Автоматизация найма: от оффера до первого дня

В декабре 2025 года мне позвонил HR-директор IT-компании:

“Дагар, у нас проблема. Мы нашли отличного разработчика. Он согласился на оффер в понедельник. Сегодня пятница, а он до сих пор не подписал договор. Я звоню, он говорит: ‘Пришлите, я подпишу.’ Но мы уже присылали три раза! Документы теряются в почте, он не может открыть, что-то не так с форматом. А конкуренты уже зовут его на интервью.”

Я сказал: “Классическая ситуация. Кандидат согласен работать, а бюрократия убивает энтузиазм. Нужна автоматизация от оффера до первого дня. Покажу как.”

Через две недели они внедрили автоматизированный процесс. Теперь от согласия кандидата до подписанного договора проходит 6-8 часов, не 5-7 дней.

“Мы потеряли трёх кандидатов за последние полгода из-за долгого оформления,” – сказал HR-директор. “Если бы автоматизировали раньше, сэкономили бы 600,000 тенге на рекрутинге и три месяца работы этих людей.”

Эта статья – про автоматизацию самого критического периода найма: от момента, когда кандидат сказал “да”, до его первого рабочего дня.

Почему этот период критичен

Между оффером и первым днём – самое уязвимое время.

Что происходит с кандидатом

Психологическое состояние:

День 1 (оффер): Эйфория

• “Я получил оффер!”
• Высокая мотивация
• Готов начать немедленно

День 2-3: Ожидание

• “Когда пришлют документы?”
• Мотивация высокая, но появляется беспокойство
• Начинает рассказывать друзьям о новой работе

День 4-7: Сомнения

• “Почему так долго?”
• “Может, что-то не так?”
• Мотивация снижается
• Друзья говорят: “А ты уверен?”

День 8-10: Активные сомнения

• “Может, они передумали?”
• Начинает рассматривать альтернативные предложения
• Отвечает на звонки конкурентов

День 11+: Критическая зона

• “Наверное, это знак судьбы”
• Высокий риск отказа
• Может согласиться на другой оффер

Статистика потери кандидатов

Исследования показывают:

Время от оффера до подписания:

• 1-2 дня: потеря кандидатов 2-3%
• 3-5 дней: потеря 8-12%
• 6-10 дней: потеря 15-20%
• 11+ дней: потеря 25-30%

Причины отказов:

Опрос кандидатов, отказавшихся после принятия оффера:

• 35% – получили лучшее предложение от конкурента
• 28% – решили остаться на текущем месте
• 18% – долгое оформление вызвало сомнения в компании
• 12% – изменились личные обстоятельства
• 7% – другие причины

Ключевой инсайт:

18% отказов напрямую связаны с процессом оформления. Это контролируемый фактор.

Плюс часть из 35% (“лучшее предложение”) можно было удержать, оформив быстрее.

Итого: 25-30% потерь можно предотвратить автоматизацией.

Стоимость потери кандидата

Прямые затраты на рекрутинг:

Для вакансии middle-специалиста:

• Размещение вакансий: 20,000 тг
• Время рекрутера (50 часов × 3,000 тг/час): 150,000 тг
• Собеседования (время менеджеров): 50,000 тг
• Итого: 220,000 тг

Если кандидат отказался – эти деньги потрачены впустую, нужно начинать заново.

Непрямые потери:

• Время без нужного специалиста: проект задерживается
• Перегрузка текущей команды: риск выгорания
• Упущенная прибыль: проекты не реализуются

Общая стоимость потери одного кандидата: 200,000-500,000 тг

Если терять 5 кандидатов в год из-за долгого оформления – это 1-2.5 млн тенге прямых потерь.

Как мы показывали в статье про ускорение оформления, скорость критична.

Этапы от оффера до первого дня: что автоматизировать

Разберём весь процесс по шагам.

Этап 1: Принятие оффера (День 0)

Без автоматизации:

Рекрутер звонит кандидату:

• “Мы готовы сделать вам оффер: должность X, оклад Y. Согласны?”
• Кандидат: “Да, согласен!”
• Рекрутер: “Отлично! Сейчас передам в HR для оформления документов. Они свяжутся с вами.”

Потом:

• Рекрутер пишет письмо HR
• HR видит письмо на следующий день (если повезло)
• HR начинает готовить документы

Потеря времени: 1-2 дня

С автоматизацией:

Рекрутер в системе:

• Переводит статус кандидата: “Оффер принят”
• Заполняет данные: должность, оклад, дата выхода
• Нажимает “Оформить”

Система автоматически:

• Создаёт задачу для HR
• Отправляет welcome-письмо кандидату
• Запрашивает недостающие данные (если нужно)

Время: 5 минут

Этап 2: Сбор данных кандидата (День 0-1)

Без автоматизации:

HR звонит или пишет кандидату:

• “Здравствуйте! Для оформления нужны данные…”
• Диктует список: ФИО полностью, ИИН, адрес регистрации, адрес проживания, телефон, email, банковские реквизиты

Кандидат:

• Записывает на бумажке
• Забывает половину
• Присылает частями в разных сообщениях
• ИИН с опечаткой, адрес неполный

HR:

• Собирает данные из 5 разных сообщений
• Проверяет вручную
• Переспрашивает непонятное

Потеря времени: 1-3 дня (с учётом переписки)

С автоматизацией:

Кандидат получает письмо:

Добро пожаловать в [Компания]!

Для оформления документов заполните, пожалуйста, форму:

[Ссылка на форму]

Это займёт 5 минут. После заполнения мы подготовим документы и отправим на подпись.

Кандидат переходит по ссылке:

• Видит форму с полями
• Каждое поле с подсказкой (ИИН: 12 цифр)
• Система проверяет формат сразу (ИИН некорректен – подсвечивает красным)
• Заполняет, отправляет

Система:

• Получает данные
• Автоматически проверяет корректность
• Создаёт черновики документов
• Уведомляет HR: “Данные получены, документы готовы к отправке”

Время: 10-30 минут (зависит от скорости кандидата)

Этап 3: Подготовка документов (День 1)

Без автоматизации:

HR получает данные от кандидата:

• Открывает шаблон трудового договора в Word
• Копирует ФИО, подставляет
• Копирует должность, оклад
• Копирует адрес
• Проверяет всё вручную
• Сохраняет как PDF

Аналогично для:

• Должностной инструкции
• Приказа о приёме
• Других документов (если есть)

Время: 30-40 минут на комплект

Риски:

• Опечатки при копировании
• Забыть изменить какое-то поле
• Использовать старую версию шаблона

С автоматизацией:

HR в системе:

• Открывает кандидата
• Видит: “Данные получены, документы готовы”
• Проверяет данные (визуально)
• Нажимает “Сгенерировать документы”

Система:

• Автоматически создаёт все документы из актуальных шаблонов
• Подставляет данные во все нужные места
• Проверяет на ошибки
• Показывает превью

HR:

• Просматривает документы
• Если всё ОК – нажимает “Отправить на подпись”

Время: 5-10 минут

Риски:

• Минимальные (данные из одного источника, шаблоны актуальные)

Этап 4: Согласование с руководством (День 1-3)

Без автоматизации:

HR:

• Распечатывает договор
• Идёт к директору (или шлёт с курьером, если другой город)
• Директор подписывает (когда успевает, может быть через 2-3 дня)
• HR забирает подписанный договор

Потеря времени: 1-3 дня

С автоматизацией:

HR нажимает “Отправить на подпись руководителю”:

Директор:

• Получает уведомление (push, email)
• Открывает документ на телефоне
• Просматривает (30 секунд)
• Сканирует QR через eGov Mobile
• Подписывает

Время: 2-10 минут (зависит от того, как быстро директор увидит уведомление)

Если срочно – HR может позвонить директору: “Отправил договор, подпишите, пожалуйста.”

Этап 5: Подписание кандидатом (День 1-3)

Без автоматизации:

HR:

• Договаривается с кандидатом о встрече
• Кандидат приезжает в офис (нужно взять выходной на текущей работе)
• Читает договор, подписывает
• HR делает копию, отдаёт кандидату

Потеря времени: 1-3 дня (на согласование удобного времени + логистика)

С автоматизацией:

После подписания директором система автоматически:

• Отправляет договор кандидату
• Кандидат получает уведомление: “Ваш трудовой договор готов к подписанию”

Кандидат:

• Открывает ссылку (можно вечером, не отпрашиваясь с работы)
• Читает договор
• Подписывает через eGov Mobile (2-3 минуты)

Система:

• Уведомляет HR: “Договор подписан обеими сторонами”
• Отправляет копию кандидату на email

Время: 10-30 минут (в течение дня, когда удобно кандидату)

Этап 6: Передача в бухгалтерию и 1С (День 2-4)

Без автоматизации:

HR:

• Копирует данные из договора
• Вручную вводит в 1С:
  • ФИО
  • ИИН
  • Должность
  • Оклад
  • Дата приёма
  • Банковские реквизиты

Бухгалтер:

• Создаёт карточку в расчётной системе
• Вводит те же данные заново

Время: 15-20 минут на человека

Риски:

• Опечатки при ручном вводе
• Несовпадение данных в разных системах

С автоматизацией:

После подписания договора обеими сторонами:

• Система автоматически передаёт данные в 1С через интеграцию
• Создаётся карточка сотрудника
• Все данные корректные (из одного источника)

Бухгалтер:

• Получает уведомление: “Новый сотрудник в системе”
• Проверяет (опционально)
• Всё готово

Время: 30 секунд (автоматически)

Этап 7: Онбординг и подготовка к первому дню (День 2-5)

Без автоматизации:

За 1-2 дня до выхода HR вспоминает:

• “Ой, нужно подготовить рабочее место!”

Судорожно:

• Пишет IT: “Нужен ноутбук и доступы для нового сотрудника”
• Пишет офис-менеджеру: “Нужен стол и стул”
• Пишет руководителю: “Назначьте наставника”

Всё делается в спешке, что-то забывается.

Кандидат приходит в первый день:

• Рабочего места нет или неполное
• Доступов к системам нет
• Никто толком не знает, кто он и зачем пришёл

Впечатление: “Непрофессионально”

С автоматизацией:

После подписания договора система автоматически:

• Создаёт задачи для всех причастных:
  • IT: “Подготовить ноутбук, создать учётные записи”
  • Офис-менеджер: “Подготовить рабочее место”
  • HR: “Подготовить welcome-pack”
  • Руководитель: “Назначить наставника, подготовить задачи”

Каждый видит задачу в своей системе (если интеграция) или получает уведомление.

За 1 неделю до выхода кандидат получает:

• Welcome-письмо с полезной информацией
• План первого дня
• Кто будет его встречать
• Что взять с собой

За 1 день до выхода HR проверяет:

• Чеклист готовности:
  рабочее место ✓, ноутбук ✓, доступы ✓, наставник ✓

В первый день:

• Сотрудника встречают
• Всё готово
• Есть план на день

Впечатление: “Профессионально, я здесь нужен”

Автоматизированный процесс: целостная картина

Соберём всё вместе в один поток.

Визуализация процесса

День 0 (понедельник, 14:00):

• 14:05 – Рекрутер переводит статус: “Оффер принят”
• 14:05 – Система отправляет welcome-письмо кандидату
• 14:06 – Кандидат получает ссылку на заполнение данных

День 0 (понедельник, вечер):

• 19:00 – Кандидат заполняет форму (10 минут)
• 19:10 – Система создаёт черновики документов
• 19:11 – HR получает уведомление: “Документы готовы”

День 1 (вторник, утро):

• 09:00 – HR приходит, видит уведомление
• 09:05 – HR проверяет документы, отправляет на подпись директору
• 09:06 – Директор получает уведомление
• 10:30 – Директор подписывает (между встречами)
• 10:31 – Документ автоматически идёт к кандидату

День 1 (вторник, вечер):

• 18:00 – Кандидат открывает договор
• 18:15 – Кандидат подписывает

День 1 (вторник, 18:16):

• Система фиксирует: договор подписан обеими сторонами
• Автоматически передаёт данные в 1С
• Создаёт задачи для подготовки к выходу
• Отправляет уведомления всем причастным

День 2-5 (среда-суббота):

• IT готовит ноутбук и доступы
• Офис-менеджер готовит рабочее место
• HR готовит welcome-pack
• Руководитель назначает наставника

День 5 (суббота):

• Кандидат получает welcome-письмо с планом первого дня

День 7 (понедельник):

• Первый рабочий день
• Всё готово

Общее время от “да” до подписанного договора: 1 день (28 часов)

Сравнение: до и после автоматизации

Этап	Без автоматизации	С автоматизацией	Ускорение
Сбор данных	1-3 дня	2 часа	×12
Подготовка документов	30-40 мин	5 мин	×6
Подпись руководителя	1-3 дня	2-10 мин	×500
Подпись кандидата	1-3 дня	15 мин	×200
Ввод в 1С	15 мин	30 сек	×30
Подготовка к выходу	Часто забывается	Автоматические задачи	∞
ИТОГО	5-10 дней	1 день	×5-10

Дополнительные эффекты:

Снижение ошибок:

• Ручной ввод: 10-15% документов с опечатками
• Автоматический: <1%

Удержание кандидатов:

• Медленный процесс: потеря 15-20%
• Быстрый процесс: потеря 2-3%

Впечатление кандидата:

• Медленно: “Непрофессионально”
• Быстро: “Wow, они организованные!”

Технические детали автоматизации

Как это реализовать технически.

Компоненты системы

Компонент 1: ATS (Applicant Tracking System) или рекрутинговая система

Задачи:

• Управление кандидатами
• Воронка найма
• История коммуникаций

Интеграция с КЭДО:

• При переводе статуса “Оффер принят” → создаётся задача в КЭДО
• Передаются базовые данные кандидата

Компонент 2: КЭДО (Кадровый электронный документооборот)

Задачи:

• Сбор данных кандидата
• Генерация документов
• Маршрутизация на подписание
• Хранение подписанных документов

Интеграция с:

• ATS (получение кандидатов)
• 1С (передача данных)
• Task-manager (создание задач онбординга)

Компонент 3: 1С или другая учётная система

Задачи:

• Учёт сотрудников
• Расчёт зарплаты

Интеграция с КЭДО:

• Автоматическое создание карточки при подписании договора
• Синхронизация изменений

Компонент 4: Task-manager (Jira, Asana, или встроенный в КЭДО)

Задачи:

• Управление задачами подготовки к выходу
• Чеклисты
• Контроль выполнения

Интеграция с КЭДО:

• Автоматическое создание задач при подписании

Компонент 5: Система коммуникаций

Email, SMS, Push-уведомления:

• Welcome-письма
• Напоминания о подписании
• Уведомления о готовности

Ключевые интеграции

Интеграция 1: ATS → КЭДО

Триггер: Статус кандидата = “Оффер принят”

Действие:

• API-запрос в КЭДО: создать новое оформление
• Передача данных:
  • ФИО кандидата
  • Email, телефон
  • Должность
  • Оклад
  • Дата начала работы
  • ID рекрутера (ответственный)

Интеграция 2: КЭДО → Форма сбора данных

Реализация:

• Уникальная ссылка для каждого кандидата
• Форма с валидацией полей
• Автоматическая проверка ИИН, банковских реквизитов
• Сохранение данных в КЭДО при отправке

Интеграция 3: КЭДО → 1С

Триггер: Документ подписан обеими сторонами

Действие:

• API-запрос в 1С: создать сотрудника
• Передача данных:
  • Все данные из трудового договора
  • Скан-копия подписанного договора (опционально)

Как мы детально разбирали в статье про интеграцию с 1С, это критичная интеграция.

Интеграция 4: КЭДО → Task-manager

Триггер: Документ подписан, дата начала работы установлена

Действие:

• Создание серии задач:
  • “IT: Подготовить ноутбук для [ФИО], срок: [дата-2 дня]”
  • “Офис: Подготовить рабочее место, срок: [дата-1 день]”
  • “HR: Подготовить welcome-pack, срок: [дата-1 день]”
  • “Руководитель: Назначить наставника, срок: [дата-1 день]”

Автоматические уведомления

Для кандидата:

Уведомление 1: Welcome (сразу после принятия оффера)

Тема: Добро пожаловать в [Компания]!

Здравствуйте, [Имя]!

Мы рады, что вы присоединяетесь к нашей команде!

Для оформления документов заполните, пожалуйста, форму с вашими данными:

[Ссылка]

Это займёт 5 минут. После этого мы подготовим документы и отправим на подпись.

Если вопросы – пишите мне.

С уважением,

[HR-менеджер]

Уведомление 2: Документы готовы к подписанию

Тема: Ваш трудовой договор готов к подписанию

Здравствуйте, [Имя]!

Мы подготовили ваш трудовой договор. 

Откройте документ по ссылке, прочитайте и подпишите через eGov Mobile:

[Ссылка]

Инструкция по подписанию: [ссылка на FAQ]

После подписания вы получите копию на email.

Уведомление 3: Подготовка к первому дню (за неделю)

Тема: Готовимся к вашему первому дню в [Компания]

Здравствуйте, [Имя]!

Через неделю вы начинаете работу в нашей команде. Мы очень ждём!

Что нужно знать:

– Дата и время: [Дата], 9:00

– Адрес: [Адрес офиса]

– Вас встретит: [ФИО HR-менеджера]

– Что взять с собой: удостоверение личности

План первого дня: [ссылка]

До встречи!

Для HR:

• “Новый кандидат для оформления: [ФИО]”
• “Данные кандидата получены, документы готовы к отправке”
• “Директор подписал договор [ФИО], отправлено кандидату”
• “Договор полностью подписан, данные переданы в 1С”

Для директора:

• “Новый документ на подпись: Трудовой договор с [ФИО]”
• “Напоминание: документ ждёт подписи 2 дня”

Для команды (IT, офис-менеджер и др.):

• “Новая задача: Подготовить ноутбук для [ФИО], срок: [дата]”
• “Напоминание: задача просрочена на 1 день”

Онбординг: первые дни

Оформление – это половина дела. Важно, как человек войдёт в компанию.

Чеклист подготовки к первому дню

За 1 неделю:

☐ Рабочее место подготовлено

• Стол, стул
• Монитор, клавиатура, мышь (если нужно)
• Канцелярия

☐ Техника готова

• Ноутбук с установленным ПО
• Телефон (если выдаётся)
• Доступ к интернету (логин/пароль WiFi)

☐ Доступы созданы

• Email
• Корпоративные системы (CRM, проектные, HR-системы)
• Мессенджеры (Slack, Telegram)
• Папки и документы

☐ Наставник назначен

• Руководитель определил наставника
• Наставник проинформирован
• План адаптации подготовлен

☐ Команда проинформирована

• Объявление в общем чате: “На следующей неделе к нам присоединяется [Имя], [должность]”
• Руководитель рассказал команде о новом коллеге

☐ Welcome-pack подготовлен

• Брендированные вещи (блокнот, ручка, футболка – опционально)
• Информационные материалы (о компании, продуктах)
• Welcome-letter от CEO (опционально, для больших компаний)

За 1 день:

☐ Финальная проверка

• HR проходит по всем пунктам чеклиста
• Убеждается, что всё готово

☐ Напоминание встречающему

• HR пишет тому, кто будет встречать: “Завтра в 9:00 встречаем [Имя]”

План первого дня

09:00 – Встреча

• HR встречает у входа
• Краткий welcome, проводит на рабочее место

09:15 – Техническая настройка

• IT помогает настроить ноутбук
• Выдаёт логины/пароли
• Проверяет работу всех систем

10:00 – Экскурсия по офису

• Показать: где кухня, туалет, переговорные, зоны отдыха
• Познакомить с ключевыми людьми

(ресепшн, офис-менеджер)

10:30 – Знакомство с командой

• Руководитель представляет новичка команде
• Небольшая презентация: кто он, откуда, чем будет заниматься
• Команда кратко представляется

11:00 – Онбординг с HR

• Рассказ о компании: история, ценности, продукты
• Корпоративная культура, правила
• Оформление: больничные, отпуска, как что запрашивать
• Ответы на вопросы

12:00 – Встреча с наставником

• Наставник рассказывает о проектах
• Показывает структуру работы
• Даёт первые простые задачи

13:00 – Обед

• Желательно с командой (неформальное знакомство)

14:00 – Самостоятельная работа

• Изучение документации
• Настройка рабочего окружения
• Выполнение первых задач

17:00 – Подведение итогов дня

• Наставник: “Как прошёл день? Вопросы?”
• HR: краткий звонок или сообщение “Как всё?”

18:00 – Конец первого дня

Автоматизация онбординга

Чеклист в системе:

Система автоматически создаёт чеклист задач с ответственными и дедлайнами.

HR видит прогресс в реальном времени:

• Зелёный ✓ – выполнено
• Жёлтый ⏱ – в процессе
• Красный ✗ – просрочено

Если что-то просрочено – система шлёт напоминания ответственному.

Welcome-портал:

Персональная страница для нового сотрудника (доступна до первого дня):

• План первого дня
• Карта офиса
• Контакты ключевых людей
• FAQ: где обедать, как работает пропускная система, дресс-код и т.д.
• Видео-приветствие от CEO или команды (опционально)

Feedback-система:

После первого дня, первой недели, первого месяца:

• Автоматическая отправка опроса новому сотруднику
• Вопросы: что понравилось, что можно улучшить, всё ли было понятно
• Результаты идут HR для анализа и улучшения процесса

Метрики онбординга:

Система собирает:

• Скорость прохождения чеклиста (что забывают чаще всего)
• Удовлетворённость новых сотрудников (из опросов)
• Retention новых сотрудников (сколько остаются после 3, 6, 12 месяцев)

HR использует для оптимизации процесса.

Главный инсайт: первое впечатление нельзя произвести дважды

Многие компании фокусируются на процессе подбора (интервью, тесты, оценка), но забывают про период между оффером и первым днём.

Реальность:

Это самое важное время для формирования первого впечатления.

Медленное оформление = сигнал:

• “Компания неорганизованная”
• “Меня здесь не ждут”
• “Может, это ошибка?”

Быстрое оформление = сигнал:

• “Компания профессиональная”
• “Меня действительно ждут”
• “Я сделал правильный выбор”

Хорошая подготовка к первому дню = сигнал:

• “Здесь обо мне позаботились”
• “Я не один, есть поддержка”
• “Хочу быстрее начать работать”

Плохая подготовка = сигнал:

• “Никто не знает, что я сегодня выхожу”
• “У меня нет рабочего места”
• “Зачем я вообще сюда пришёл?”

Первое впечатление формируется за первые минуты/часы. Изменить его потом почти невозможно.

Автоматизация от оффера до первого дня – это не просто ускорение. Это создание правильного первого впечатления.

Как мы показывали в статье про время внедрения КЭДО, скорость и качество процессов – конкурентное преимущество.

Готовы автоматизировать процесс от оффера до первого дня? Запишитесь на демо Doodocs HR – покажем весь процесс от принятия оффера до подписанного договора за 1 день, продемонстрируем автоматические уведомления и чеклисты онбординга, поделимся шаблонами welcome-писем и планов первого дня, проанализируем ваш текущий процесс и покажем где теряете кандидатов. После демо получите готовый чеклист для внедрения автоматизации найма.