В октябре 2025 года мне позвонила HR-директор сети фитнес-клубов:
“Дагар, у нас катастрофа. Открываем три новых клуба за два месяца. Нужно оформить 120 человек – тренеры, администраторы, техперсонал. При текущей скорости оформления (14 дней на человека) мы физически не успеем. Открытие сорвётся.”
Я спросил: “А сколько у вас HR-специалистов?”
“Два. Наймём третьего?”
“Не поможет. Даже втроём не успеете. Проблема не в количестве рук, а в процессе.”
Мы внедрили три изменения в их процесс оформления. Через три недели время оформления одного сотрудника сократилось с 14 дней до 8 часов. В 20 раз быстрее.
Все 120 человек были оформлены за 5 недель. Клубы открылись по графику. HR-директор сказала: “Я не верила, что так можно. Думала, быстро = халтура. Оказалось: быстро = правильный процесс.”
Эта статья – о трёх конкретных способах ускорить оформление кадров в 10 раз. Не теория, а проверенные решения.
Способ 1: Убрать “узкие горлышки” из процесса
Большинство задержек происходит не из-за самой работы, а из-за ожидания между этапами.
Где застревает оформление сейчас
Типичный процесс оформления на бумаге:
День 1: HR получает данные кандидата
- Создаёт трудовой договор в Word
- Время: 30 минут
- Задержка: 0
День 2-3: Ждут подписания руководителя
- Руководитель в командировке / на встречах / занят
- Договор лежит в папке “на подпись”
- Задержка: 1-2 дня
День 4: Руководитель подписал
- HR получает подписанный договор
- Нужно найти кандидата для подписания
- Задержка: 0
День 5-7: Ждут кандидата
- Кандидат работает на текущем месте, не может приехать
- Или в другом городе
- Или просто неудобное время
- Задержка: 2-3 дня
День 8: Кандидат подписал
- HR вводит данные в 1С вручную
- Время: 15 минут
- Задержка: 0
День 9-10: Оформление в бухгалтерии
- HR передаёт документы бухгалтеру
- Бухгалтер создаёт карточку в системе расчёта
- Задержка: 1-2 дня
День 11-14: Финальные документы
- Печать приказа
- Подписание приказа
- Заведение личного дела
- Задержка: 2-3 дня
Итого: 14 дней, из которых:
- Реальная работа: 2-3 часа
- Ожидание и передача между людьми: 13 дней
Анализ узких горлышек
Узкое горлышко 1: Подпись руководителя
Проблема: руководитель – занятой человек, документ ждёт своей очереди
Время потери: 1-3 дня
Вклад в общую задержку: 20%
Узкое горлышко 2: Подпись кандидата
Проблема: нужна физическая встреча, согласование времени
Время потери: 2-4 дня
Вклад в общую задержку: 30%
Узкое горлышко 3: Ручной ввод в 1С
Проблема: последовательный процесс, нельзя начать пока не подписан договор
Время потери: 0-2 дня (если HR занят другим)
Вклад в общую задержку: 15%
Узкое горлышко 4: Передача между отделами
Проблема: HR → бухгалтерия → HR, каждая передача = задержка
Время потери: 2-4 дня
Вклад в общую задержку: 25%
Узкое горлышко 5: Печать и архивирование
Проблема: физические действия, требующие времени и внимания
Время потери: 1-2 дня
Вклад в общую задержку: 10%
Решение: параллелизация и устранение ожиданий
Принцип: превратить последовательный процесс в параллельный, убрать ожидания.
Как это работает с КЭДО:
Час 0-1: Создание договора
- HR создаёт договор в системе (3 минуты)
- Данные автоматически подставляются из шаблона
- Система проверяет корректность (ИИН, суммы)
Час 1: Параллельные подписания
- Документ отправляется руководителю И кандидату одновременно
- Каждый получает уведомление
- Могут подписывать в любом порядке
Час 1-4: Руководитель подписывает
- Получил уведомление на телефон
- Открыл документ между встречами
- Подписал через eGov Mobile (2 минуты)
- Даже если в командировке
Час 1-6: Кандидат подписывает
- Получил уведомление
- Открыл договор вечером дома
- Прочитал, подписал с телефона
- Не нужно ехать в офис
Час 6: Автоматическая передача в 1С
- Как только обе подписи на месте
- Данные автоматически попадают в 1С
- Никакого ручного ввода
- Никакой задержки
Час 6: Приказ генерируется автоматически
- На основе подписанного договора
- Отправляется на подпись руководителю
- Подписывается моментально
Час 7-8: Финализация
- Все документы в системе
- Личное дело заведено автоматически
- Уведомления всем причастным
Итого: 8 часов вместо 14 дней
Реальный кейс: ритейл с высокой текучкой
До оптимизации:
Сеть магазинов, 40 точек в 5 городах
Оформление кассира: 12-14 дней
Курьеры возят документы между городами
HR из головного офиса выезжают в магазины для оформления
Узкие горлышки:
- Логистика документов: 4-5 дней
- Поиск времени для встречи с кандидатом: 3-4 дня
- Подписание руководителем региона: 2-3 дня
После внедрения КЭДО:
Оформление: 6-8 часов
Никакой логистики (всё электронно)
Кандидат подписывает из дома
Управляющий магазином подписывает с телефона
Эффект:
- Время сократилось в 25 раз
- Потери кандидатов: с 18% до 4%
- Экономия на курьерах: 120,000 тг/мес
Как мы показывали в статье про сеть кинотеатров, устранение географических барьеров критично для распределённого бизнеса.
Способ 2: Автоматизировать рутинные операции
40-60% времени при оформлении уходит на рутинные действия, которые компьютер делает быстрее человека.
Что можно автоматизировать
Рутинная операция 1: Заполнение документов
Вручную:
- HR открывает шаблон в Word
- Копирует данные из email/таблицы
- Вставляет ФИО, ИИН, должность, оклад
- Проверяет на ошибки
- Время: 15-20 минут на документ
Автоматически:
- HR вводит данные один раз в форму
- Система автоматически заполняет все документы
- Трудовой договор, приказ, должностная инструкция
- Данные одинаковые везде (нет разночтений)
- Время: 3-5 минут
Экономия: 12-15 минут на каждого сотрудника
Рутинная операция 2: Проверка данных
Вручную:
- HR проверяет корректность ИИН (визуально)
- Проверяет совпадение ФИО в документах
- Проверяет правильность дат
- Может пропустить ошибку
- Время: 5-7 минут
Автоматически:
- Система проверяет формат ИИН (12 цифр, контрольная сумма)
- Проверяет совпадение данных во всех документах
- Предупреждает о несоответствиях (дата приёма в прошлом и т.д.)
- Не пропускает ошибки
- Время: моментально
Экономия: 5-7 минут + предотвращение ошибок
Рутинная операция 3: Маршрутизация на согласование
Вручную:
- HR распечатывает документ
- Относит руководителю
- Ждёт, пока подпишет
- Забирает
- Несёт кандидату
- Организует встречу
- Время: 2-4 дня
Автоматически:
- Система отправляет уведомления
- Руководитель получает push/email/SMS
- Открывает, подписывает
- Автоматически уходит кандидату
- Время: минуты-часы (зависит от реакции людей)
Экономия: 2-4 дня
Рутинная операция 4: Ввод данных в учётные системы
Вручную:
- HR вручную вводит данные в 1С
- Выбирает должность из справочника
- Указывает оклад, дату приёма
- Может допустить опечатку
- Время: 10-15 минут
Автоматически:
- Интеграция КЭДО с 1С
- После подписания договора данные передаются автоматически
- Никаких опечаток
- Время: 10-30 секунд
Экономия: 10-15 минут + отсутствие ошибок
Рутинная операция 5: Формирование личного дела
Вручную:
- HR распечатывает все документы
- Подшивает в папку
- Маркирует папку
- Кладёт в шкаф в правильное место
- Время: 15-20 минут
Автоматически:
- Все документы автоматически попадают в электронное личное дело
- Систематизированы по типам и датам
- Доступны моментально через поиск
- Время: 0 минут
Экономия: 15-20 минут
Таблица экономии на автоматизации
| Операция | Время вручную | Время автоматически | Экономия |
|---|---|---|---|
| Заполнение документов | 15-20 мин | 3-5 мин | 12-15 мин |
| Проверка данных | 5-7 мин | моментально | 5-7 мин |
| Маршрутизация | 2-4 дня | 2-8 часов | ~3 дня |
| Ввод в 1С | 10-15 мин | 30 сек | 10-15 мин |
| Формирование дела | 15-20 мин | 0 мин | 15-20 мин |
| ИТОГО | ~4 дня | ~8 часов | ×12 раз |
Дополнительный эффект: качество
Автоматизация не только ускоряет, но и улучшает качество:
Отсутствие опечаток:
- Человек может ошибиться при переносе данных
- Компьютер переносит данные абсолютно точно
Консистентность данных:
- В бумажном процессе: ФИО может быть написано по-разному в разных документах
- В автоматизированном: данные одинаковые везде, берутся из одного источника
Соблюдение сроков:
- Система напоминает о дедлайнах
- Нельзя забыть или пропустить
Полнота документов:
- Система не даст закрыть процесс без всех необходимых документов
- В ручном процессе можно забыть какой-то документ
Как мы писали в статье про стоимость одного документа, ошибки в документах обходятся дороже, чем кажется.
Способ 3: Использовать массовые операции
Когда нужно оформить не одного, а 10, 20, 50 человек – индивидуальный подход не масштабируется.
Проблема массового оформления
Ситуация: нужно оформить 30 человек за неделю.
Подход 1: Последовательное оформление
День 1: Оформляем сотрудника №1
День 2: Оформляем сотрудника №2
…
День 30: Оформляем сотрудника №30
При скорости 1 день на человека: 30 дней на всех.
Не успеваем.
Подход 2: Параллельное оформление вручную
Нанимаем 5 HR, каждый оформляет 6 человек.
Проблемы:
- Где взять 5 HR на короткий срок?
- Стоимость: 5 × 300,000 = 1,500,000 тг/мес
- Координация между HR
- Риск разночтений в документах
Подход 3: Массовые операции в КЭДО
Создаём 30 договоров сразу, отправляем всем, собираем подписи.
Скорость: 30 человек за 2-3 дня.
Стоимость: только подписка на систему.
Как работают массовые операции
Шаг 1: Подготовка данных
Собираем данные всех кандидатов в таблицу Excel:
- ФИО
- ИИН
- Должность
- Оклад
- Дата приёма
- Email/телефон
Время: 1-2 часа на 30 человек (параллельно, можно делегировать рекрутерам)
Шаг 2: Массовая загрузка в систему
Импортируем Excel в КЭДО:
- Система автоматически создаёт 30 договоров
- Проверяет корректность данных
- Показывает ошибки, если есть
Время: 10-15 минут
Шаг 3: Групповая отправка на согласование
Выбираем все 30 договоров:
- Отправляем на подпись руководителю (одной кнопкой)
- Руководитель получает список, подписывает пакетом
Время подписания: 30-40 минут для руководителя (просмотр + подпись каждого)
Шаг 4: Массовая отправка кандидатам
После подписи руководителя:
- Автоматически отправляются всем 30 кандидатам
- Каждый получает своё уведомление
- Подписывают в удобное время
Время: подписи приходят в течение 1-2 дней (зависит от кандидатов)
Шаг 5: Автоматическая передача в 1С
По мере подписания каждого договора:
- Данные автоматически уходят в 1С
- Создаются карточки сотрудников
- Никакого ручного труда
Время: моментально
Итого: 30 человек оформлено за 2-3 дня одним HR-специалистом
Реальный кейс: сезонный найм
Ситуация:
Логистическая компания перед Новым годом нанимает 50 курьеров и 20 сотрудников склада.
До КЭДО:
Процесс:
- HR собирали документы у каждого
- Оформляли последовательно
- Привлекали временных HR
- Время: 6 недель
- Стоимость доп HR: 900,000 тг
Проблемы:
- Не все успевали оформить до начала сезона
- 15% кандидатов уходили за время ожидания
- Хаос и стресс
После КЭДО:
Процесс:
- Собрали данные в таблицу
- Массово загрузили в систему
- Отправили на подписание
- Собрали подписи за 3 дня
- Время: 1.5 недели
- Стоимость: только подписка на КЭДО
Результаты:
- Успели оформить всех до сезона
- Потери кандидатов: 3%
- HR-команда не перегружена
Экономия:
- Время: в 4 раза быстрее
- Деньги: 900,000 тг на временных HR не потребовались
- Нервы: HR не выгорели
Дополнительные возможности массовых операций
Массовые кадровые изменения:
Ситуация: индексация зарплаты для 80 сотрудников.
Вручную:
- Создать 80 допсоглашений
- Каждое согласовать и подписать
- Время: 2-3 недели
Массово в КЭДО:
- Загрузить таблицу с новыми окладами
- Сгенерировать 80 допсоглашений
- Отправить на подписание пакетом
- Время: 2-3 дня
Массовые отпуска:
Ситуация: график отпусков на год для 150 сотрудников.
Вручную:
- Собрать заявления от каждого
- Создать приказы
- Подписать
- Время: 3-4 недели
Массово в КЭДО:
- Импортировать график из Excel
- Автоматически создать заявления и приказы
- Собрать подписи
- Время: 1 неделя
Массовые ознакомления с документами:
Ситуация: новые Правила внутреннего трудового распорядка, нужно ознакомить всех 200 сотрудников.
Вручную:
- Распечатать, собрать подписи
- Кто-то в отпуске, кто-то в командировке
- Время: 2-3 месяца (!!)
Массово в КЭДО:
- Загрузить документ в систему
- Отправить всем на ознакомление
- Собрать электронные подписи
- Система показывает: кто ознакомился, кто нет
- Время: 1-2 недели
Комбинация трёх способов: синергия
Максимальный эффект достигается, когда используются все три способа одновременно.
Пример: оформление 20 сотрудников
Только Способ 1 (устранение узких горлышек):
- Время оформления одного: 3 дня вместо 14
- Время оформления 20: 60 дней последовательно или 12 дней параллельно (5 HR)
Способ 1 + Способ 2 (+ автоматизация):
- Время оформления одного: 8 часов вместо 3 дней
- Время оформления 20: 160 часов последовательно или 2 недели параллельно
Способ 1 + Способ 2 + Способ 3 (+ массовые операции):
- Подготовка данных: 2 часа
- Создание 20 договоров: 20 минут
- Подписание руководителем: 1 час
- Подписание кандидатами: 1-2 дня
- Передача в 1С: автоматически
- Итого: 2-3 дня для 20 человек одним HR
Сравнение:
| Метод | Время для 20 чел | HR нужно | Стоимость (условная) |
|---|---|---|---|
| Вручную | 60 дней | 1 | 1x |
| Параллельно вручную | 12 дней | 5 | 5x |
| Способ 1 | 12 дней | 5 | 5x |
| Способ 1+2 | 14 дней | 2 | 2x |
| Способ 1+2+3 | 2-3 дня | 1 | 0.3x |
Ускорение: в 20-30 раз
Экономия: 70%
Главный инсайт: скорость – это не про спешку, это про правильный процесс
Многие думают: быстрое оформление = халтура, пропущенные проверки, ошибки.
Реальность обратная:
Медленное оформление = много ручной работы = высокий риск ошибок.
Быстрое автоматизированное оформление = меньше ручной работы = меньше ошибок.
Парадокс:
Автоматизация не только ускоряет в 10 раз, но и повышает качество.
Почему:
Компьютер не устаёт:
- Человек после 5-го договора за день начинает ошибаться
- Компьютер создаёт 50-й с той же точностью, что и первый
Компьютер не пропускает шаги:
- Человек может забыть какой-то документ
- Система не даст закрыть процесс без всех документов
Компьютер проверяет данные:
- Человек может не заметить неправильный ИИН
- Система мгновенно проверяет формат и выдаёт ошибку
Как мы показывали в статье про путь от бумаги к digital, правильная автоматизация повышает и скорость, и качество одновременно.
Готовы ускорить оформление кадров в 10 раз? Запишитесь на демо Doodocs HR – покажем реальный процесс оформления от создания договора до подписания за 8 часов, дадим попробовать самостоятельно создать тестовый договор, проанализируем ваши текущие узкие горлышки, покажем как массовые операции работают на практике. Первые сотрудники могут быть оформлены через систему уже на следующей неделе.
