С 16 мая 2020 года Трудовой кодекс возлагает на работодателей обязанность вносить сведения о трудовых договорах в ЕСУТД. Порядок и конкретные сроки внесения сведений установлены Правилами № 353.
Если вы до сих пор вручную вносите данные в hr.enbek.kz и мечтаете об автоматизации — эта статья для вас. Разберемся, какие есть решения и что выбрать именно вашей компании.
Что такое ЕСУТД и почему это важно
ЕСУТД — это государственная система учета трудовых договоров. Простыми словами: теперь государство видит, кто, где и на каких условиях работает.
Важные сроки, которые нужно запомнить:
- Новый договор → не позднее 5 рабочих дней со дня подписания обеими сторонами
- Изменения и дополнения → не позднее 15 календарных дней со дня подписания обеими сторонами
- Прекращение трудового договора → не позднее 3 рабочих дней со дня прекращения
Важно: с 12 марта 2026 года за невнесение, просрочку, неполные, недостоверные или некорректные сведения в ЕСУТД предусмотрены штрафы по статье 98 КоАП РК: 30 МРП для должностных лиц, 60 МРП для малого бизнеса и НКО, 80 МРП для среднего и 150 МРП для крупного бизнеса. За повторное нарушение в течение года — 60, 80, 100 и 200 МРП соответственно.
По кому вносятся сведения? Работодатель вносит сведения о заключённых с работниками трудовых договорах, включая договоры с иностранными работниками; для передачи нужен ИИН. Наличие ИИН само по себе не создаёт трудовых отношений и не заменяет миграционные или разрешительные требования.
Три способа работы с ЕСУТД: от простого к продвинутому
Способ 1: Базовые системы отправки данных
Это специализированные веб-платформы для работы с ЕСУТД. Вы заходите в систему, заполняете необходимые поля и отправляете данные в государственную базу.
Плюсы 👍
- Доступная стоимость (от 50 000 тенге в месяц)
- Быстрое внедрение (1-2 недели)
- Простой интерфейс, не требующий специального обучения
Минусы 👎
- Ручной ввод каждого договора
- Отсутствие интеграции с корпоративными системами
- Риск ошибок при вводе данных
- Неэффективно при большом объеме документов
Кому подходит: Небольшим компаниям со штатом до 15 человек и редкими наймами.
Способ 2: Модули для 1С (когда уже есть учетная система)
У вас есть 1С? Отлично! Можно установить специальный модуль и отправлять данные прямо оттуда.
Как это выглядит на практике:
- Оформляете сотрудника в 1С как обычно
- Нажимаете кнопку “Отправить в ЕСУТД”
- Система сама формирует нужные данные и отправляет
Плюсы 👍
- Не нужно дважды вводить одно и то же
- Можно отправлять пакетно
- Меньше ошибок
Минусы 👎
- Зависите от версии 1С (обновили — может сломаться)
- Нужен программист для настройки
- Внедрение занимает 1-3 месяца
Кому подходит: Компаниям от 50 человек, которые уже работают в 1С и не планируют с нее уходить.
Способ 3: Комплексные HR-системы (для тех, кто хочет все и сразу)
Это уже не просто отправка в ЕСУТД, а полноценная автоматизация всех кадровых процессов. Возьмем для примера Doodocs HR — одно из таких решений.
Что умеют такие системы:
- Автоматически отслеживают сроки (система сама напомнит, что пора регистрировать договор)
- Синхронизируют статусы в реальном времени
- Ведут полную историю всех действий
- Работают с дополнительными соглашениями, отпусками, увольнениями
- Не зависят от вашей учетной системы
Как это работает в Doodocs HR:
- Создаете документ в системе
- Система автоматически добавляет все данные для hr.enbek.kz
- Подписываете ЭЦП через QR-код
- Документ сам отправляется в ЕСУТД
- Статус обновляется автоматически
Особенности:
- Готовое решение — не нужно ничего программировать
- Работает независимо от 1С
- Поддерживает все типы документов ЕСУТД
- Автоматически подставляет коды должностей, регионы и прочее
Кому подходит: Компаниям от 100 человек и тем, кто растет. А также всем, кто устал от ручной работы и хочет современное решение.
Что выбрать вашей компании?
| Маленький бизнес (до 50 сотрудников) | Средний бизнес (50-100 сотрудников) | Крупный бизнес (более 100 сотрудников) |
| Начните с простых веб-форм. Это поможет понять процесс и не потратить много денег. Когда вырастете — перейдете на что-то посерьезнее. | Если уже используете 1С — смотрите в сторону модулей. Если только планируете автоматизацию — лучше сразу берите комплексное решение. | Только полная автоматизация. Иначе ваш HR-отдел будет тратить половину времени на рутину. |
Рекомендации по функционалу
Подведем итоги и посмотрим на весь функционал всех типов:
| Функционал | Тип 1: Базовая отправка | Тип 2: Интеграция 1С | Тип 3: Doodocs HR |
| Отправка в ЕСУТД | ✓ | ✓ | ✓ |
| Ручной ввод данных | Требуется | Частично | Не требуется |
| Массовая загрузка | ✗ | ✓ | ✓ |
| Синхронизация статусов | ✗ | Частично | ✓ Полная |
| Контроль сроков | ✗ | ✗ | ✓ Автоматический |
| Логирование действий | Базовое | Среднее | ✓ Полное |
| Работа с доп. соглашениями | ✗ | ✓ | ✓ |
| Социальные отпуска | ✗ | ✗ | ✓ |
| Расторжения | ✗ | ✓ | ✓ |
| Независимость от учетной системы | ✓ | ✗ | ✓ |
Результат автоматизации зависит от исходных процессов, объёма документов и настроенных интеграций. Экономию времени следует рассчитывать на данных конкретной компании.
Автоматические проверки и передача данных уменьшают объём ручного ввода, но не гарантируют отсутствие ошибок или штрафов.
Частые вопросы
Какие сведения обязательно передаются в ЕСУТД? ИИН работодателя-физлица или БИН работодателя-юрлица, ИИН работника, трудовая функция, место выполнения работы, срок договора, дата начала работы, дата заключения и порядковый номер договора. Дополнительные поля следует сверять с актуальными Правилами № 353 и интерфейсом интеграции.
Как исправить ошибку в уже отправленном договоре? Через личный кабинет hr.enbek.kz или через вашу систему автоматизации (если она это умеет).
Будут ли штрафовать за несвоевременное внесение сведений? Да. С 12 марта 2026 года статья 98 КоАП РК устанавливает прямые штрафы не только за просрочку, но и за невнесение, неполные, недостоверные или некорректные сведения.
Официальные источники: Правила внесения сведений в ЕСУТД № 353, КоАП РК, статья 98, Закон № 257-VIII. Нормы проверены 6 августа 2026 года.
Вместо заключения
Выбор системы для работы с ЕСУТД зависит от масштаба вашего бизнеса и стратегических целей. Базовые веб-платформы подходят для старта и понимания процессов. Интеграционные модули эффективны для компаний с устоявшейся инфраструктурой. А комплексные системы кадрового электронного документооборота, такие как Doodocs HR, обеспечивают полную автоматизацию и независимость от других систем.
Главное — не откладывайте автоматизацию. Время, которое ваши специалисты тратят на ручной ввод данных, можно использовать для решения стратегических задач. Правильно выбранная система превратит работу с ЕСУТД из ежедневной рутины в фоновый процесс, который не требует постоянного внимания.
