В феврале 2025 года HR-директор производственной компании на 300 сотрудников позвонил нам с вопросом: “Все говорят про КЭДО. Что это вообще такое и правда ли нам это нужно?”
Мы провели аудит их процессов. Оказалось, что HR-команда из трёх человек тратит 140 часов в месяц на создание, печать, согласование и хранение кадровых документов. Это почти полная занятость одного специалиста только на логистику бумаг.
После внедрения КЭДО это время сократилось до 25 часов в месяц. Освободившиеся 115 часов HR-команда направила на работу с людьми: адаптацию, обучение, работу с текучкой.
КЭДО – это не просто дань моде и не очередная бюрократическая обязанность. Это инструмент, который меняет экономику HR-отдела.
Что такое КЭДО: определение и суть
КЭДО расшифровывается как Кадровый Электронный Документооборот. Это система, которая переводит все процессы работы с кадровыми документами в электронный вид.
Что входит в КЭДО:
Создание кадровых документов – трудовые договоры, приказы, должностные инструкции, заявления
Электронное согласование – маршруты утверждения документов без физического перемещения бумаг
Подписание с помощью ЭЦП – юридически значимая электронная цифровая подпись через eGov Mobile или другие средства
Хранение документов – электронный архив с быстрым поиском и защитой данных
Интеграция с учётными системами – автоматическая передача данных в 1С, ERP, системы расчёта зарплаты
Чем КЭДО отличается от обычного ЭДО:
Обычный ЭДО (электронный документооборот) – это универсальная система для любых документов: договоры с контрагентами, акты, накладные, внутренние согласования.
КЭДО – специализированная система именно для кадровых документов. Она учитывает специфику трудового законодательства, имеет готовые шаблоны кадровых приказов и понимает особенности HR-процессов.
Как мы описывали в статье про наш поворот от универсального ЭДО к HR, специализация даёт огромное преимущество. КЭДО закрывает потребности HR на 95%, в то время как универсальное ЭДО – только на 60-70%.
Правовая основа:
КЭДО в Казахстане полностью легален. Трудовой кодекс РК с 2016 года разрешает вести кадровый учёт в электронном виде. Документы с электронной цифровой подписью имеют такую же юридическую силу, как бумажные.
Как мы разбирали в статье про юридическую силу ЭЦП, судебная практика однозначно на стороне электронных документов. Суды принимают их как полноценные доказательства без вопросов.
Как выглядит работа без КЭДО: типичные проблемы
Чтобы понять ценность КЭДО, нужно увидеть проблемы традиционного бумажного документооборота.
Типичный процесс оформления нового сотрудника без КЭДО:
День 1-2: HR-специалист создаёт документы в Word. Открывает шаблоны, вручную заполняет данные сотрудника: ФИО, ИИН, адрес, должность, оклад. На пакет документов уходит 30-40 минут. При потоке 10 человек в неделю это 5-6 часов чистого времени только на заполнение.
День 3-4: Печать документов, формирование папок для каждого согласующего. Часто оказывается, что картридж кончился или замялась бумага – нужно ждать. Документы готовы к согласованию.
День 5-8: Логистика согласования. HR относит документы руководителю отдела – его нет на месте, придёт завтра. Возвращается на следующий день, забирает подписанные документы. Везёт директору на подпись – директор подписывает пакеты раз в 2-3 дня, когда накапливается достаточно. Если директор в командировке – процесс останавливается на неделю.
День 9-12: Поиск сотрудника для подписи. Новичок работает в офисе, но в разные смены. Нужно поймать момент, когда он на месте. Назначается встреча, сотрудник подписывает документы. Если он забыл прийти или заболел – процесс затягивается.
День 13-14: Сканирование подписанных документов, загрузка в 1С и корпоративную папку, отправка оригиналов в архив. Ещё 2-3 часа работы HR.
Итого: 10-14 дней на оформление одного сотрудника.
Основные проблемы этого процесса:
Время: HR тратит 70-80% рабочего времени на логистику документов вместо работы с людьми.
Ошибки: Ручное заполнение ведёт к опечаткам в ИИН, адресах, суммах. По нашей статистике, 12-15% документов содержат ошибки и требуют переделки.
Потери кандидатов: Как показал кейс логистической компании, медленное оформление приводит к тому, что кандидаты уходят к конкурентам. Компания теряла 30% кандидатов именно из-за долгого оформления.
Затраты: Как мы считали в статье про реальную стоимость бумажного документооборота, один кадровый документ на бумаге обходится в 1600-2000 тенге с учётом рабочего времени, материалов и хранения.
Риски: Сотрудники работают без оформленных документов, что создаёт риски штрафов при проверках.
Невозможность масштабирования: Как мы описывали в статье про признаки, что HR-процессы тормозят рост, бумажный документооборот не масштабируется. Чтобы нанимать в 2 раза больше людей, нужно в 2 раза больше HR-специалистов.
Как работает КЭДО: процесс в электронном виде
Теперь посмотрим, как выглядит тот же процесс оформления сотрудника в КЭДО.
Час 1: HR-специалист открывает систему Doodocs HR. Выбирает нового сотрудника из базы кандидатов или создаёт карточку за 30 секунд, заполнив основные данные.
Выбирает тип документа: “Приём на работу”. Система автоматически подставляет все данные сотрудника во все необходимые документы: трудовой договор, должностную инструкцию, приказ о приёме, согласие на обработку персональных данных.
HR проверяет визуально, что всё корректно. Нажимает “Отправить на согласование”. Весь процесс занимает 2-3 минуты.
Час 2-4: Документы автоматически отправлены всем согласующим одновременно. Руководитель отдела получает уведомление на телефон. Открывает ссылку, видит документы, нажимает “Согласовать” прямо с мобильного. Занимает 1 минуту.
Директор получает уведомление, делает то же самое. Весь цикл согласования занимает 2-4 часа вместо 5-8 дней.
Час 5-6: Сотрудник получает SMS со ссылкой на документы. Открывает на телефоне или компьютере, читает весь пакет. Для подписания сканирует QR-код через eGov Mobile – документы подписаны электронной цифровой подписью. Занимает 5 минут.
Автоматически: После подписания всех сторон данные автоматически передаются в 1С через интеграцию. HR ничего не делает вручную. Документы сохранены в электронном архиве с возможностью поиска за секунды.
Итого: 6-8 часов на полное оформление сотрудника.
Ключевые преимущества:
Скорость в 20-30 раз быстрее бумажного процесса
Удобство: можно подписать с любого устройства, из любой точки мира
Точность: данные вводятся один раз, система автоматически подставляет их во все документы
Прозрачность: HR видит в реальном времени, на каком этапе находится каждый документ
Безопасность: документы нельзя потерять, изменить или подделать после подписания
Экономика КЭДО: считаем выгоду
Многие компании боятся внедрять КЭДО из-за стоимости. Давайте посчитаем реальную экономику на примере компании на 300 сотрудников.
Затраты на бумажный документооборот в месяц:
Рабочее время HR (140 часов × 2500 тг/час): 350 000 тг Материалы (бумага, картриджи, папки): 45 000 тг Курьеры и логистика: 30 000 тг Аренда помещения под архив (20 кв.м × 6000 тг): 120 000 тг Ошибки и переделки: 40 000 тг
Итого: 585 000 тг в месяц или 7 020 000 тг в год
Затраты на КЭДО в месяц:
Подписка Doodocs HR (тариф для 300 сотрудников): 150 000 тг Рабочее время HR (25 часов × 2500 тг/час): 62 500 тг
Итого: 212 500 тг в месяц или 2 550 000 тг в год
Экономия: 372 500 тг в месяц или 4 470 000 тг в год
ROI (окупаемость инвестиций):
Внедрение занимает 1-2 недели и не требует дополнительных затрат Экономия начинается с первого месяца использования Окупаемость фактически мгновенная
Скрытая выгода, которую сложно посчитать:
Возможность масштабироваться без пропорционального роста HR-команды. Как показал кейс, где HR-отдел из 2 человек справляется с нагрузкой на 5], автоматизация освобождает до 85% времени HR-специалистов.
Снижение потерь кандидатов из-за медленного оформления. Каждый потерянный кандидат – это 150-200 тысяч тенге на повторный рекрутинг.
Снижение рисков штрафов при проверках. Штраф за работников без оформленных документов – от 42 000 тг за каждое нарушение.
Улучшение candidate experience. Быстрое оформление создаёт положительное первое впечатление о компании.
КЭДО в 2025 году: что изменилось
Технология КЭДО существует несколько лет, но 2025 год стал переломным для массового внедрения в Казахстане.
Что изменилось на уровне государства:
Развитие eGov Mobile: Приложение стало удобнее, подписание документов занимает секунды. Практически все экономически активные граждане имеют ЭЦП в телефоне.
Обновление ТК РК: Как мы описывали в статье про изменения в законодательстве, в 2025 году вступили новые нормы, которые упрощают электронное оформление дистанционных и гибридных сотрудников.
Цифровизация госуслуг: Государство активно продвигает электронные сервисы. Планируется запуск единой системы электронных больничных, что упростит интеграцию КЭДО с госсистемами.
Что изменилось на уровне бизнеса:
Пандемия изменила восприятие: После COVID-19 компании привыкли работать удалённо и доверять электронным процессам. Страх перед цифровизацией исчез.
Рост стоимости офисных помещений: Аренда в крупных городах дорожает. Освобождение площадей от архивов даёт реальную экономию. Компании ищут способы оптимизировать затраты.
Дефицит HR-специалистов: Найти квалифицированного HR сложнее и дороже. Автоматизация позволяет делать больше меньшими силами.
Конкуренция за таланты: Кандидаты выбирают компании с современными процессами. Быстрое оформление и удобный онбординг – это конкурентное преимущество.
Что изменилось на уровне технологий:
Интеграции стали проще: Раньше интеграция с 1С и другими системами была головной болью. Сейчас есть готовые модули, внедрение занимает дни, а не месяцы.
Мобильность: HR могут работать с системой с телефона. Сотрудники подписывают документы с любого устройства. География перестала быть ограничением.
AI и автоматизация: Системы становятся умнее. Doodocs HR автоматически подставляет данные, проверяет корректность заполнения, предупреждает об ошибках.
Безопасность: Облачные хранилища стали надёжнее. Резервное копирование, шифрование, разграничение доступа – всё это стандарт.
Для кого КЭДО критичен в 2025 году
Не всем компаниям нужна автоматизация кадрового документооборота прямо сейчас. Но есть категории бизнеса, для которых КЭДО из “хорошо бы” превращается в “критично”.
Компании с высокой текучкой кадров:
Ритейл, HoReCa, логистика – отрасли с текучкой 40-60% в год. При таких объёмах найма бумажный документооборот физически не справляется.
Как показал кейс сети кинотеатров, они сократили время оформления с 2 недель до 2 часов. Это позволило нанимать 80 человек за 3 дня перед сезоном.
Территориально распределённые компании:
Бизнес с офисами или точками в разных городах. Везти документы курьером между Алматы и Шымкентом – это 2-4 дня только на логистику.
В кейсе логистической компании региональные менеджеры получили возможность оформлять водителей самостоятельно. Это увеличило скорость найма в 10 раз.
Быстрорастущие компании:
Стартапы и компании в фазе активного роста. Планируют удвоить или утроить команду за год.
Как мы писали в статье про признаки, что HR-процессы тормозят рост, бумажные процессы становятся узким горлышком. КЭДО позволяет масштабироваться без пропорционального роста административных расходов.
Компании с удалёнными сотрудниками:
IT-компании, аутсорсинговые центры, консалтинг – бизнесы, где часть команды работает удалённо или из дома.
Оформление удалённого сотрудника на бумаге – это кошмар. Нужно либо везти документы курьером, либо человек должен приехать в офис специально для подписи. КЭДО решает эту проблему полностью.
Компании, планирующие открывать новые офисы или филиалы:
Каждое открытие требует массового найма. При бумажном документообороте это превращается в многомесячный проект.
С КЭДО открытие филиала в другом городе не влияет на скорость оформления людей. Регионы работают с той же скоростью, что и головной офис.
Компании под давлением контролирующих органов:
Бизнесы в регулируемых отраслях, где часто проходят проверки Трудовой инспекции.
КЭДО снижает риски штрафов: все документы оформлены по актуальным шаблонам, сотрудники не работают без договоров, архив полный и доступен в любой момент.
Мифы о КЭДО, которые мешают внедрению
Несмотря на очевидные преимущества, многие компании откладывают внедрение из-за страхов и заблуждений.
Миф 1: “Это сложно внедрить”
Реальность: Внедрение Doodocs HR занимает 1-2 недели. Загрузка базы сотрудников, настройка шаблонов, обучение команды – всё укладывается в этот срок.
Как мы описывали в статье про три ошибки при внедрении, сложности возникают только когда пытаются автоматизировать всё сразу. Правильный подход – начать с одного процесса (обычно приём на работу), освоить его, потом добавлять остальное.
Миф 2: “Сотрудники не смогут разобраться”
Реальность: Подписание через eGov Mobile интуитивно понятно. Сотрудник получает SMS со ссылкой, открывает документ, сканирует QR-код. Это проще, чем приехать в офис и расписаться на бумаге.
HR-специалистам нужно 1-2 часа обучения, чтобы начать работать в системе. Интерфейс построен так, что основные задачи решаются в 2-3 клика.
Миф 3: “Электронные документы не имеют юридической силы”
Реальность: Это самый распространённый миф, который мы разбирали в статье про юридическую силу ЭЦП. Документы с ЭЦП абсолютно легитимны, принимаются судами и контролирующими органами без вопросов.
Более того, электронные документы надёжнее бумажных – их нельзя подделать или изменить после подписания.
Миф 4: “Это дорого”
Реальность: Как мы считали выше, КЭДО дешевле бумажного документооборота в 2-3 раза. ROI положительный с первого месяца.
Стоимость подписки Doodocs HR для компании на 300 человек – 150 000 тг в месяц. Это меньше, чем зарплата одного HR-специалиста, работу которого система частично заменяет.
Миф 5: “Нужно хранить бумажные копии на всякий случай”
Реальность: Закон не требует хранить бумажные копии электронных документов. Электронный архив с ЭЦП – это полноценный оригинал.
Печатать “на всякий случай” – это лишняя работа, которая не даёт дополнительной юридической защиты. Компании делают это по привычке или из-за непонимания законодательства.
Как начать: пошаговый план внедрения КЭДО
Если вы приняли решение внедрять КЭДО, вот практический план действий.
Шаг 1: Аудит текущих процессов (1-2 дня)
Посчитайте, сколько времени и денег уходит на кадровый документооборот сейчас. Используйте нашу методологию из статьи про стоимость бумажного документооборота.
Определите самые болезненные процессы. Обычно это приём на работу, потому что он самый частый и требует много согласований.
Шаг 2: Выбор системы и тарифа (3-5 дней)
Изучите доступные решения. Запишитесь на демо нескольких систем.
Оцените не только функционал, но и удобство интерфейса. Система должна быть интуитивно понятной – это критично для принятия пользователями.
Выберите тариф под размер компании. У Doodocs есть планы от малого бизнеса до enterprise.
Шаг 3: Внедрение (1-2 недели)
Загрузите базу текущих сотрудников. Обычно это делается через импорт из 1С или Excel.
Настройте шаблоны документов. Базовые шаблоны уже есть в системе, нужно только адаптировать под специфику компании.
Настройте маршруты согласования. Определите, кто и какие документы должен согласовывать.
Проведите обучение HR-команды. Демо-сессия на 1-2 часа, где каждый практикуется создавать и отправлять документы.
Шаг 4: Пилот (2-3 недели)
Начните с одного процесса – оформление новых сотрудников. Все новые наймы идут через систему.
Соберите обратную связь от HR и руководителей. Что непонятно? Что мешает? Что можно улучшить?
Скорректируйте настройки на основе опыта пилота.
Шаг 5: Масштабирование (1-2 месяца)
Постепенно добавляйте другие процессы: увольнения, отпуска, кадровые изменения.
Не торопитесь. Лучше добавлять по одному процессу раз в 2-3 недели, чтобы пользователи успевали привыкнуть.
Как мы писали в статье про ошибки при внедрении, попытка автоматизировать всё сразу – главная причина провалов проектов.
Шаг 6: Оптимизация (постоянно)
Анализируйте метрики: время оформления документов, скорость согласования, количество ошибок.
Ищите узкие места. Может быть, какой-то согласующий всегда задерживает документы – нужно разобраться почему.
Используйте инсайты из статьи про реально используемые функции. Фокусируйтесь на оптимизации частых процессов, а не на добавлении редко нужных функций.
Главный инсайт: КЭДО – это не про технологии
Многие воспринимают КЭДО как очередную IT-систему, которую нужно внедрить. На самом деле это изменение философии работы HR-отдела.
Раньше HR были операторами документов. Создавали бумаги, возили на подписи, складировали в архив. 80% времени уходило на логистику.
КЭДО освобождает HR от рутины. Документы создаются за минуты, согласовываются за часы, хранятся автоматически. Освобождается время для работы с людьми.
HR перестают быть бэк-офисом и становятся бизнес-партнёрами. Занимаются адаптацией, развитием, удержанием талантов, корпоративной культурой – тем, что реально влияет на результаты компании.
Это не просто автоматизация процессов. Это трансформация роли HR в организации.
Компании, которые внедряют КЭДО в 2025 году, получают не только экономию времени и денег. Они получают возможность строить современный HR, который создаёт ценность для бизнеса.
А компании, которые продолжают работать с бумагой, отстают не на несколько лет, а на целую эпоху.
Хотите понять, как КЭДО изменит работу вашего HR-отдела? Запишитесь на демо Doodocs HR – покажем систему в действии, посчитаем экономику для вашего бизнеса и составим план внедрения с учётом специфики вашей компании.
#КЭДО #HRAutomation #HRTech #Doodocs #ЭлектронныйДокументооборот #HR2025 #Цифровизация
