В августе 2025 года мне позвонил финансовый директор торговой сети на 150 сотрудников:
“Дагар, HR просит бюджет на внедрение КЭДО. Я смотрю цифры – 120-150 тысяч тенге в месяц. Это дорого. Мы сейчас на документы тратим максимум 30-40 тысяч.”
Я попросил его посчитать честно. Не только бумагу и картриджи, но и время людей, хранение, логистику, ошибки. Через два дня он перезвонил: “Чёрт. Мы тратим 580 тысяч в месяц. Я просто не видел большую часть затрат.”
Через месяц они внедрили КЭДО. Сейчас, полгода спустя, их затраты на кадровый документооборот – 165 тысяч в месяц (подписка + минимальное время HR). Экономия: 415 тысяч ежемесячно или почти 5 миллионов в год.
Эта статья – о том, сколько РЕАЛЬНО стоит КЭДО. Не только подписка, но и все сопутствующие затраты. И сколько стоит НЕ внедрять КЭДО.
Структура затрат: из чего складывается стоимость КЭДО
Многие думают: стоимость КЭДО = подписка на систему. Это неполная картина.
Полная стоимость владения (TCO) включает:
Подписка на систему (основная статья) Внедрение (одноразово) Обучение (одноразово + периодически) Интеграции (одноразово, зависит от сложности) Поддержка (обычно включена в подписку) Время на администрирование (постоянно)
Разберём каждую статью детально.
1. Подписка на систему
Это основная и постоянная статья расходов.
Модели ценообразования:
По количеству сотрудников (самая распространённая):
- Тарифные планы с диапазонами
- Чем больше сотрудников, тем ниже стоимость на человека
- Обычно оплата ежемесячно или ежегодно
По количеству документов:
- Платите за каждый созданный документ
- Может быть невыгодно при высокой текучке
- Редко используется для КЭДО
По количеству активных пользователей:
- Платите за каждого HR-специалиста в системе
- Может быть выгодно для больших компаний с маленьким HR
Типичные тарифы для компаний 100+ сотрудников (Казахстан, 2025-2026):
Doodocs HR (специализированная КЭДО):
- 100-200 сотрудников: 90,000 – 120,000 тг/мес
- 200-400 сотрудников: 120,000 – 180,000 тг/мес
- 400-600 сотрудников: 180,000 – 250,000 тг/мес
- 600+ сотрудников: индивидуальный расчёт
Универсальные ЭДО системы с HR-модулем:
- Обычно на 20-30% дороже специализированных
- Но если используете для всей компании (не только HR) – может быть выгоднее
Что входит в подписку (стандартно):
Неограниченное количество документов Хранилище (обычно 100-200 ГБ) Базовая техподдержка (email, чат) Обновления системы Обновление шаблонов при изменении законодательства Базовое обучение Стандартные отчёты
Что может оплачиваться отдельно:
Дополнительное хранилище (если превысили лимит) Приоритетная поддержка Персональный менеджер Дополнительные модули (если есть) Кастомизация отчётов
Скидки:
Годовая оплата: обычно 10-15% скидка vs ежемесячной Многолетние контракты: до 20% скидка Крупные компании: индивидуальные условия
2. Внедрение
Одноразовые затраты на запуск системы.
Что входит во внедрение:
Базовое (обычно включено):
- Загрузка базы сотрудников
- Настройка организационной структуры
- Адаптация базовых шаблонов документов
- Настройка стандартных маршрутов согласования
- Обучение HR-команды (2-4 часа)
Расширенное (может оплачиваться отдельно):
- Глубокая кастомизация шаблонов
- Сложные маршруты согласования
- Настройка интеграции с 1С
- Обучение всех пользователей
- Миграция данных из старой системы
Стоимость внедрения:
Базовое (самостоятельно с помощью вендора):
- 0 – 50,000 тг
- Обычно включено в первый месяц подписки
Стандартное (вендор помогает активно):
- 100,000 – 300,000 тг
- Для компаний 100-300 сотрудников
Комплексное (под ключ):
- 300,000 – 800,000 тг
- Для компаний 300+ сотрудников или со сложной спецификой
Сроки внедрения:
Базовое: 1-2 недели Стандартное: 2-4 недели Комплексное: 4-8 недель
Как мы показывали в статье про с чего начать, правильное внедрение за 6 недель даёт лучший результат, чем спешное за неделю.
3. Обучение пользователей
Люди должны уметь пользоваться системой.
Первичное обучение (при внедрении):
HR-команда:
- Групповая сессия: 2-4 часа
- Практикум: 2-4 часа
- Стоимость: обычно включено во внедрение
Руководители:
- Короткая демо-сессия: 30-60 минут
- Стоимость: включено
Сотрудники:
- Видео-инструкции + FAQ
- Стоимость: включено
Повторное обучение:
При приходе новых HR-специалистов:
- Индивидуальное обучение: 2-3 часа
- 20,000 – 40,000 тг за сессию (если платно)
При добавлении новых функций:
- Вебинар для всех: обычно бесплатно
Материалы для самообучения:
Видео-туториалы База знаний FAQ Шпаргалки
Обычно включены в подписку и регулярно обновляются.
4. Интеграции
Связь КЭДО с другими системами компании.
Интеграция с 1С (критично для 90% компаний):
Готовый коннектор (стандартная конфигурация 1С):
- Настройка: 1-2 дня
- Стоимость: 50,000 – 150,000 тг
- Включает: синхронизация данных, передача документов
API-интеграция (кастомная конфигурация 1С):
- Разработка: 1-2 недели
- Стоимость: 150,000 – 400,000 тг
- Требует программиста со стороны 1С
Другие интеграции (опционально):
Корпоративная почта (Outlook, Gmail):
- 30,000 – 80,000 тг
Системы контроля доступа:
- 80,000 – 200,000 тг
Системы учёта рабочего времени:
- 100,000 – 250,000 тг
ATS (системы рекрутинга):
- 80,000 – 180,000 тг
Важно: интеграции – это одноразовые затраты при внедрении. Потом они просто работают.
5. Техподдержка
Помощь при возникновении проблем и вопросов.
Базовая поддержка (включена в подписку):
Каналы: email, чат в системе Время ответа: 2-4 часа Часы работы: рабочие дни 9:00-18:00 Решение проблем: 1-2 рабочих дня
Расширенная поддержка (может быть платной):
Приоритетная линия: телефон, мессенджеры Время ответа: 30-60 минут Часы работы: расширенные (8:00-20:00) или 24/7 Решение критичных проблем: в день обращения Персональный менеджер
Стоимость: +20,000 – 50,000 тг/мес к подписке
На практике:
Для компаний 100-300 сотрудников базовой поддержки достаточно Для компаний 300+ может быть полезна расширенная
6. Администрирование системы
Кто-то должен управлять системой на стороне компании.
Задачи администратора:
Добавление новых пользователей (при найме) Удаление пользователей (при увольнении) Корректировка прав доступа Настройка новых шаблонов (при необходимости) Обновление организационной структуры Мониторинг работы интеграций
Время:
Небольшая компания (100-200 сотрудников): 2-4 часа в месяц Средняя компания (200-400 сотрудников): 4-8 часов в месяц Крупная компания (400+): 8-15 часов в месяц
Кто делает:
Обычно это задача HR-специалиста или HR-директора Не требует технических знаний При наличии IT-отдела можно делегировать им
Стоимость:
Если делает HR (почасовая ставка ~2,000 тг):
- Малая: 4,000 – 8,000 тг/мес
- Средняя: 8,000 – 16,000 тг/мес
- Крупная: 16,000 – 30,000 тг/мес
Это скрытая статья, но её нужно учитывать.
Полная стоимость владения: расчёт для разных размеров компаний
Соберём всё вместе и посчитаем TCO (Total Cost of Ownership) на первый год и последующие годы.
Компания на 150 сотрудников (пример):
| Статья | Первый год | Последующие годы |
|---|---|---|
| Подписка | 100,000 × 12 = 1,200,000 | 1,200,000 |
| Внедрение | 200,000 (одноразово) | 0 |
| Обучение | Включено | 0 |
| Интеграция с 1С | 100,000 (одноразово) | 0 |
| Администрирование | 6,000 × 12 = 72,000 | 72,000 |
| Дополнительное обучение | 40,000 | 40,000 |
| ИТОГО | 1,612,000 | 1,312,000 |
| В месяц | 134,333 | 109,333 |
Компания на 300 сотрудников (пример):
| Статья | Первый год | Последующие годы |
|---|---|---|
| Подписка | 150,000 × 12 = 1,800,000 | 1,800,000 |
| Внедрение | 300,000 (одноразово) | 0 |
| Обучение | Включено | 0 |
| Интеграция с 1С | 150,000 (одноразово) | 0 |
| Администрирование | 10,000 × 12 = 120,000 | 120,000 |
| Дополнительное обучение | 60,000 | 60,000 |
| Расширенная поддержка | 30,000 × 12 = 360,000 | 360,000 |
| ИТОГО | 2,790,000 | 2,340,000 |
| В месяц | 232,500 | 195,000 |
Компания на 500 сотрудников (пример):
| Статья | Первый год | Последующие годы |
|---|---|---|
| Подписка | 220,000 × 12 = 2,640,000 | 2,640,000 |
| Внедрение | 500,000 (одноразово) | 0 |
| Обучение | Включено | 0 |
| Интеграции | 300,000 (одноразово) | 0 |
| Администрирование | 20,000 × 12 = 240,000 | 240,000 |
| Дополнительное обучение | 80,000 | 80,000 |
| Расширенная поддержка | 50,000 × 12 = 600,000 | 600,000 |
| Кастомизация | 200,000 | 50,000/год |
| ИТОГО | 4,560,000 | 3,610,000 |
| В месяц | 380,000 | 300,833 |
Ключевые наблюдения:
Первый год дороже из-за внедрения и интеграций (одноразовые затраты) Со второго года стоимость снижается на 20-30% Чем больше компания, тем ниже стоимость на одного сотрудника Для 150 сотрудников: ~730 тг на человека в месяц (после первого года) Для 300: ~650 тг/человек/мес Для 500: ~602 тг/человек/мес
Сравнение: КЭДО vs бумажный документооборот
Теперь самое интересное: сравнение с текущими затратами.
Компания на 150 сотрудников:
Бумажный документооборот (текущее состояние):
| Статья | Стоимость в месяц |
|---|---|
| Материалы (бумага, картриджи) | 45,000 |
| Логистика (курьеры) | 30,000 |
| Аренда архива (15 кв.м × 6,000) | 90,000 |
| Время HR (100 ч × 2,200) | 220,000 |
| Время руководителей (6 ч × 5,000) | 30,000 |
| Время сотрудников (подписание) | 40,000 |
| Ошибки и переделки | 15,000 |
| ИТОГО | 470,000 |
КЭДО:
Подписка + администрирование: 109,333 тг/мес (после первого года)
Экономия: 360,667 тг/мес или 4,328,000 тг/год
ROI первого года:
- Инвестиции: 1,612,000 тг
- Экономия за год: 4,328,000 тг
- ROI: 268%
- Окупаемость: 3.7 месяца
Компания на 300 сотрудников:
Бумажный документооборот:
| Статья | Стоимость в месяц |
|---|---|
| Материалы | 76,000 |
| Логистика | 51,000 |
| Аренда архива (25 кв.м × 6,000) | 150,000 |
| Время HR (170 ч × 2,200) | 374,000 |
| Время руководителей (12 ч × 5,000) | 60,000 |
| Время сотрудников | 75,000 |
| Ошибки и переделки | 26,000 |
| ИТОГО | 812,000 |
КЭДО:
Подписка + поддержка + администрирование: 195,000 тг/мес
Экономия: 617,000 тг/мес или 7,404,000 тг/год
ROI первого года:
- Инвестиции: 2,790,000 тг
- Экономия за год: 7,404,000 тг
- ROI: 265%
- Окупаемость: 3.8 месяца
Детальный расчёт стоимости бумажного документооборота есть в статье КЭДО vs бумага.
Скрытые выгоды: что нельзя выразить в тенге
Есть выгоды, которые сложно измерить в деньгах, но они реальны.
1. Возможность масштабироваться
Бумажный документооборот: рост компании в 2 раза требует роста HR-команды в 2 раза.
КЭДО: рост компании не требует пропорционального роста HR. Команда из 2 HR может обслуживать и 200, и 400 сотрудников.
Ценность: возможность расти без ограничений со стороны HR-процессов. Как мы показывали в статье про признаки, что HR тормозит рост, это может быть критично для растущих компаний.
2. Снижение потерь кандидатов
Бумажное оформление: 10-14 дней. Многие кандидаты за это время уходят к конкурентам.
КЭДО: оформление за день. Кандидаты не успевают передумать.
Ценность: каждый сохранённый кандидат – это 150-200 тысяч тенге экономии на повторном рекрутинге. При 20 наймах в месяц и снижении потерь с 15% до 3% – это экономия 7.2 миллиона в год.
3. Улучшение employer brand
Быстрое, современное оформление – это сигнал: компания технологична и заботится о людях.
Медленное, бумажное оформление – сигнал обратный.
Ценность: сложно измерить, но влияет на привлекательность компании на рынке труда.
4. Снижение стресса HR-команды
Работа с бумагами 80% времени – это стресс и выгорание. Работа с людьми 80% времени – это удовлетворение.
Ценность: снижение текучки в HR-отделе, более высокая вовлечённость, лучшее качество работы.
5. Готовность к проверкам
С бумагой проверка – это стресс. Нужно найти все документы, проверить наличие подписей, надеяться что ничего не потеряно.
С КЭДО проверка – спокойствие. Все документы в системе, все подписи на месте, всё легко предоставить.
Ценность: снижение рисков штрафов, экономия нервов.
6. Данные для принятия решений
Бумага не даёт аналитики. КЭДО даёт дашборды с метриками.
Ценность: возможность принимать решения на основе данных вместо интуиции.
Как снизить стоимость внедрения
Если бюджет ограничен, есть способы снизить затраты без потери качества.
1. Поэтапное внедрение
Не автоматизируйте все процессы сразу.
Первый этап (минимальный бюджет):
- Только приём на работу и увольнение
- Базовые шаблоны без кастомизации
- Стандартные маршруты согласования
- Обучение своими силами
Стоимость: минимальная подписка + минимальное внедрение
Результат: 50-60% экономии времени уже на этом этапе
Следующие этапы: добавлять постепенно по мере освоения и появления бюджета.
2. Самостоятельная настройка
Многие системы позволяют настраивать самостоятельно:
- Загрузить базу сотрудников из Excel
- Использовать готовые шаблоны без адаптации
- Настроить простые маршруты согласования
- Обучить команду по видео-туториалам
Экономия на внедрении: 100-250 тысяч тенге
Требует: времени и готовности разбираться.
3. Отложить сложные интеграции
На старте можно обойтись без интеграции с 1С:
- Создавать документы в КЭДО
- Вручную переносить данные в 1С (пока объём небольшой)
- Настроить интеграцию позже, когда появится бюджет
Экономия: 100-300 тысяч тенге единоразово
Подходит для: компаний с небольшим объёмом документооборота.
4. Годовая оплата
Большинство вендоров дают скидку 10-15% при оплате за год вперёд вместо помесячной.
Для подписки 150,000 тг/мес:
- Помесячно: 1,800,000 тг/год
- Годом: 1,530,000 тг/год (-15%)
- Экономия: 270,000 тг
Требует: наличия бюджета сразу.
5. Начать с меньшего функционала
Некоторые вендоры предлагают тарифы с ограниченным функционалом:
- Базовые документы (без дополнительных модулей)
- Ограниченное хранилище
- Стандартная поддержка
Может быть на 20-30% дешевле полного тарифа.
По мере роста можно перейти на более полный тариф.
Частые вопросы о стоимости
Вопрос 1: Можно ли попробовать бесплатно?
Большинство вендоров предлагают:
- Бесплатное демо (посмотреть систему)
- Тестовый период 7-14 дней (поработать реально)
- Пилот на ограниченном функционале
Doodocs HR: бесплатная демо-версия + возможность тестового доступа на 2 недели.
Вопрос 2: Что если нам не подойдёт?
Смотрите условия расторжения в договоре:
- Notice period (обычно 30 дней)
- Штрафы за досрочное расторжение (часто нет при помесячной оплате)
- Возврат средств за неиспользованный период
Выбирайте помесячную оплату в первый год – меньше риски.
Вопрос 3: Растут ли цены?
Вендоры могут индексировать цены:
- Обычно раз в год
- Обычно не больше инфляции
- С уведомлением за 30-60 дней
Это нормальная практика. Защититесь многолетним контрактом с фиксированной ценой (если уверены в вендоре).
Вопрос 4: Что происходит при росте компании?
При росте количества сотрудников:
- Переходите на следующий тарифный план
- Стоимость растёт, но не пропорционально (есть экономия от масштаба)
- Обычно можно перейти в любой момент
Пример: росли со 150 до 250 сотрудников
- Было: 100,000 тг/мес
- Стало: 140,000 тг/мес (+40%)
- Рост сотрудников: +67%
Вопрос 5: Есть ли скрытые платежи?
Читайте договор внимательно. Могут быть доплаты за:
- Превышение лимита хранилища
- Дополнительные модули
- Приоритетную поддержку
- Кастомизацию
- Обучение сверх базового
Всё это должно быть прописано. Если непонятно – спрашивайте до подписания.
Главный инсайт: КЭДО – это не расход, это инвестиция с ROI 250-400%
Многие воспринимают КЭДО как расход: “Мы будем тратить 150 тысяч в месяц.”
Правильное восприятие: это инвестиция с возвратом 250-400% в первый год.
Расчёт для компании на 200 сотрудников:
Инвестиции в первый год: 1,900,000 тг Экономия за первый год: 5,700,000 тг ROI: 300%
Каждый вложенный тенге возвращается в виде трёх.
Это лучше, чем:
- Банковский депозит (~12% годовых)
- Большинство бизнес-инвестиций
- Расширение офиса или найм людей
Плюс нематериальные выгоды:
- Возможность масштабироваться
- Снижение потерь кандидатов
- Улучшение HR-процессов
- Готовность к будущему
Вопрос не в том, можете ли вы позволить себе КЭДО. Вопрос в том, можете ли вы позволить себе НЕ внедрять КЭДО и продолжать терять сотни тысяч тенге ежемесячно.
Как мы показывали в статье про автоматизацию экономящую 80% времени, выгоды многократно превышают затраты.
Готовы посчитать ROI для вашей компании? Запишитесь на финансовый аудит с Doodocs HR – проанализируем ваши текущие затраты, посчитаем полную стоимость КЭДО, покажем срок окупаемости и ROI. Дадим персональное коммерческое предложение с прозрачными условиями. Первый месяц можно попробовать со скидкой 50%.
