В мае 2025 года мне позвонил HR-директор торговой сети:
“Дагар, мы решили внедрять КЭДО. Посмотрели демо пяти разных систем. Все показывают примерно одно и то же, все говорят, что они лучшие. Как выбрать? На что смотреть?”
Я ответил вопросом: “А что для вас важнее: чтобы система умела делать 100 разных вещей, или чтобы 10 главных вещей она делала идеально?”
Он задумался. Через час мы встретились, и я показал ему framework выбора системы. Не список функций из 50 пунктов, а 7 критичных критериев, которые реально определяют успех внедрения.
Через неделю он принял решение. Выбрал не ту систему, которая была дешевле или имела больше функций. Выбрал ту, которая набрала максимум баллов по этим 7 критериям.
Сейчас, полгода спустя, их система работает стабильно, HR довольны, проблем нет. А ведь могло быть иначе – как у их конкурента, который выбирал по другим принципам и теперь переделывает внедрение.
В этой статье – те самые 7 критериев выбора системы КЭДО, которые я использую для консультирования клиентов.
Почему большинство выбирают неправильно
Прежде чем говорить о критериях, давайте разберём типичные ошибки выбора.
Ошибка 1: Выбор по количеству функций
“У системы А есть 47 функций, а у системы Б только 23. Значит А лучше.”
На практике вы будете использовать 8-10 функций. Остальные 37 в системе А будут просто занимать место в меню и усложнять интерфейс.
Как мы показывали в статье про функции, которые реально используются, 80% активности приходится на 5 функций из 23 доступных.
Больше функций ≠ лучше. Иногда меньше функций, но сделанных идеально – это выигрышная стратегия.
Ошибка 2: Выбор по цене
“Система А стоит 100 000 тг в месяц, система Б – 180 000. Возьмём А, сэкономим.”
Забывают посчитать полную стоимость владения:
- Время на внедрение (дольше = дороже)
- Стоимость обучения пользователей
- Стоимость кастомизации
- Стоимость технической поддержки
- Потери от неудобного интерфейса
Часто “дешёвая” система в итоге обходится дороже за счёт скрытых затрат.
Ошибка 3: Выбор по бренду
“Это международная компания с офисами в 50 странах. Значит, надёжно.”
Большой бренд не гарантирует:
- Что система адаптирована под законодательство РК
- Что поддержка будет быстрой и на русском языке
- Что система понимает специфику казахстанского HR
Иногда локальная специализированная система работает лучше глобального гиганта.
Ошибка 4: Выбор по рекомендации знакомого
“У моего знакомого в компании X стоит система Y, они довольны. Возьмём такую же.”
Не учитывают:
- Разный размер компаний
- Разная специфика бизнеса
- Разные процессы
- Разный уровень технической зрелости команды
То, что работает для IT-компании на 50 человек, может не подойти для производства на 500.
Правильный подход:
Выбирать системно, по критериям, которые важны именно для вашей компании и ваших процессов.
Критерий 1: Специализация системы
Первый и самый важный вопрос: это универсальная система или специализированная для HR?
Универсальное ЭДО:
Может подписывать любые документы: договоры с контрагентами, акты, накладные, кадровые документы, внутренние согласования.
Плюсы:
- Один продукт для всех типов документов
- Можно закрыть разные потребности компании
Минусы:
- Нет готовых шаблонов кадровых документов
- Не учитывает специфику HR-процессов
- Настройка под кадровый учёт занимает месяцы
- Интерфейс не оптимизирован для HR-задач
- Нет автоматического обновления при изменениях ТК РК
Специализированная система для кадрового учёта (КЭДО):
Заточена под HR-процессы: приём, увольнение, отпуска, кадровые изменения.
Плюсы:
- Готовые шаблоны всех кадровых документов
- Интерфейс понятен HR-специалистам интуитивно
- Быстрое внедрение (2-4 недели вместо 2-3 месяцев)
- Автоматическое обновление шаблонов при изменении законодательства
- Поддержка понимает HR-специфику
Минусы:
- Работает только с кадровыми документами
- Для других типов документов нужно другое решение
Как выбрать:
Если вам нужен документооборот для всей компании (закупки, продажи, внутренние согласования + кадры) – смотрите универсальное ЭДО.
Если нужен именно кадровый документооборот – берите специализированную систему. Она закроет задачу в 3-5 раз быстрее и удобнее.
Как мы объясняли в статье про фокус на HR, специализация даёт огромное преимущество.
Проверка критерия:
Задайте вопрос продавцу: “Сколько у вас клиентов используют систему именно для кадрового учёта?”
Если больше 70% – система специализированная, даже если формально позиционируется как универсальная.
Если меньше 30% – это универсальное ЭДО с модулем для кадров.
Критерий 2: Удобство интерфейса
Самая функциональная система бесполезна, если пользователи не могут разобраться, как ей пользоваться.
На что смотреть:
Интуитивность:
- Можете ли вы понять, как создать документ, не читая инструкцию?
- Логична ли навигация?
- Понятны ли названия кнопок и разделов?
Тест: дайте систему человеку, который видит её впервые. Засеките время, за которое он создаст и отправит документ. Если больше 5 минут – интерфейс не интуитивный.
Минимализм:
- Нет ли лишних кнопок и пунктов меню?
- Не перегружен ли экран информацией?
- Легко ли найти нужную функцию?
Как мы описывали в статье про ошибку с одной кнопкой, каждая лишняя кнопка усложняет интерфейс.
Скорость:
- Сколько кликов нужно для создания документа?
- Быстро ли загружаются страницы?
- Нет ли лагов и зависаний?
Цель: создание стандартного документа должно занимать 2-3 минуты максимум.
Мобильная версия:
- Удобно ли согласовывать с телефона?
- Адаптирован ли интерфейс под маленький экран?
- Работает ли всё так же быстро, как на компьютере?
Это критично, потому что руководители будут согласовывать в основном с телефонов.
Как проверить:
На демо попросите:
- Создать трудовой договор от начала до конца
- Найти документ в архиве по фамилии сотрудника
- Посмотреть статус документа: кто согласовал, кто нет
- Показать, как выглядит согласование на телефоне
Засеките время. Оцените, насколько это было легко и понятно.
Попросите продавца дать доступ на тестирование на 1-2 дня. Дайте систему 2-3 HR-специалистам, пусть попробуют реальные задачи.
Критерий 3: Скорость и качество внедрения
Время от подписания договора до полноценной работы в системе.
На что смотреть:
Стандартный срок внедрения:
Быстро (2-4 недели):
- Готовые шаблоны документов
- Простая настройка маршрутов
- Готовые интеграции
- Минимум кастомизации
Средне (1-2 месяца):
- Нужна адаптация шаблонов
- Сложные маршруты согласования
- Интеграция требует настройки
- Некоторая кастомизация
Долго (3+ месяца):
- Всё делается с нуля
- Сложная кастомизация
- Уникальные интеграции
- Много ручной работы
Для КЭДО оптимальный срок – 2-4 недели. Если вендор говорит, что нужно 3 месяца – что-то не так.
Что входит во внедрение:
Минимальный пакет:
- Загрузка базы сотрудников
- Настройка шаблонов (базовая адаптация)
- Настройка маршрутов согласования
- Обучение HR-команды (2-4 часа)
- Техническая поддержка первый месяц
Расширенный пакет:
- Глубокая кастомизация шаблонов
- Интеграция с 1С
- Обучение всех пользователей
- Миграция данных из старой системы
- Настройка дополнительных модулей
Кто делает внедрение:
Самостоятельно:
- Вы настраиваете всё сами по инструкциям
- Плюс: бесплатно или дёшево
- Минус: долго, высок риск ошибок
Вендор помогает:
- Выделенный менеджер по внедрению
- Помогает с настройкой
- Проводит обучение
- Плюс: быстрее, профессиональнее
- Минус: может быть платно
Вендор делает под ключ:
- Делают всё за вас
- Вы только даёте информацию
- Плюс: максимально быстро и качественно
- Минус: обычно дороже
Как проверить:
Спросите у вендора:
- Сколько занимает внедрение для компании нашего размера?
- Что конкретно входит в стоимость внедрения?
- Кто будет нашим менеджером по внедрению?
- Можете показать timeline внедрения по неделям?
- Что происходит, если внедрение затягивается?
Попросите контакты 2-3 клиентов, которые внедрили недавно. Позвоните им, спросите:
- Сколько реально заняло внедрение?
- Что было сложно?
- Помогал ли вендор?
- Что бы сделали по-другому?
Как мы показывали в статье про с чего начать внедрение, правильный план внедрения – это 6 недель от старта до полноценной работы.
Критерий 4: Интеграция с 1С и другими системами
КЭДО не работает в вакууме. Она должна взаимодействовать с другими системами компании.
Ключевая интеграция: 1С
90% компаний в Казахстане ведут кадровый учёт в 1С. Без интеграции с 1С вам придётся вводить данные дважды: в КЭДО и в 1С.
Что должно синхронизироваться:
Из КЭДО в 1С:
- Данные новых сотрудников после подписания договора
- Кадровые изменения (переводы, изменения окладов)
- Отпуска с датами
- Увольнения с датами и основаниями
Из 1С в КЭДО:
- База текущих сотрудников
- Организационная структура
- Изменения данных сотрудников
Типы интеграции:
Готовый коннектор:
- Настраивается за 1-2 дня
- Работает со стандартными конфигурациями 1С
- Не требует программистов
- Синхронизация автоматическая
- Плюс: быстро и просто
- Минус: может не работать с кастомной 1С
API-интеграция:
- Настраивается 1-2 недели
- Работает с любыми конфигурациями
- Требует программиста со стороны 1С
- Полный контроль над синхронизацией
- Плюс: гибкость
- Минус: дороже и дольше
Обмен файлами:
- Экспорт/импорт через Excel
- Ручная или полуавтоматическая синхронизация
- Плюс: работает всегда
- Минус: требует ручной работы
Как проверить:
Спросите у вендора:
- Какие конфигурации 1С вы поддерживаете?
- Сколько стоит настройка интеграции?
- Сколько времени это занимает?
- Как часто синхронизируются данные?
- Что делать при ошибках синхронизации?
Узнайте, какая конфигурация 1С у вас. Спросите, есть ли у вендора опыт интеграции с такой конфигурацией.
Другие важные интеграции:
Корпоративная почта:
- Автоматические уведомления на email
- Создание почтовых ящиков для новых сотрудников
Системы контроля доступа:
- Автоматическое создание пропусков
- Отключение доступа при увольнении
Системы учёта рабочего времени:
- Передача данных о графиках работы
- Получение данных о фактически отработанном времени
ATS (системы рекрутинга):
- Импорт данных кандидатов после оффера
- Передача данных об оформлении обратно
Не все интеграции нужны сразу. Но важно, чтобы система имела API и возможность интеграции в будущем.
Критерий 5: Техподдержка и обучение
Даже самая удобная система иногда даёт сбои. Критично, как быстро их решают.
Каналы поддержки:
Чат в системе:
- Пишете вопрос прямо из интерфейса
- Плюс: удобно, быстро
- Должен отвечать в течение 1-2 часов
Телефон:
- Звоните по горячей линии
- Плюс: можно объяснить сложную проблему
- Должен отвечать в течение 5 минут
Email:
- Пишете детальное описание проблемы
- Плюс: можно приложить скриншоты
- Должен отвечать в течение 4 часов
Telegram/WhatsApp:
- Быстрые вопросы в мессенджер
- Плюс: самый быстрый способ
- Должен отвечать в течение 30 минут
Личный менеджер:
- Для крупных клиентов выделенный специалист
- Знает специфику вашей компании
- Помогает не только с техническими вопросами
Время ответа:
Критичные проблемы (система не работает):
- Ответ в течение 15 минут
- Решение в течение 2 часов
- Доступность 24/7
Некритичные проблемы (что-то неудобно):
- Ответ в течение 2 часов
- Решение в течение 24 часов
- В рабочие часы
Вопросы и консультации:
- Ответ в течение 4 часов
- В рабочие часы
Обучение пользователей:
Первичное обучение (при внедрении):
- Групповая сессия для HR-команды (2-3 часа)
- Демо для руководителей (30-40 минут)
- Инструкции для сотрудников
Материалы для самостоятельного обучения:
- Видео-туториалы (3-5 минут каждый)
- База знаний со статьями
- FAQ по типичным вопросам
- Шпаргалки (1-2 страницы)
Повторное обучение:
- При добавлении новых функций
- При приходе новых HR-специалистов
- Должно быть бесплатным
Как проверить:
Спросите у вендора:
- Какие каналы поддержки доступны?
- Какое время ответа гарантируется?
- Что входит в стоимость, что оплачивается отдельно?
- Работает ли поддержка в выходные?
Проверьте реально:
- Напишите в чат поддержки на их сайте
- Засеките, как быстро ответят
- Оцените качество ответа
Попросите показать:
- База знаний (есть ли вообще, насколько полная)
- Примеры видео-туториалов
- Шаблоны инструкций для сотрудников
Критерий 6: Безопасность и надёжность
Кадровые документы содержат персональные данные. Утечка или потеря данных – это катастрофа.
Защита данных:
Шифрование:
- При передаче (HTTPS/TLS)
- При хранении (AES-256 или аналог)
- Ключи шифрования отдельно от данных
Резервное копирование:
- Автоматические бэкапы минимум раз в день
- Хранение в географически распределённых дата-центрах
- Возможность восстановления на любой момент времени
Контроль доступа:
- Двухфакторная аутентификация
- Разграничение прав по ролям
- Журналирование всех действий
- Автоматический выход при неактивности
Соответствие стандартам:
- Закон РК “О персональных данных и их защите”
- ISO 27001 (желательно)
- Регулярные аудиты безопасности
Надёжность работы:
Uptime (время доступности):
- Минимум 99.5% (не больше 3.5 часов недоступности в месяц)
- Для критичных систем – 99.9%
Скорость работы:
- Загрузка страниц не более 2 секунд
- Создание документа не более 5 секунд
- Поиск в архиве не более 1 секунды
Резервирование:
- Дублирование серверов
- Автоматическое переключение при сбое
- Независимые дата-центры
Планы восстановления:
- Что происходит при сбое
- Как быстро восстанавливается работа
- Кто отвечает за восстановление
Как проверить:
Спросите у вендора:
- Где физически хранятся данные?
- Как часто делаются бэкапы?
- Какой uptime гарантируется?
- Есть ли сертификаты безопасности?
- Были ли инциденты с утечкой данных?
Изучите договор:
- Какие гарантии uptime прописаны
- Что происходит при нарушении SLA
- Кто отвечает за безопасность данных
Попросите показать:
- Панель статуса системы (видно ли текущий uptime)
- Как работает резервное копирование
- Как выглядит журнал действий пользователей
Критерий 7: Стоимость владения и масштабируемость
Цена подписки – не единственная статья расходов. Считайте полную стоимость владения (TCO).
Прямые расходы:
Подписка на систему:
- Ежемесячный платёж
- Обычно зависит от количества сотрудников
- Типичные тарифы:
- 50-150 сотрудников: 50-80 тыс тг/мес
- 150-400 сотрудников: 120-180 тыс тг/мес
- 400+ сотрудников: индивидуально
Внедрение:
- Одноразовый платёж
- 0-500 тыс тг в зависимости от сложности
- Часто включено в первую подписку
Обучение:
- Первичное обычно включено
- Повторное может быть платным
- 0-100 тыс тг
Кастомизация:
- Настройка специфичных шаблонов
- Уникальные интеграции
- Дополнительные модули
- 0-1 млн тг в зависимости от объёма
Скрытые расходы:
Время на администрирование:
- Кто-то должен управлять системой
- Добавлять новых пользователей
- Настраивать шаблоны
- Решать проблемы
- 2-10 часов в месяц = 5-25 тыс тг
Интеграции:
- Настройка с 1С: 50-200 тыс тг
- Поддержка интеграций: может быть платной
Дополнительное хранилище:
- Если превысили лимит
- Обычно 100 ГБ включено, дальше платно
Стоимость переключения:
- Если решите сменить систему
- Миграция данных, обучение заново
- Может быть очень дорого
Масштабируемость:
Рост количества сотрудников:
- Как меняется цена при росте?
- Есть ли скидки при больших объёмах?
- Нужно ли менять тариф или он гибкий?
Добавление функциональности:
- Можно ли добавить модули позже?
- Сколько это стоит?
- Не придётся ли всё перенастраивать?
Рост нагрузки:
- Справится ли система с ростом в 2-3 раза?
- Не замедлится ли работа?
- Не потребуется ли апгрейд инфраструктуры?
Как проверить:
Посчитайте полную стоимость на 3 года:
Год 1:
- Подписка × 12 месяцев
- Внедрение
- Обучение
- Интеграции
- Кастомизация
Годы 2-3:
- Подписка × 24 месяца
- Поддержка интеграций
- Дополнительное обучение
Добавьте 20% на непредвиденное.
Сравните с экономией от автоматизации (используйте калькулятор из статьи про КЭДО vs бумага).
ROI должен быть положительным за первый год.
Спросите у вендора:
- Что происходит при росте компании?
- Как легко добавить новых пользователей?
- Есть ли скрытые платежи?
- Что входит в подписку, что оплачивается отдельно?
Чек-лист выбора: оцените каждую систему
Составьте таблицу, оцените каждую систему по 7 критериям по шкале от 1 до 5.
Критерий 1: Специализация
- 5 баллов: Специализированная КЭДО
- 3 балла: Универсальное ЭДО с сильным HR-модулем
- 1 балл: Универсальное ЭДО с базовым HR
Критерий 2: Удобство интерфейса
- 5 баллов: Интуитивно понятно, создание документа < 3 минут
- 3 балла: Понятно после обучения, создание < 5 минут
- 1 балл: Сложно разобраться, требует инструкций
Критерий 3: Скорость внедрения
- 5 баллов: 2-4 недели под ключ
- 3 балла: 1-2 месяца с помощью вендора
- 1 балл: 3+ месяца, много ручной работы
Критерий 4: Интеграция с 1С
- 5 баллов: Готовый коннектор, работает с вашей конфигурацией
- 3 балла: API-интеграция, требует настройки
- 1 балл: Нет интеграции или только обмен файлами
Критерий 5: Техподдержка
- 5 баллов: Ответ < 1 часа, несколько каналов, личный менеджер
- 3 балла: Ответ < 4 часов, email и телефон
- 1 балл: Ответ > 24 часов, только email
Критерий 6: Безопасность
- 5 баллов: Сертификаты, 99.9% uptime, резервирование
- 3 балла: Базовая защита, 99.5% uptime
- 1 балл: Нет гарантий безопасности и доступности
Критерий 7: Стоимость владения
- 5 баллов: ROI > 300% за год, прозрачное ценообразование
- 3 балла: ROI 150-300%, есть скрытые платежи
- 1 балл: ROI < 150% или непонятная структура цен
Подсчёт:
Максимум: 35 баллов Рекомендуем выбирать: 28+ баллов Приемлемо: 21-27 баллов Не рекомендуем: < 21 балла
Если две системы набрали близкие баллы, смотрите на те критерии, которые для вас важнее.
Для компании с высокой текучкой важнее скорость внедрения и удобство. Для enterprise с сложной 1С важнее интеграция и техподдержка. Для стартапа важнее цена и масштабируемость.
Три самые частые ошибки финального выбора
Вы оценили системы, лидер определился. Но перед подписанием договора проверьте эти три вещи.
Ошибка 1: Не попросили тестовый доступ
Демо – это одно. Реальное использование – другое.
Попросите у вендора тестовый доступ на 1-2 недели:
- Загрузите реальную базу сотрудников (10-20 человек)
- Создайте реальные документы
- Дайте протестировать HR-команде
- Проверьте мобильную версию
Многие вещи, которые не видны на демо, вылезут при реальном использовании.
Ошибка 2: Не поговорили с клиентами вендора
Продавцы всегда говорят, что у них всё отлично. Клиенты говорят правду.
Попросите контакты 3-5 клиентов:
- Похожего размера с вами
- Из вашей отрасли (желательно)
- Которые внедрили 3-6 месяцев назад
Позвоните им, спросите:
- Что оказалось сложнее, чем ожидали?
- Что приятно удивило?
- Как работает поддержка реально?
- Что бы изменили, если бы выбирали заново?
- Рекомендовали бы эту систему?
Ошибка 3: Не прочитали договор внимательно
В договоре написано всё: что входит в стоимость, гарантии, условия расторжения.
Обратите внимание на:
SLA (Service Level Agreement):
- Какой uptime гарантируется
- Что происходит при нарушении (возврат денег, бесплатный период)
Что входит в подписку:
- Количество пользователей
- Объём хранилища
- Количество документов (если есть лимит)
- Техподдержка
- Обновления
Что оплачивается отдельно:
- Интеграции
- Кастомизация
- Обучение
- Миграция данных
Условия расторжения:
- Можно ли расторгнуть без штрафов
- Какой notice period (обычно 30-60 дней)
- Как происходит выгрузка данных
Изменение цен:
- Может ли вендор поднять цены
- Как часто (обычно не чаще раза в год)
- На сколько (обычно не больше инфляции)
Если что-то непонятно – попросите разъяснений. Если что-то не устраивает – договаривайтесь до подписания, потом поздно.
Главный инсайт: выбирайте не самую крутую систему, а самую подходящую
Самая дорогая система с максимумом функций может быть худшим выбором для вашей компании.
Самая дешёвая система может оказаться дороже в итоге.
Самая популярная система может не подходить под вашу специфику.
Правильный выбор:
Та система, которая:
- Решает ваши конкретные задачи (а не все задачи мира)
- Удобна вашим пользователям (а не выглядит круто на презентации)
- Внедряется быстро (а не обещает золотые горы через полгода)
- Даёт положительный ROI (а не просто модная игрушка)
Как мы показывали в полном руководстве по ЭДО, успех внедрения на 20% зависит от технологии и на 80% от правильного выбора и подхода.
Потратьте время на правильный выбор сейчас. Это сэкономит месяцы переделок и сотни тысяч тенге потом.
Готовы выбрать систему КЭДО? Запишитесь на консультацию с Doodocs HR – поможем оценить вашу ситуацию, покажем систему в действии, дадим тестовый доступ, познакомим с клиентами из вашей отрасли. Вы примете решение на основе фактов, а не рекламных обещаний.
