через eGov Mobile
- Подписано ЭЦП
- Время: 5 минут для сотрудника, 0 минут для HR
Автоматически: Интеграция с системами
- Данные передаются в 1С автоматически
- Документы сохраняются в архиве
- Время HR: 0 минут
Итого: 6-8 часов, 3 минуты активной работы HR
Сравнение:
| Параметр | Бумага | КЭДО | Ускорение |
| Общее время | 12-14 дней | 6-8 часов | в 25-30 раз |
| Время HR | 4-5 часов | 3 минуты | в 80-100 раз |
Как мы показывали в статье Как ритейл-сеть сократила время оформления с 14 до 2 дней, эта разница критична для бизнеса с высокой текучкой кадров.
Раунд 2: Прямые финансовые затраты
Затраты, которые явно видны в бюджете.
Бумажный документооборот:
Материалы:
- Бумага: 12 пачек × 1500 тг = 18 000 тг/месяц
- Картриджи для принтеров: 3 шт × 15 000 тг = 45 000 тг/месяц
- Папки, файлы, скоросшиватели: 8 000 тг/месяц
- Архивные короба: 5 000 тг/месяц
- Итого материалы: 76 000 тг/месяц
Логистика:
- Курьерская доставка между офисами: 12 выездов × 3000 тг = 36 000 тг/месяц
- Такси для срочной доставки: 15 000 тг/месяц
- Итого логистика: 51 000 тг/месяц
Хранение:
- Аренда архивного помещения: 25 кв.м × 6000 тг = 150 000 тг/месяц
- Коммунальные услуги: 20 000 тг/месяц
- Стеллажи и оборудование (амортизация): 10 000 тг/месяц
- Итого хранение: 180 000 тг/месяц
Прочие расходы:
- Обслуживание принтеров/копиров: 15 000 тг/месяц
- Ремонт и замена оборудования: 8 000 тг/месяц
- Итого прочие: 23 000 тг/месяц
Итого прямых затрат: 330 000 тг/месяц
КЭДО (Doodocs HR):
Подписка на систему:
- Тариф для 300 сотрудников: 150 000 тг/месяц
- Всё включено: хранилище, поддержка, обновления
Дополнительные расходы:
- Обучение пользователей: 0 тг (включено в подписку)
- Техподдержка: 0 тг (включено)
- Обновления: 0 тг (автоматические)
Итого затрат: 150 000 тг/месяц
Сравнение прямых затрат:
| Статья | Бумага | КЭДО | Экономия |
| Материалы | 76 000 | 0 | 76 000 |
| Логистика | 51 000 | 0 | 51 000 |
| Хранение | 180 000 | 0* | 180 000 |
| Прочие | 23 000 | 0 | 23 000 |
| Подписка | 0 | 150 000 | -150 000 |
| ИТОГО | 330 000 | 150 000 | 180 000 |
*Хранение включено в подписку, плюс можно использовать освободившиеся 25 кв.м под другие нужды
Экономия только на прямых затратах: 180 000 тг/месяц или 2 160 000 тг/год
Раунд 3: Стоимость рабочего времени
Скрытые затраты, которые не видны в бюджете напрямую, но съедают огромные ресурсы.
Бумажный документооборот:
Время HR-специалистов:
На компанию с 300 сотрудниками и описанным объёмом документооборота:
Создание документов вручную: 52 часа/месяц Печать, копирование, сканирование: 26 часов/месяц Логистика согласований: 36 часов/месяц Поиск сотрудников для подписи: 20 часов/месяц Загрузка в учётные системы: 16 часов/месяц Поиск документов в архиве: 8 часов/месяц Исправление ошибок: 12 часов/месяц
Итого: 170 часов/месяц на троих = ~57 часов на специалиста
При средней зарплате HR-специалиста 350 000 тг:
- Почасовая ставка: ~2200 тг
- Стоимость времени: 170 × 2200 = 374 000 тг/месяц
Время руководителей:
Директор: 3 часа/месяц на подписание × 15 000 тг/час = 45 000 тг Руководители отделов: 5 человек × 2 часа × 5000 тг = 50 000 тг Итого: 95 000 тг/месяц
Время сотрудников на подписание: 25 сотрудников × 1 час (дорога в офис, ожидание, подписание) × 2500 тг = 62 500 тг
Итого стоимость времени: 531 500 тг/месяц
КЭДО (Doodocs HR):
Время HR-специалистов:
Создание документов: 6 часов/месяц (в 8.5 раз меньше) Мониторинг согласований: 4 часа/месяц Работа с исключениями: 3 часа/месяц
Итого: 13 часов/месяц на троих
Стоимость: 13 × 2200 = 28 600 тг/месяц
Время руководителей:
Согласование с телефона: почти не отнимает времени Реальная стоимость: ~5 000 тг/месяц
Время сотрудников:
Подписание через телефон: 5 минут Стоимость практически нулевая: ~2 000 тг/месяц
Итого стоимость времени: 35 600 тг/месяц
Сравнение стоимости времени:
| Категория | Бумага | КЭДО | Экономия |
| HR-специалисты | 374 000 | 28 600 | 345 400 |
| Руководители | 95 000 | 5 000 | 90 000 |
| Сотрудники | 62 500 | 2 000 | 60 500 |
| ИТОГО | 531 500 | 35 600 | 495 900 |
Как мы разбирали в статье Как автоматизация экономит до 80% времени HR, именно в рабочем времени скрыта основная стоимость бумажного документооборота.
Раунд 4: Затраты на ошибки и переделки
При ручном заполнении неизбежны ошибки. У них есть цена.
Бумажный документооборот:
Статистика ошибок (по нашим данным):
- 12-15% документов содержат ошибки при первичном создании
- Опечатки в ИИН, адресе, ФИО
- Неправильные суммы окладов
- Неверные даты
- Устаревшие версии шаблонов
Что происходит при ошибке:
- Документ нужно переделать
- Перепечатать
- Пройти весь цикл согласования заново (если ошибку нашли после подписания)
- Если документы уже в архиве – изъять, переделать, вернуть
Расчёт стоимости:
При 120 документах в месяц:
- 15% с ошибками = 18 документов требуют переделки
- Каждая переделка: 60% времени от первичного создания
- 18 × (40 минут × 0.6) = 432 минуты = 7.2 часа
Плюс материалы:
- Испорченная бумага и картриджи: ~10 000 тг/месяц
Стоимость ошибок:
- Время: 7.2 × 2200 = 15 840 тг
- Материалы: 10 000 тг
- Итого: 25 840 тг/месяц
Критичные ошибки:
Иногда ошибки обнаруживаются при проверках или судебных спорах:
- Неправильно указанная дата приёма – спор о стаже
- Ошибка в сумме оклада – недоплата или переплата
- Неверная формулировка в приказе об увольнении – иск о восстановлении
Даже одна такая ошибка в год может стоить 500 000 – 2 000 000 тг (штрафы, судебные издержки, выплаты).
КЭДО (Doodocs HR):
Автоматическая проверка:
- Система не даёт отправить документ с незаполненными обязательными полями
- Проверка контрольной суммы ИИН
- Валидация дат (нельзя указать дату в будущем для приёма)
- Предупреждения о подозрительных данных
Результат:
- Ошибки снижаются на 85%
- Остаются только 2-3% документов с ошибками (человеческий фактор)
- Ошибки обнаруживаются до отправки, а не после подписания
Стоимость ошибок:
- Время на исправление: 0.5 часа/месяц = 1 100 тг
- Материалы: 0
- Итого: 1 100 тг/месяц
Сравнение:
| Параметр | Бумага | КЭДО | Экономия |
| Частота ошибок | 15% | 2% | -87% |
| Стоимость | 25 840 | 1 100 | 24 740 |
| Риск критичных ошибок | Высокий | Низкий | Бесценно |
Раунд 5: Возможность масштабирования
Что происходит, когда компания растёт?
Бумажный документооборот:
Сценарий: компания растёт с 300 до 600 сотрудников за год
Что нужно:
Расширить HR-команду с 3 до 6 человек
- Дополнительные зарплаты: 3 × 350 000 = 1 050 000 тг/месяц
- Затраты на рекрутинг и адаптацию: ~1 200 000 тг единоразово
Увеличить закупки материалов в 2 раза
- Дополнительные затраты: 76 000 тг/месяц
Расширить архивное помещение
- Дополнительно 25 кв.м × 6000 = 150 000 тг/месяц
Больше курьерских услуг
- Дополнительно: 30 000 тг/месяц
Дополнительные затраты при росте в 2 раза: 1 306 000 тг/месяц
Это линейное масштабирование – в 2 раза больше людей = в 2 раза больше затрат. Никакой экономии от масштаба.
Как мы писали в статье 7 признаков, что HR-процессы тормозят рост, при бумажных процессах планы роста упираются в пропускную способность HR.
КЭДО (Doodocs HR):
Сценарий: компания растёт с 300 до 600 сотрудников за год
Что нужно:
Апгрейд тарифа на систему
- Тариф для 600 сотрудников: 250 000 тг/месяц (было 150 000)
- Дополнительно: 100 000 тг/месяц
Возможно один дополнительный HR
- Но не факт – как показал кейс, где 2 HR справляются с нагрузкой на 5, с правильной автоматизацией команда может обслуживать больший объём
- Допустим, нужен 1 дополнительный: 350 000 тг/месяц
Дополнительные затраты при росте в 2 раза: 450 000 тг/месяц
Это нелинейное масштабирование – рост в 2 раза увеличивает затраты только на 34%. Экономия от масштаба работает.
Сравнение масштабирования:
| Параметр | Бумага | КЭДО | Разница |
| Доп. затраты | 1 306 000 | 450 000 | 856 000 |
| HR-команда | +3 человека | +1 человек | -2 человека |
| Время адаптации | 3-6 месяцев | Мгновенно | – |
Раунд 6: Удобство и скорость для пользователей
Не все можно выразить в деньгах, но это влияет на бизнес.
Бумажный документооборот:
Для кандидата/сотрудника:
- Нужно приезжать в офис для подписания документов
- Тратить время на дорогу (1-2 часа)
- Ждать, пока HR найдёт документы
- Если живёшь в другом городе – отдельный кошмар
Для HR:
- 80% времени на рутину вместо работы с людьми
- Постоянный стресс от дедлайнов
- Авральный режим при массовых наймах
- Невозможность работать удалённо
Для руководителей:
- Нужно выделять время для подписания пакетов документов
- Стопки бумаг на столе
- Сложно подписывать в командировках
Для бизнеса:
- Потеря кандидатов из-за медленного оформления (как в кейсе логистической компании)
- Невозможность быстро открывать новые офисы
- HR не успевают заниматься стратегическими задачами
КЭДО (Doodocs HR):
Для кандидата/сотрудника:
- Подписание за 2 минуты с телефона из любой точки
- Не нужно ехать в офис
- Все документы доступны 24/7 в приложении
- Современный опыт – положительное впечатление о компании
Для HR:
- 80% времени на работу с людьми вместо бумаг
- Спокойный режим работы
- Возможность работать откуда угодно
- Как показал кейс, качество жизни HR улучшается кратно
Для руководителей:
- Согласование за 30 секунд с телефона
- Можно делать из любой точки мира
- Не захламлен стол бумагами
Для бизнеса:
- Сохраняете больше кандидатов
- Можете масштабироваться без ограничений
- HR становятся бизнес-партнёрами, а не операторами
Полная картина: сводная таблица затрат
Соберём все затраты вместе для компании на 300 сотрудников.
Ежемесячные затраты:
| Статья | Бумага | КЭДО | Экономия |
| Прямые расходы | |||
| Материалы | 76 000 | 0 | 76 000 |
| Логистика | 51 000 | 0 | 51 000 |
| Хранение | 180 000 | 0 | 180 000 |
| Прочие | 23 000 | 0 | 23 000 |
| Подписка | 0 | 150 000 | -150 000 |
| Подитог | 330 000 | 150 000 | 180 000 |
| Стоимость времени | |||
| HR-специалисты | 374 000 | 28 600 | 345 400 |
| Руководители | 95 000 | 5 000 | 90 000 |
| Сотрудники | 62 500 | 2 000 | 60 500 |
| Подитог | 531 500 | 35 600 | 495 900 |
| Ошибки | 25 840 | 1 100 | 24 740 |
| ИТОГО в месяц | 887 340 | 186 700 | 700 640 |
| ИТОГО в год | 10 648 080 | 2 240 400 | 8 407 680 |
Экономия: 700 640 тг в месяц или 8 407 680 тг в год
Стоимость внедрения КЭДО:
- Время на внедрение: ~100 часов × 2500 тг = 250 000 тг (одноразово)
- Обучение: включено в стоимость
ROI и окупаемость:
Первый месяц экономии покрывает стоимость внедрения в 2.8 раза Окупаемость: меньше 2 недель ROI за первый год: 3 358%
Даже если мы ошиблись в расчётах на 50% в сторону завышения экономии, ROI всё равно будет 1600%+.
Скрытая ценность КЭДО
Есть выгоды, которые сложно выразить в тенге, но они реальны.
Данные для принятия решений:
Бумажный документооборот: нет никакой аналитики. Сколько времени занимает оформление? Где узкие места? Кто из руководителей тормозит процессы? Неизвестно.
КЭДО: дашборды с метриками в реальном времени. Видно всё: время оформления, скорость согласования, загрузку каждого участника. Можно оптимизировать на основе данных.
Возможность работать удалённо:
Бумажный документооборот: HR привязаны к офису. Нужно физически создавать, печатать, возить документы.
КЭДО: HR могут работать откуда угодно. Во время пандемии это было критично. Сейчас это flexibility для сотрудников.
Candidate experience:
Бумажный документооборот: кандидат должен приехать в офис, потратить 2 часа. Если медлите с оформлением – теряете кандидатов.
КЭДО: кандидат подписывает с телефона за 5 минут. Это производит впечатление современной, технологичной компании. Влияет на employer brand.
Снижение стресса HR:
Бумажный документооборот: постоянные авралы, поиск людей для подписей, стопки бумаг, нет времени на важное.
КЭДО: спокойный режим работы, время на стратегические задачи, фокус на людях вместо бумаг.
Готовность к проверкам:
Бумажный документооборот: паника при известии о проверке. Нужно найти все документы в архиве, проверить наличие подписей. Риски штрафов высоки.
КЭДО: спокойствие. Все документы в системе, с ЭЦП, легко предоставить. Как мы объясняли в статье про юридическую силу ЭЦП, инспекции принимают электронные документы без вопросов.
Частые возражения и их опровержение
Возражение 1: “У нас маленькая компания, нам рано автоматизировать”
Реальность: чем раньше автоматизируете, тем больше сэкономите. При 50 сотруд
никах экономия ~250 000 тг/месяц. Подписка для малого бизнеса ~50 000 тг/месяц. ROI всё равно 400%+.
Плюс вы закладываете правильные процессы с самого начала. Не придётся переучивать команду потом.
Возражение 2: “Внедрение займёт полгода, мы не можем остановить процессы”
Реальность: как мы описывали в полном руководстве по ЭДО, внедрение занимает 2-4 недели. Процессы не останавливаются – переводите постепенно, один процесс за другим.
Возражение 3: “Наши руководители не будут пользоваться системой”
Реальность: руководителям система удобнее. Согласовать с телефона за 30 секунд проще, чем ждать курьера с пакетом бумаг. Как показывает практика, руководители становятся самыми активными сторонниками после первой недели использования.
Возражение 4: “Что если система сломается и мы потеряем все документы?”
Реальность: облачные системы надёжнее бумаги. Автоматическое резервное копирование несколько раз в день. Риск потерять документы в пожаре/затоплении физического архива выше, чем риск потери в облаке.
Возражение 5: “Мы уже вложились в принтеры и шкафы для архива”
Реальность: это sunk cost fallacy. Деньги уже потрачены, их не вернуть. Вопрос: продолжать нести постоянные затраты 887 000 тг/месяц или перейти на 187 000 тг/месяц?
Окупаемость перехода на КЭДО: 2 недели. После этого начинаете экономить.
Расчёт для вашей компании
Хотите посчитать экономику для вашего случая? Используйте эту формулу:
Шаг 1: Посчитайте текущие затраты
Время HR на документооборот:
- (Количество новых сотрудников в месяц × 4 часа) + (Кадровые изменения × 1.5 часа) = часов
- Умножьте на почасовую ставку HR
Прямые расходы:
- Материалы: ~250 тг на документ × количество документов
- Логистика: посчитайте расходы на курьеров/такси
- Хранение: площадь архива × стоимость аренды
Шаг 2: Оцените затраты на КЭДО
Посмотрите тарифы на doodocs.kz Для компаний:
- 50-150 сотрудников: ~70 000 тг/месяц
- 150-400 сотрудников: ~150 000 тг/месяц
- 400+ сотрудников: индивидуальный тариф
Шаг 3: Посчитайте экономию и ROI
Экономия = Текущие затраты – Затраты на КЭДО ROI = Экономия за год / Стоимость внедрения × 100%
Если ROI выше 200% – внедрение однозначно выгодно. Если ROI 100-200% – выгодно, но есть о чём подумать. Если ROI ниже 100% – либо ошибка в расчётах, либо ваша ситуация очень специфична.
Главный инсайт: бумага кажется бесплатной
Основная проблема бумажного документооборота – иллюзия бесплатности.
Бумага стоит копейки. Картриджи вроде не так дорого. Архив – ну, помещение уже арендуем. HR зарплату всё равно получают.
Но когда считаешь всё вместе, оказывается что бумажный документооборот обходится в 887 000 тенге в месяц. Это 10.6 миллионов в год. Для компании на 300 человек это 35 000 тенге на сотрудника в год просто на то, чтобы перекладывать бумажки.
КЭДО делает затраты видимыми и прозрачными. Одна строка в бюджете: 150 000 тг за систему. Всё остальное автоматизировано.
Компании, которые переходят на КЭДО, экономят не просто деньги. Они экономят время самого ценного ресурса – людей. HR перестают быть операторами документов и становятся партнёрами бизнеса.
А бизнес получает возможность масштабироваться без пропорционального роста административных расходов. Как мы показывали в статье про КЭДО, это не просто экономия, это трансформация подхода к управлению людьми.
Вопрос не в том, стоит ли переходить на КЭДО. Вопрос в том, сколько денег вы готовы продолжать терять на бумажных процессах.
Хотите посчитать точную экономику для вашей компании? Запишитесь на бесплатный аудит с Doodocs HR – проанализируем ваши процессы, посчитаем реальные затраты, покажем потенциал экономии и составим план перехода на электронный документооборот.
#КЭДО #HRAutomation #ROI #CostSaving #Doodocs #HRTech #DigitalTransformation #БумажныйВсЭлектронный
