Электронный архив кадровых документов: требования РК 2026

В ноябре 2025 года мне позвонил главбух компании на 350 сотрудников:

Дагар, мы внедрили КЭДО полгода назад. Всё отлично работает. Но бухгалтер сказал: ‘А где архив? Документы нужно хранить 75 лет.’ Я не знаю что ответить. Электронные документы – они сами по себе архив? Или нужно что-то специальное делать?

Я ответил: “Хороший вопрос. Электронный архив – это не просто папка с файлами. Есть требования закона, есть правила хранения. Давайте разберём.”

Через час разговора он понял систему. Оказалось, их КЭДО уже соответствует большинству требований. Нужны были небольшие доработки в настройках доступа и резервного копирования.

“Почему об этом никто не говорит при внедрении?” – спросил он. “Все фокусируются на подписании, а про архив – тишина. А ведь это критично.”

Эта статья – полное руководство по электронному архиву кадровых документов в РК. Что требует закон, как организовать хранение, как обеспечить сохранность на десятилетия.

Законодательные требования: что говорит закон

Начнём с фундамента – нормативная база.

Основные законы и правила

Трудовой кодекс РК

Статья о хранении кадровых документов (не указываем конкретную статью, т.к. может измениться):

“Работодатель обязан обеспечить учет и хранение трудовых книжек, а также документов, подтверждающих трудовую деятельность работников.”

Сроки хранения:

Большинство кадровых документов: 75 лет

• Трудовые договоры
• Приказы о приёме, переводе, увольнении
• Личные карточки
• Трудовые книжки (до перехода на электронные)

Некоторые документы: 5 лет

• Табели учёта рабочего времени
• Графики отпусков
• Больничные листы

Некоторые документы: 3 года

• Заявления сотрудников
• Служебные записки (не относящиеся к личному составу)

Закон РК “Об электронном документе и электронной цифровой подписи”

Ключевые положения:

“Электронный документ, удостоверенный ЭЦП, имеет юридическую силу документа на бумажном носителе.”

“Электронные документы могут храниться в электронной форме в течение всего срока хранения, установленного законодательством.”

Что это значит:

Электронные кадровые документы с ЭЦП можно хранить только в электронной форме. Дублировать на бумаге НЕ обязательно.

Закон РК “О персональных данных и их защите”

Требования к хранению персональных данных:

• Обеспечить защиту от несанкционированного доступа
• Ограничить доступ (только уполномоченные лица)
• Вести журнал доступа к персональным данным
• Обеспечить резервное копирование
• Уведомлять субъектов о сборе и обработке данных

Архивное законодательство РК

Правила архивного хранения (общие требования):

• Систематизация документов
• Обеспечение сохранности
• Возможность поиска и предоставления
• Передача в государственный архив (для некоторых организаций)

Для электронного архива:

• Обеспечение читаемости документов весь срок хранения
• Миграция форматов при устаревании
• Проверка целостности данных
• Наличие метаданных (кто, когда, что)

Ключевые требования к электронному архиву

Обобщим требования законодательства:

1. Юридическая значимость

• Документы подписаны квалифицированной ЭЦП
• Сохранена возможность проверки ЭЦП
• Документы не изменены после подписания

2. Сроки хранения

• 75 лет для документов личного состава
• 5 лет для оперативных документов
• 3 года для вспомогательных

3. Защита данных

• Разграничение прав доступа
• Шифрование при хранении и передаче
• Защита от несанкционированного изменения
• Журналирование доступа

4. Сохранность

• Резервное копирование (минимум 2 копии)
• Географическое распределение копий
• Регулярная проверка целостности
• План восстановления при катастрофе

5. Доступность

• Быстрый поиск документов
• Возможность предоставления по запросу (суд, проверки)
• Формирование выписок и справок

6. Систематизация

• Логическая структура хранения
• Метаданные (дата, автор, тип документа)
• Связь документов друг с другом
• Возможность формирования дел

Структура электронного архива: как организовать

Архив – это не просто папка с файлами. Это структурированная система.

Уровень 1: Организационная структура

По подразделениям:

Архив
├── Дирекция
│   ├── Директор
│   ├── Заместитель директора
│   └── Помощник директора
├── Отдел продаж
│   ├── Руководитель отдела
│   ├── Менеджеры
│   └── Ассистенты
├── IT-отдел
│   └── ...
└── HR-отдел
    └── ...

Плюсы:

• Интуитивно понятно
• Соответствует оргструктуре компании
• Удобно для поиска по подразделению

Минусы:

• При реорганизации нужно перестраивать
• Один сотрудник может относиться к нескольким подразделениям (переводы)

Уровень 2: По сотрудникам (личные дела)

Внутри подразделения – по сотрудникам:

Отдел продаж
└── Иванов Иван Иванович (ИИН: 123456789012)
    ├── Трудовой договор (06.01.2023)
    ├── Должностная инструкция
    ├── Приказы
    │   ├── О приёме на работу
    │   ├── О переводе (01.06.2024)
    │   └── Об изменении оклада (01.01.2025)
    ├── Дополнительные соглашения
    ├── Отпуска
    │   ├── Заявление на отпуск 2024
    │   ├── Приказ об отпуске 2024
    │   └── ...
    └── Больничные

Плюсы:

• Всё по одному сотруднику в одном месте
• Легко найти любой документ конкретного человека
• Удобно при увольнении (всё в одной папке)

Минусы:

• Много папок (по количеству сотрудников)
• Сложнее искать по типу документа

Уровень 3: По типам документов

Альтернативная структура:

Архив
├── Трудовые договоры
│   ├── 2023
│   ├── 2024
│   └── 2025
├── Приказы о приёме
│   └── ...
├── Приказы об увольнении
│   └── ...
├── Отпуска
│   └── ...
└── Больничные
    └── ...

Плюсы:

• Легко найти все документы определённого типа
• Удобно для массовых операций
• Проще формировать отчёты

Минусы:

• Сложнее найти все документы одного сотрудника
• Нужны дополнительные справочники

Оптимальный вариант: Гибридная структура

В современных КЭДО:

Физическая структура хранения (в базе данных) не важна для пользователя.

Пользователь может просматривать документы:

• По сотрудникам (личное дело)
• По типам документов
• По датам
• По статусам
• Комбинированно

Пример:

HR открывает систему и может:

• “Показать все документы Иванова” → личное дело
• “Показать все трудовые договоры за 2025” → список договоров
• “Показать все неподписанные приказы” → рабочие задачи
• “Показать все отпуска в марте 2026” → график

Всё это – разные представления одних и тех же данных.

Метаданные решают:

Каждый документ имеет метаданные:

• Тип документа (трудовой договор, приказ, заявление)
• Сотрудник (ИИН, ФИО)
• Дата создания
• Дата подписания
• Статус (черновик, на подписании, подписан, архив)
• Связанные документы
• Срок хранения

Система автоматически формирует нужное представление на основе метаданных.

Номенклатура дел

Что это:

Систематизированный перечень наименований дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения.

Зачем нужна:

Обязательное требование архивного законодательства для организаций.

Помогает:

• Классифицировать документы
• Определить сроки хранения
• Подготовиться к передаче в госархив (если требуется)

Пример номенклатуры дел для HR:

Индекс	Заголовок дела	Срок хранения
01-01	Трудовые договоры работников	75 лет
01-02	Дополнительные соглашения к трудовым договорам	75 лет
01-03	Приказы по личному составу (приём, перевод, увольнение)	75 лет
01-04	Личные карточки работников (Т-2)	75 лет
01-05	Графики отпусков	5 лет
01-06	Приказы о предоставлении отпусков	5 лет
01-07	Табели учёта рабочего времени	5 лет
01-08	Больничные листы	5 лет
01-09	Служебные записки	3 года
01-10	Заявления работников	3 года

В электронном архиве:

Номенклатура дел реализуется через:

• Классификатор типов документов
• Автоматическое определение срока хранения
• Фильтры и отчёты по делам

Технические требования: как обеспечить сохранность

Электронные документы могут храниться десятилетиями. Нужно обеспечить их сохранность.

Требование 1: Формат хранения

Какие форматы допустимы:

PDF/A (PDF for Archiving) – РЕКОМЕНДУЕТСЯ

• Стандарт ISO для долгосрочного хранения
• Гарантирует неизменность вида документа
• Поддержка встроенных шрифтов
• Поддержка ЭЦП
• Читается всеми PDF-ридерами

PDF (обычный) – ДОПУСТИМО

• Широко распространён
• Поддержка ЭЦП
• Но: возможны проблемы с отображением через годы (если шрифты не встроены)

DOCX, XLSX – НЕ РЕКОМЕНДУЕТСЯ

• Форматы могут устареть
• Зависимость от Microsoft Office
• Проблемы с ЭЦП

Изображения (JPEG, PNG) – НЕ ДОПУСТИМО для оригиналов

• Нет поддержки ЭЦП
• Скан бумажного документа ≠ электронный оригинал

Рекомендация:

Все кадровые документы хранить в PDF/A с встроенными ЭЦП.

Требование 2: Резервное копирование

Правило 3-2-1:

Признанный стандарт резервного копирования:

3 копии данных:

• 1 рабочая (на основном сервере)
• 2 резервные

2 разных типа носителей:

• Жёсткие диски (основное хранилище)
• Облачное хранилище или ленточные накопители (резерв)

1 копия офф-сайт (в другом месте):

• Защита от локальных катастроф (пожар, затопление)
• Географически распределённое хранение

Частота резервного копирования:

Ежедневное:

• Инкрементальное (только изменения)
• Быстрое, не нагружает систему

Еженедельное:

• Полное копирование всего архива
• Занимает больше времени, но надёжнее

Ежемесячное:

• Архивная копия на долгосрочное хранение
• Хранится отдельно

Проверка резервных копий:

Раз в квартал:

• Пробное восстановление из резервной копии
• Проверка читаемости документов
• Проверка целостности данных

Документирование:

Журнал резервного копирования:

• Дата создания копии
• Объём данных
• Где хранится
• Кто ответственный
• Результат проверки (если была)

Требование 3: Контроль целостности

Проблема:

Со временем данные могут испортиться:

• Битые секторы на диске
• Сбои в системе хранения
• Случайные изменения

Решение:

Контрольные суммы (хэши):

При сохранении документа:

• Вычисляется хэш (SHA-256)
• Хэш сохраняется в базе данных

Периодически (раз в месяц):

• Система пересчитывает хэши всех документов
• Сравнивает с сохранёнными
• Если не совпадают – документ повреждён

Автоматическое восстановление:

Если обнаружено повреждение:

• Система автоматически восстанавливает из резервной копии
• Отправляет уведомление администратору
• Фиксирует инцидент в журнале

ЭЦП как дополнительный контроль:

Электронная подпись включает хэш документа.

При открытии документа:

• Проверяется ЭЦП
• Если документ изменён – подпись недействительна
• Сразу видно проблему

Требование 4: Защита от несанкционированного доступа

Разграничение прав:

Принцип минимальных привилегий: каждый пользователь имеет доступ только к тому, что нужно для работы.

Уровни доступа:

Уровень 1: Полный доступ (администратор)

• HR-директор
• Системный администратор
• Может: просматривать, создавать, удалять любые документы

Уровень 2: Рабочий доступ (HR-специалисты)

• Может: создавать документы, отправлять на подпись
• Может: просматривать документы своего подразделения
• Не может: удалять подписанные документы, менять права доступа

Уровень 3: Ограниченный доступ (руководители)

• Может: просматривать документы своих подчинённых
• Может: подписывать документы
• Не может: создавать документы, видеть документы других подразделений

Уровень 4: Личный доступ (сотрудники)

• Может: просматривать только свои документы
• Может: подписывать свои документы
• Не может: видеть чужие документы

Технические меры:

Двухфакторная аутентификация (2FA):

• Логин + пароль + код из SMS/приложения
• Для администраторов – обязательно
• Для HR – желательно

Шифрование:

• При хранении (encryption at rest)
• При передаче (HTTPS/TLS)
• Ключи хранятся отдельно от данных

Журналирование доступа:

Каждое действие фиксируется:

• Кто: пользователь (ФИО, должность)
• Что: действие (просмотр, создание, изменение, удаление)
• Когда: дата и время с точностью до секунды
• Откуда: IP-адрес, устройство
• К чему: конкретный документ

Журнал хранится минимум 5 лет, нельзя изменить или удалить.

Автоматические оповещения:

При подозрительной активности:

• Множественные неудачные попытки входа
• Доступ из нового устройства/локации
• Массовое скачивание документов
• Попытка доступа к чужим документам

Система отправляет уведомление администратору.

Требование 5: Миграция форматов и систем

Проблема:

Через 20-30 лет:

• Форматы файлов могут устареть
• Системы хранения изменятся
• Программы для чтения могут исчезнуть

Решение:

Использование открытых стандартов:

• PDF/A – открытый стандарт ISO
• Гарантия поддержки десятилетиями
• Множество программ для чтения

План миграции:

Каждые 5-10 лет оценивать:

• Актуальность форматов хранения
• Состояние носителей
• Доступность ПО для чтения

При необходимости:

• Конвертация в новые форматы
• Перенос на новые носители
• Обновление системы хранения

Экспорт данных:

Возможность в любой момент:

• Выгрузить все документы в стандартных форматах
• Получить метаданные в CSV/XML
• Воссоздать архив в другой системе

Защита от vendor lock-in (зависимости от поставщика).

Как мы писали в статье про интеграцию с 1С, возможность экспорта критична.

Организация доступа: кто и что может видеть

Детальная настройка прав доступа – ключ к безопасности и compliance.

Матрица доступа

Типовая матрица для компании на 200+ сотрудников:

Роль	Свои док-ты	Подчинённые	Своё подразд.	Вся компания	Удаление	Настройки
Сотрудник	Просмотр	–	–	–	–	–
Руководитель отдела	Полный	Просмотр	Просмотр	–	–	–
HR-специалист	Полный	–	Создание, просмотр	Просмотр	–	–
HR-директор	Полный	Полный	Полный	Полный	Архивные	Частичные
Директор	Полный	Полный	Полный	Полный	Все	Все
Системный админ	–	–	–	Технический	Технические	Все

Пояснения:

Сотрудник:

• Видит только свои документы (трудовой договор, приказы, отпуска)
• Может скачивать свои документы
• Не может изменять или удалять

Руководитель отдела:

• Свои документы: полный доступ
• Подчинённые: может просматривать кадровые документы (для управленческих решений)
• Своё подразделение: видит общую картину
• Не может удалять или менять документы подчинённых

HR-специалист:

• Создаёт документы для своего подразделения (или всех, зависит от настройки)
• Просматривает документы всей компании (для справок, отчётов)
• Не может удалять подписанные документы
• Не может менять настройки системы

HR-директор:

• Полный доступ ко всем документам
• Может удалять архивные документы (после истечения срока хранения)
• Может настраивать шаблоны, маршруты согласования
• Не может менять критичные настройки системы (безопасность, интеграции)

Директор компании:

• Абсолютный доступ ко всему
• Может удалять любые документы (кроме журналов аудита)
• Может менять любые настройки

Системный администратор:

• Технический доступ (настройки сервера, резервные копии)
• Не может просматривать содержимое документов (разделение обязанностей)
• Может менять технические настройки
• Может удалять технические записи

Особые случаи доступа

Увольнение сотрудника:

После увольнения:

• Сотрудник теряет доступ к системе немедленно
• Но: может запросить копии своих документов (право по ТК РК)
• HR предоставляет копии в течение 3 рабочих дней

Проверка государственных органов:

При проверке трудовой инспекции:

• Создаётся временный аккаунт для инспектора
• Доступ к проверяемым документам
• Срок действия: период проверки
• Автоматическое отключение после завершения

Все действия инспектора логируются.

Судебные запросы:

При судебном запросе:

• HR-директор или юрист формирует пакет документов
• Документы экспортируются с визуализацией ЭЦП
• Направляются в суд
• Факт предоставления фиксируется в системе

Аудит и внутренние расследования:

Внутренний аудит может получить:

• Расширенный доступ на время проверки
• Доступ к журналам действий
• Отчёты по документообороту

После завершения доступ отключается.

Поиск и предоставление документов

Архив полезен, только если из него можно быстро достать нужное.

Система поиска

Поиск по атрибутам (базовый):

Фильтры:

• Тип документа (трудовой договор, приказ, заявление)
• Сотрудник (ФИО или ИИН)
• Период (с… по…)
• Статус (черновик, подписан, архив)
• Подразделение

Результат: список документов, удовлетворяющих критериям.

Полнотекстовый поиск (продвинутый):

Поиск по содержимому документов:

• Введите слово или фразу
• Система ищет во всех документах
• Показывает документы, где встречается

Пример: поиск “программист” найдёт всех программистов (в трудовых договорах, должностных инструкциях).

Поиск по связям:

“Показать все документы, связанные с Ивановым”:

• Трудовой договор
• Все дополнительные соглашения
• Все приказы (приём, переводы, изменения, увольнение)
• Все отпуска
• Все больничные

Система автоматически строит граф связей.

Сохранённые поисковые запросы:

Часто используемые запросы можно сохранить:

• “Все трудовые договоры за текущий месяц”
• “Все неподписанные приказы”
• “Все увольнения за квартал”

Один клик – и результат.

Формирование выписок и справок

Автоматическое формирование:

Справка о работе:

• Система собирает данные из трудового договора и приказов
• Генерирует справку по шаблону
• Включает: период работы, должность, оклад
• HR подписывает – готово

Время: 2-3 минуты вместо 15-20 минут вручную.

Выписка из приказов:

• Запрос: “Все приказы по Иванову”
• Система формирует список с датами и основаниями
• Экспорт в PDF или Excel

Архивная справка:

• Для сотрудников, уволенных давно
• Система находит документы даже за 20-30 лет
• Формирует справку с отметкой “Из архива”

Копии документов:

Сотрудник может запросить копию своего документа:

• Через личный кабинет (если есть) или через HR
• HR формирует копию с отметкой “Копия верна”
• HR подписывает ЭЦП
• Сотрудник получает

Скорость предоставления

Сравнение бумажного и электронного архива:

Операция	Бумажный архив	Электронный архив
Поиск документа	15-30 минут	10-30 секунд
Формирование справки	20-40 минут	2-5 минут
Предоставление копии	1-2 дня	10 минут
Выписка из приказов (10 приказов)	1-2 часа	5 минут
Подготовка к проверке (100 док-тов)	3-5 дней	2-3 часа

Эффект для HR:

Вместо 2-3 часов в день на работу с архивом – 20-30 минут.

Освобождается время для важных задач.

Передача в государственный архив

Некоторые организации обязаны передавать документы в государственный архив.

Кто обязан передавать

Обязательно:

• Государственные органы
• Бюджетные организации
• Организации, документы которых имеют историческое значение

Не обязательно (но могут):

• Частные компании
• Если не относятся к категории “источник комплектования госархива”

Как узнать:

Обратиться в местный государственный архив (архив области/города).

Они определят, является ли ваша организация источником комплектования.

Требования к передаваемым документам

Формат:

Государственные архивы РК принимают:

• Бумажные документы (традиционно)
• Электронные документы (с 2020-х годов, постепенное внедрение)

Для электронных:

• Формат PDF/A
• Наличие ЭЦП
• Метаданные по установленному стандарту
• Опись документов в XML

Сроки передачи:

Документы постоянного хранения:

• Через 10 лет после завершения дела

Документы долговременного хранения (75 лет для кадровых):

• По окончании срока хранения или при ликвидации организации

Процесс передачи электронных документов

Шаг 1: Подготовка описи

Формируется опись передаваемых документов:

• Номер документа
• Дата создания
• Заголовок
• Количество листов (страниц)
• Примечания

В электронном виде: опись в формате XML по стандарту госархива.

Шаг 2: Экспорт документов

Из КЭДО экспортируются:

• Сами документы (PDF/A с ЭЦП)
• Метаданные
• Опись
• Файлы проверки (контрольные суммы)

Шаг 3: Проверка госархивом

Госархив проверяет:

• Соответствие описи фактическому составу
• Читаемость документов
• Действительность ЭЦП
• Полноту метаданных

Шаг 4: Приём-передача

Составляется акт приёма-передачи:

• Перечень переданных дел
• Количество документов
• Подписи сторон

Шаг 5: Хранение в госархиве

Документы принимаются на государственное хранение.

Организация освобождается от ответственности за хранение этих документов.

Практический совет:

Если ваша организация НЕ обязана передавать документы в госархив – можете хранить самостоятельно весь срок.

Если обязаны – начните готовиться за 1-2 года до передачи. Свяжитесь с госархивом, уточните требования.

Контрольный чек-лист: соответствие требованиям

Используйте этот чек-лист для проверки вашего электронного архива.

Юридическая чистота

☐ Все документы подписаны квалифицированной ЭЦП
☐ Подписи проверяемы (можно проверить через НУЦ)
☐ Документы не изменялись после подписания
☐ Сертификаты ЭЦП были действительны на момент подписания
☐ Есть возможность предоставить документы суду/проверке

Сроки и систематизация

☐ Определены сроки хранения для каждого типа документов
☐ Документы систематизированы (по личным делам или типам)
☐ Есть номенклатура дел (или её электронный аналог)
☐ Метаданные заполнены для всех документов
☐ Установлены правила уничтожения документов после истечения срока

Техническая сохранность

☐ Формат хранения: PDF/A или другой архивный формат
☐ Резервное копирование настроено (минимум 2 копии)
☐ Есть офф-сайт копия (в другом географическом месте)
☐ Проводится регулярная проверка целостности (контрольные суммы) ☐ Есть план восстановления при катастрофе
☐ Резервные копии периодически проверяются (пробное восстановление)

Безопасность и доступ

☐ Настроено разграничение прав доступа
☐ Каждый пользователь имеет только необходимые права
☐ Включено журналирование всех действий
☐ Журнал защищён от изменения и удаления
☐ Персональные данные защищены (шифрование)
☐ Есть процедура обработки запросов на доступ к данным

Поиск и предоставление

☐ Документы можно найти за минуты, не часы
☐ Работает поиск по атрибутам (тип, сотрудник, дата)
☐ Можно сформировать справку автоматически
☐ Можно экспортировать документы по запросу
☐ Есть процедура предоставления документов сотрудникам
☐ Есть процедура предоставления документов проверяющим органам

Долгосрочность

☐ Используются открытые стандарты (PDF/A)
☐ Есть возможность экспорта всех данных
☐ Нет критической зависимости от одного вендора
☐ Есть план миграции на будущее (каждые 5-10 лет пересмотр)
☐ Документы будут читаемы через 20-30 лет

Если отмечены все пункты – ваш архив соответствует требованиям РК 2026.

Миграция: переход с бумажного архива на электронный

Если у вас есть исторический бумажный архив – что с ним делать?

Три стратегии миграции

Стратегия 1: “С чистого листа”

Суть:

• Новые документы – только электронно
• Старые бумажные – остаются на бумаге
• Два архива параллельно (бумажный и электронный)

Плюсы:

• Быстрый старт
• Не требует затрат на оцифровку
• Минимум усилий

Минусы:

• Нужно помнить: что где искать
• Бумажный архив всё равно занимает место
• Два процесса обслуживания

Когда подходит:

• Бумажный архив небольшой (3-5 лет)
• К старым документам обращаются редко
• Ограниченный бюджет

Стратегия 2: “Оцифровка по запросу”

Суть:

• Новые документы – электронно
• Старые бумажные – на бумаге
• Но: если нужен старый документ – сканируем и загружаем в систему

Плюсы:

• Постепенная миграция
• Оцифровываются только востребованные документы
• Не нужно всё сканировать сразу

Минусы:

• Всё ещё два архива
• Дополнительная работа при каждом обращении

Когда подходит:

• Средний бумажный архив (5-10 лет)
• К старым документам обращаются иногда
• Готовы тратить время на оцифровку по мере необходимости

Стратегия 3: “Полная оцифровка”

Суть:

• Весь бумажный архив сканируется
• Все сканы загружаются в электронную систему
• Бумажные оригиналы: хранятся отдельно или уничтожаются (после окончания срока обязательного хранения оригиналов)

Плюсы:

• Единый электронный архив
• Весь архив доступен моментально
• Можно освободить архивное помещение
• Защита от потери/порчи бумаг

Минусы:

• Требует значительных инвестиций (время или деньги)
• Занимает несколько месяцев
• Нужен контроль качества сканирования

Когда подходит:

• Большой бумажный архив (10+ лет)
• Часто обращаются к историческим документам
• Хотите освободить архивное помещение
• Есть бюджет на оцифровку

Стоимость полной оцифровки:

Своими силами:

• Сканер (аренда или покупка): 50,000-200,000 тг
• Сотрудник на оцифровку: зарплата за 2-4 месяца
• Скорость: 500-1000 страниц в день

Аутсорсинг:

• Стоимость: 20-50 тг за страницу
• Для архива на 100,000 страниц: 2-5 млн тенге
• Срок: 1-2 месяца
• Качество: профессиональное

Юридический статус сканов

Важный вопрос: имеет ли скан бумажного документа юридическую силу?

Ответ: НЕТ, если это просто скан.

Скан (изображение) бумажного документа – это копия, не оригинал.

Юридическую силу имеет:

• Бумажный оригинал с подписью ручкой
• ИЛИ электронный документ с ЭЦП

Но:

Скан можно заверить электронно:

1. Сканируете бумажный документ
2. HR подписывает скан своей ЭЦП с отметкой “Копия верна”
3. Теперь это заверенная копия (имеет силу для внутреннего использования)

Заверенная копия подходит для:

• Внутренних справок
• Предоставления сотрудникам
• Некоторых проверок

НЕ подходит для:

• Суда (нужен оригинал)
• Некоторых государственных органов

Практический подход:

Сканы старых документов:

• Загружаете в систему для удобства
• Бумажные оригиналы храните до окончания срока хранения
• При необходимости предоставить в суд – берёте бумажный оригинал

Новые электронные документы:

• Сразу создаются с ЭЦП
• Это оригиналы, не копии
• Бумажных версий нет и не нужно

Главный инсайт: электронный архив – это не просто оцифровка

Многие думают: электронный архив = отсканировать бумаги и положить в папку на сервере.

Реальность:

Электронный архив – это система:

• Структурированное хранение с метаданными
• Контроль целостности и безопасности
• Быстрый поиск и предоставление
• Автоматическое резервное копирование
• Соблюдение сроков хранения
• Защита персональных данных
• Готовность к проверкам и судам

Простая оцифровка:

• Сканы в папках
• Назвали файлы как попало
• Лежат на одном диске
• Поиск через “Найти в папке”
• Если диск сломается – всё потеряно

Правильный электронный архив:

• Документы в системе с метаданными
• Автоматическая классификация
• Поиск по атрибутам за секунды
• 3 копии данных в разных местах
• Контроль целостности
• Разграничение доступа
• Журнал действий
• Готовность к проверкам

Разница как между кучей книг на полу и организованной библиотекой с каталогом.

Хорошая новость:

Современные КЭДО-системы создают правильный электронный архив автоматически. Вам не нужно настраивать всё это вручную.

Как мы показывали в статье про путь от бумаги к digital, правильная автоматизация включает и архивное хранение.

Готовы создать электронный архив, соответствующий всем требованиям РК 2026? Запишитесь на аудит с Doodocs HR – проверим ваш текущий архив (бумажный или электронный), выявим риски несоответствия требованиям, составим план приведения в соответствие, покажем как Doodocs автоматически обеспечивает все требования к архиву. Получите чек-лист и рекомендации под вашу специфику.