За два года работы с клиентами мы видели десятки неудачных попыток автоматизации кадрового документооборота. Компании покупали системы, начинали внедрение, а через месяц возвращались к бумаге.
Самый показательный случай: производственная компания на 400 сотрудников потратила 3 месяца на внедрение КЭДО, но так и не запустила систему. HR-отдел саботировал проект, руководители игнорировали уведомления, документы продолжали печатать и возить курьером.
Когда они пришли к нам, мы проанализировали, что пошло не так. Оказалось, они совершили три типичные ошибки, которые убивают любое внедрение.
Ошибка 1: Начали с переноса всех процессов сразу
Компания решила автоматизировать всё и сразу: приём на работу, увольнения, отпуска, кадровые изменения, командировки, больничные, премирование. Создали 47 шаблонов документов, настроили маршруты согласования для каждого типа.
Что произошло:
Настройка заняла 6 недель вместо запланированных двух. За это время менялись требования, появлялись новые нюансы, приходилось переделывать уже настроенное.
HR-специалисты получили систему с 47 шаблонами и запутались. Не понимали, какой шаблон использовать, боялись ошибиться. Обучение превратилось в многочасовой марафон, информация не усваивалась.
Руководители отделов получили поток уведомлений из системы: согласовать отпуск, согласовать премию, согласовать командировку. Перестали открывать уведомления – слишком много одновременно.
Через месяц HR вернулись к бумаге. Было проще и понятнее.
Правильный подход:
Начинать нужно с одного процесса. Самого частого и болезненного. Обычно это приём на работу – происходит регулярно, требует много согласований, есть жёсткие сроки.
Как мы делаем сейчас:
Неделя 1-2: Настраиваем только приём на работу. 3-4 шаблона документов, один маршрут согласования. Обучение занимает 30 минут.
Неделя 3-4: HR работают в системе, привыкают. Руководители получают понятные уведомления по одному типу задач. Отрабатываем процесс до автоматизма.
Неделя 5-6: Когда все привыкли, добавляем следующий процесс – увольнение. Потом отпуска. Потом остальное.
Результат: Через месяц система работает, все понимают логику. Дальше добавлять новые процессы легко – механика уже освоена.
Ошибка 2: Не вовлекли руководителей отделов
IT-директор и HR-директор приняли решение о внедрении. Выбрали систему, настроили, запустили. Руководителей отделов предупредили за день до старта: “Завтра начинаем работать в новой системе, вам придут уведомления.”
Что произошло:
Руководители не понимали, зачем это нужно. Раньше к ним приходили с бумагами, они подписывали. Быстро, привычно, удобно. Теперь нужно заходить в какую-то систему, что-то нажимать.
Многие игнорировали уведомления. Думали, что это спам или техническая рассылка. Документы висели на согласовании неделями.
Некоторые пытались согласовать, но не понимали интерфейс. Звонили в HR: “Я не могу найти, где нажать”. HR тратили время на индивидуальные консультации по телефону.
Часть руководителей принципиально отказывались работать в системе: “Мне некогда разбираться, приносите на подпись как раньше”. HR приходилось дублировать процесс – и в системе, и на бумаге.
Проект застопорился. Документы согласовывались медленнее, чем на бумаге.
Правильный подход:
Руководители отделов – ключевые пользователи системы. Без их вовлечённости автоматизация не работает. Их нужно включать в проект с первого дня.
Как мы делаем сейчас:
До внедрения: Проводим встречу со всеми руководителями. Показываем, как это упростит их работу: документы на согласование будут приходить на телефон, согласовать можно за 30 секунд, не нужно ждать курьера.
Во время настройки: Приглашаем 2-3 руководителей протестировать систему. Собираем обратную связь: что непонятно, что мешает. Дорабатываем интерфейс под их комментарии.
Перед запуском: Проводим демо-сессию для всех руководителей. Каждый пробует согласовать тестовый документ с телефона. Задаёт вопросы. Получает инструкцию на одну страницу.
После запуска: Первые две недели HR помогают руководителям в режиме реального времени. Если возникает вопрос – сразу решаем, не даём накапливаться проблемам.
Результат: Руководители видят выгоду для себя. Им действительно удобнее – согласовать с телефона быстрее, чем ждать бумаги. Они становятся адвокатами системы, а не саботажниками.
Ошибка 3: Не учли реальные рабочие процессы
Компания настроила систему по идеальной схеме из головы: сотрудник подаёт заявление на отпуск, HR создаёт приказ, руководитель согласовывает, директор утверждает. Логично и правильно.
Что произошло:
В реальности процесс работал иначе. Сотрудники договаривались об отпуске устно с руководителем за месяц. Потом за неделю до отпуска писали заявление. HR на основе заявления создавали приказ, который сразу подписывали все стороны – потому что отпуск уже согласован давно.
Система заставила проходить полный цикл согласования. Руководитель получал уведомление согласовать отпуск, который он согласовал месяц назад устно. Это раздражало и казалось бюрократией ради бюрократии.
Другой пример: премирование происходило по итогам месяца для всех сотрудников отдела одновременно. В системе нужно было создать отдельный приказ на каждого сотрудника. HR создавали 30 приказов вручную вместо одного общего.
Система конфликтовала с реальными процессами. Вместо того чтобы ускорить работу, она добавила лишних шагов.
Правильный подход:
Перед настройкой системы нужно понять, как процессы работают сейчас. Не как они описаны в регламентах, а как они происходят на практике.
Как мы делаем сейчас:
На этапе анализа: Разговариваем с HR, руководителями, рядовыми сотрудниками. Спрашиваем: как вы оформляете отпуск реально? Кто с кем согласовывает? Какие есть негласные правила?
Находим отклонения от формального процесса. Часто оказывается, что в регламенте написано одно, а делают по-другому – потому что так быстрее или удобнее.
Настраиваем систему под реальный процесс. Если отпуск согласуется устно заранее, делаем упрощённый маршрут: HR создаёт приказ, он сразу идёт на подпись без повторного согласования.
Если нужно оформить премию для всего отдела, добавляем массовые операции. Один приказ на группу сотрудников вместо 30 отдельных.
Результат: Система не мешает работать, а действительно ускоряет процессы. Люди видят, что стало проще, а не сложнее.
Что получилось в итоге
Когда производственная компания пришла к нам после неудачного опыта, мы применили другой подход:
Неделя 1: Провели интервью с HR и тремя руководителями отделов. Поняли, как реально работают процессы. Выбрали один процесс для старта – приём на работу.
Неделя 2: Настроили приём на работу под их реальный процесс. Провели демо-сессию с руководителями, собрали обратную связь, скорректировали.
Неделя 3: Запустили в работу только приём. Обучили HR за 40 минут. Руководители получили короткую инструкцию и пробный документ на согласование.
Неделя 4-5: HR оформляли новых сотрудников в системе. Руководители привыкли получать уведомления и согласовывать. Проблемы решали сразу.
Неделя 6: Добавили увольнение. Процесс уже знакомый, добавился только новый тип документа. Обучение заняло 15 минут.
Месяц 2: Постепенно добавили отпуска, кадровые изменения, командировки.
Результаты через 2 месяца:
- Система работает стабильно, все процессы автоматизированы
- Среднее время оформления сотрудника: 1 день вместо 5
- HR тратят на создание документов на 70% меньше времени
- Руководители согласовывают документы в среднем за 2 часа вместо 2 дней
- Никто не просит вернуться к бумаге
Чек-лист успешного внедрения
Если планируете автоматизировать кадровый документооборот, проверьте эти пункты:
До внедрения:
- Выбрали один процесс для старта, а не все сразу
- Провели интервью с пользователями, поняли реальные процессы
- Получили поддержку руководителей отделов, не только HR и IT
- Составили план поэтапного внедрения на 2-3 месяца
Во время внедрения:
- Настроили систему под реальные процессы, а не идеальные схемы
- Провели демо-сессию с руководителями до официального запуска
- Подготовили короткие инструкции, а не многостраничные мануалы
- Назначили ответственного за поддержку пользователей в первые недели
После запуска:
- Собираете обратную связь от пользователей еженедельно
- Быстро исправляете проблемы, не даёте им накапливаться
- Измеряете метрики: время на оформление, скорость согласования
- Добавляете новые процессы только когда текущие работают стабильно
Для кого актуален этот опыт
Если узнали свою ситуацию, остановитесь и пересмотрите подход:
Критические признаки:
- Планируете автоматизировать все процессы одновременно
- Руководители не вовлечены в проект, узнают о нём перед запуском
- Настраиваете систему по регламентам, не проверив как работает на практике
- Обучение пользователей занимает больше 2 часов
- Нет плана поддержки пользователей в первый месяц
Когда особенно важно избежать этих ошибок:
Компании с консервативной культурой – люди сопротивляются изменениям, нужен мягкий подход
Большие HR-отделы с устоявшимися процессами – перестраивать привычки сложнее
Территориально распределённые компании – нет возможности обучать всех лично
Высокая загрузка HR – нет времени разбираться в сложной системе
Главный инсайт
Провал автоматизации – это почти всегда не проблема технологии. Это проблема подхода к внедрению.
Система может быть идеальной, но если люди не понимают зачем она нужна, не умеют ей пользоваться или она мешает их привычным процессам – они вернутся к бумаге.
Успешное внедрение – это 20% технология и 80% управление изменениями.
Планируете автоматизировать кадровый документооборот и хотите избежать типичных ошибок? Запишитесь на консультацию с Doodocs HR – разберём ваши процессы, составим план поэтапного внедрения и покажем, как запустить систему за месяц без саботажа со стороны пользователей.
#HRAutomation #HRTech #Doodocs #КЭДО #ChangeManagement #HRManagement
