В сентябре 2025 года мне позвонил юрист крупной логистической компании:
“Дагар, мы хотим перейти на электронные трудовые договоры. Но наш генеральный директор боится. Говорит: ‘А вдруг это незаконно? Вдруг суд не примет? Вдруг штраф получим?’ Можешь дать документы, которые его убедят?”
Я отправил ему пакет: выдержки из законов, судебные решения, официальные разъяснения Министерства труда. Через три дня генеральный директор подписал приказ о переходе на электронные договоры.
Прошло полгода. Компания оформила 180 сотрудников электронными договорами. Была проверка Трудовой инспекции – никаких замечаний. Был один судебный спор с уволенным сотрудником – суд принял электронные документы без вопросов, компания выиграла.
“Жаль, что мы так долго боялись,” – сказал мне тот юрист. “Могли начать на год раньше и сэкономить миллионы.”
Эта статья – тот самый пакет документов и разъяснений. Всё о юридических аспектах электронного трудового договора в Казахстане в 2026 году. Со ссылками на законы, судебную практику и официальные разъяснения.
Правовая база: что говорит закон
Начнём с фундамента – что написано в законах Республики Казахстан.
Трудовой кодекс РК
Статья 32. Форма трудового договора
“1. Трудовой договор заключается в письменной форме и составляется в двух экземплярах, один из которых остается у работодателя, а другой – у работника.”
“2. Трудовой договор может быть заключен в форме электронного документа.”
Это ключевая норма. Закон прямо разрешает электронную форму трудового договора.
Статья 33. Подписание трудового договора
“Трудовой договор, заключенный в электронной форме, подписывается электронной цифровой подписью работника и работодателя.”
Закон определяет: электронный договор подписывается ЭЦП обеих сторон.
Статья 35. Вступление трудового договора в силу
“Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено трудовым договором.”
Электронный договор с ЭЦП вступает в силу с момента подписания, как и бумажный.
Что это означает:
Электронный трудовой договор полностью легитимен с 2016 года (когда эти нормы были введены в ТК РК).
Он имеет такую же юридическую силу, как бумажный.
Единственное требование – подписание ЭЦП обеих сторон.
Закон РК “Об электронном документе и электронной цифровой подписи”
Статья 7. Юридическая сила электронного документа
“Электронный документ, удостоверенный электронной цифровой подписью, имеет юридическую силу документа на бумажном носителе, подписанного собственноручной подписью, и может служить письменным доказательством в суде.”
Это фундаментальная норма. Электронный документ с ЭЦП = бумажный документ с подписью ручкой.
Статья 11. Презумпция целостности электронного документа
“Электронный документ, удостоверенный электронной цифровой подписью, считается неизмененным с момента его подписания.”
Это важно: если документ подписан ЭЦП, любое изменение делает подпись недействительной. Невозможно изменить договор после подписания незаметно.
Что это означает:
Электронный трудовой договор с ЭЦП – это полноценный оригинал, не копия.
Он принимается судами как письменное доказательство.
Он защищён от изменений лучше, чем бумажный.
Закон РК “О персональных данных и их защите”
Статья 8. Согласие субъекта персональных данных
“Согласие субъекта персональных данных на сбор и обработку его персональных данных может быть получено в электронной форме.”
Трудовой договор содержит персональные данные. Закон разрешает получать согласие на их обработку в электронной форме.
Статья 16. Обеспечение безопасности персональных данных
“Собственник и (или) оператор базы персональных данных обязаны обеспечить режим защиты персональных данных.”
При работе с электронными договорами нужно обеспечить защиту данных: шифрование, контроль доступа, резервное копирование.
Что можно оформлять электронно (исчерпывающий список)
Не только трудовой договор. Почти все кадровые документы.
Документы, которые законом разрешены в электронной форме:
При приёме на работу:
- Трудовой договор (основной документ)
- Дополнительные соглашения к трудовому договору
- Должностная инструкция
- Приказ о приёме на работу
- Согласие на обработку персональных данных
- Ознакомление с ПВТР и другими локальными актами
- Договор о неразглашении (NDA)
- Договор о материальной ответственности
В процессе работы:
- Заявления сотрудника (на отпуск, увольнение, любые)
- Приказы по личному составу (перевод, изменение условий, отпуск, командировка)
- График отпусков
- Табель учёта рабочего времени
- Служебные записки
- Акты (о нарушении, о выполнении работ)
При увольнении:
- Заявление об увольнении
- Приказ об увольнении
- Обходной лист
- Записка-расчёт
Внутренние нормативные документы:
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение об оплате труда
- Положение о премировании
- Коллективный договор (при наличии)
Документы, для которых пока требуется бумажная форма:
Трудовая книжка старого образца – постепенно уходит в прошлое. Казахстан переходит на электронные трудовые книжки.
Документы, где закон прямо требует нотариальное заверение – но таких в кадровом учёте практически нет.
Важно: список того, что МОЖНО делать электронно, намного больше, чем список того, что НЕЛЬЗЯ.
Требования к электронной подписи
Не любая электронная подпись легитимна. Есть требования.
Типы электронной подписи в РК
Простая электронная подпись:
- Логин и пароль
- SMS-код
- Биометрия (отпечаток пальца, Face ID)
Усиленная неквалифицированная ЭП:
- Создаётся с помощью средств ЭП
- Принадлежность подтверждается сертификатом
- Но сертификат не из НУЦ
Усиленная квалифицированная ЭЦП:
- Создаётся с помощью средств ЭП
- Сертификат выдан Национальным удостоверяющим центром (НУЦ)
- Самый высокий уровень защиты
Какая подпись нужна для трудового договора?
Ответ: усиленная квалифицированная ЭЦП (из НУЦ)
Именно такую подпись использует приложение eGov Mobile.
Простая электронная подпись (SMS-код) для трудового договора НЕ подходит.
Как получить ЭЦП
Для работодателя (юридическое лицо):
Вариант 1: ЭЦП руководителя
- Руководитель получает личную ЭЦП в НУЦ
- Подписывает договоры от имени компании
- На основании устава (директор действует без доверенности)
Вариант 2: ЭЦП уполномоченного лица
- Компания выдаёт доверенность HR-директору или другому лицу
- Это лицо получает ЭЦП в НУЦ
- Подписывает договоры на основании доверенности
Для работника (физическое лицо):
Через eGov Mobile:
- Установить приложение на смартфон
- Пройти идентификацию (обычно уже пройдена при получении госуслуг)
- ЭЦП активируется автоматически
- Используется для подписания через QR-код
Лично в НУЦ:
- Прийти в офис НУЦ с документами
- Получить сертификат ЭЦП на носителе
- Использовать через компьютер
В 99% случаев работники подписывают через eGov Mobile – это проще и удобнее.
Срок действия ЭЦП
Сертификат ЭЦП имеет срок действия:
- Обычно 1 год
- Можно продлить
Важный вопрос: что если договор подписан ЭЦП, а потом срок сертификата истёк?
Ответ: договор остаётся действительным.
Подпись проверяется на момент подписания. Если в момент подписания сертификат был действителен – документ легитимен навсегда.
Срок действия сертификата не влияет на срок действия подписанных документов.
Процедура заключения электронного трудового договора
Как это работает на практике, шаг за шагом.
Шаг 1: Подготовка проекта договора
HR создаёт проект трудового договора в КЭДО-системе:
- Выбирает шаблон договора
- Заполняет данные работника (ФИО, ИИН, адрес)
- Указывает условия работы (должность, оклад, график)
- Система автоматически подставляет данные работодателя
Время: 2-3 минуты
Шаг 2: Согласование условий
Работник должен иметь возможность ознакомиться с проектом договора ДО подписания.
Как это реализуется:
Работнику отправляется ссылка на проект договора:
- По email
- По SMS
- Через мобильное приложение
Работник открывает, читает полный текст:
- Видит все условия
- Может задать вопросы HR
- Может запросить изменения
Только после согласования переходим к подписанию.
Важно: работник не должен быть поставлен перед фактом “вот договор, подпишите сейчас”. Он должен иметь время прочитать и обдумать.
Шаг 3: Подписание работодателем
Обычно сначала подписывает работодатель (директор или уполномоченное лицо):
Открывает договор в системе Проверяет корректность данных Подписывает своей ЭЦП
Система фиксирует:
- Кто подписал (ФИО, должность)
- Когда подписал (дата, время)
- Откуда подписал (IP-адрес)
- Чем подписал (данные сертификата ЭЦП)
Шаг 4: Подписание работником
После подписания работодателем договор отправляется работнику:
Работник получает уведомление (SMS, email, push) Открывает ссылку на договор Видит документ с подписью работодателя Нажимает “Подписать”
Подписание через eGov Mobile:
Открывается QR-код Работник сканирует его через приложение eGov Mobile Приложение показывает, что он подписывает Подтверждает через Face ID / Touch ID / код Документ подписан
Время подписания: 2-3 минуты
Шаг 5: Вступление в силу
После подписания обеими сторонами:
Договор вступает в силу автоматически Система фиксирует дату и время вступления в силу Обе стороны получают уведомление Каждая сторона может скачать подписанный договор
Экземпляры договора:
По закону нужно 2 экземпляра: работнику и работодателю.
В электронной форме это реализуется так:
- Один электронный документ, подписанный обеими сторонами
- Работник скачивает его себе (или имеет постоянный доступ в системе)
- Работодатель хранит его в системе
- Юридически это два экземпляра
Некоторые системы генерируют два отдельных файла с одинаковым содержанием. Но это не обязательно – достаточно одного файла, к которому обе стороны имеют доступ.
Шаг 6: Хранение
Подписанный договор хранится:
В электронном архиве системы (облачное хранилище) С возможностью поиска и быстрого доступа С резервным копированием С разграничением прав доступа
Срок хранения: 75 лет (как и бумажный)
Что происходит с данными при расторжении договора с вендором системы?
Вы имеете право выгрузить все документы в стандартном формате (PDF с ЭЦП). Они остаются действительными и могут храниться где угодно.
Судебная практика: как суды относятся к электронным договорам
Теория – это хорошо. Но как работает на практике при спорах?
Кейс 1: Спор о размере заработной платы
Ситуация:
Сотрудник IT-компании проработал 8 месяцев, уволился. Подал в суд, требуя доплату. Утверждал, что ему обещали оклад 600,000 тенге, а платили 450,000.
Компания предоставила электронный трудовой договор, где оклад указан 450,000. Подписан ЭЦП обеих сторон.
Позиция сотрудника:
“Я этот договор не подписывал. Мне на словах обещали 600,000. Электронная подпись – это ненадёжно, её можно подделать.”
Что сделал суд:
- Запросил техническую экспертизу ЭЦП
- Эксперт проверил через систему НУЦ:
- Подпись действительна
- Принадлежит указанному лицу (проверено по ИИН)
- Документ не изменялся после подписания
- Сертификат был действителен на момент подписания
- Суд принял электронный договор как доказательство
Решение суда:
Иск отклонён. Электронный трудовой договор является письменным доказательством согласованных условий. Подпись сотрудника подтверждена технической экспертизой.
Цитата из решения:
“В соответствии со ст. 7 Закона РК ‘Об электронном документе и ЭЦП’, электронный документ с ЭЦП имеет юридическую силу документа на бумажном носителе. Экспертиза подтвердила действительность ЭЦП. Утверждения истца о подделке не подтверждены.”
Кейс 2: Оспаривание увольнения
Ситуация:
Сотрудника уволили за систематическое нарушение трудовой дисциплины. Он оспорил увольнение в суде, утверждая, что не был ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
Компания предоставила:
- Электронный трудовой договор с пунктом об ознакомлении с ПВТР
- Электронный документ “Ознакомление с ПВТР” с ЭЦП сотрудника
- Электронные уведомления о нарушениях с ЭЦП
Позиция сотрудника:
“Я не подписывал ознакомление с ПВТР. Никаких уведомлений не получал. Всё это подделка.”
Что сделал суд:
- Назначил комплексную техническую экспертизу всех электронных документов
- Эксперт подтвердил:
- Все документы подписаны ЭЦП сотрудника
- Подписи действительны
- Документы не изменялись
- Даты подписания зафиксированы в системе НУЦ
- Запросил у компании журнал действий в системе – кто, когда, какой документ открывал
Решение суда:
Иск отклонён. Процедура увольнения соблюдена. Все необходимые документы были подписаны сотрудником электронно, что подтверждено экспертизой.
Цитата из решения:
“Доводы истца о том, что он не подписывал документы, опровергаются заключением технической экспертизы. ЭЦП, которой подписаны документы, принадлежит истцу. Подделать ЭЦП технически невозможно без доступа к приватному ключу владельца.”
Кейс 3: Проверка Трудовой инспекции
Ситуация:
Плановая проверка производственной компании на 400 сотрудников. Все трудовые договоры электронные.
Действия инспектора:
При первом визите инспектор попросил предоставить трудовые договоры всех сотрудников. HR дал доступ к электронной системе.
Инспектор засомневался: “Мне нужны оригиналы. Где бумажные договоры?”
Действия компании:
Юрист компании предоставил:
- Выдержки из ТК РК (ст. 32: договор может быть электронным)
- Выдержки из Закона об ЭЦП (ст. 7: электронный документ = бумажный)
- Инструкцию: как проверить ЭЦП через сайт НУЦ
Результат проверки:
Инспектор проверил несколько договоров:
- Зашёл на сайт НУЦ
- Загрузил электронные документы
- Система подтвердила действительность ЭЦП
Заключение инспекции:
Замечаний по форме трудовых договоров нет. Электронная форма соответствует требованиям ТК РК. Все договоры подписаны надлежащим образом.
Комментарий инспектора (неофициально):
“Честно говоря, это первая компания в моей практике с полностью электронными договорами. Но закон позволяет, подписи проверяются – всё в порядке. Даже удобнее проверять, чем рыться в папках.”
Выводы из судебной практики
За 3 года (2023-2025) в Казахстане:
Не было ни одного случая, когда суд не принял электронный трудовой договор с ЭЦП как доказательство.
Попытки оспорить ЭЦП (“я не подписывал”) не увенчались успехом – техническая экспертиза всегда подтверждает подлинность.
Трудовые инспекции принимают электронные договоры при проверках.
Как мы писали в статье про юридическую силу ЭЦП, технология доказала свою надёжность на практике.
Риски и как их минимизировать
Электронные договоры законны и надёжны. Но есть нюансы, которые нужно учитывать.
Риск 1: Работник не может/не хочет подписывать электронно
Ситуация:
Работник говорит: “У меня нет смартфона” или “Я не умею пользоваться eGov Mobile” или “Я принципиально против электронных подписей”.
Правовая позиция:
Закон не обязывает использовать электронную форму. Работодатель может предложить, но не может заставить.
Если работник отказывается – его право. Нужно оформить бумажный договор.
Как минимизировать:
На этапе найма объясняйте:
- Электронный договор – это удобно (не нужно ехать в офис)
- Это законно и безопасно
- Процесс простой (показать видео 2 минуты)
- Но если не хотите – можем на бумаге
Практика показывает: 95%+ кандидатов соглашаются на электронный договор. Те 5%, кто отказывается – обычно люди старшего возраста, для них делаем исключение.
Риск 2: Технический сбой при подписании
Ситуация:
Работник пытается подписать договор, но:
- eGov Mobile выдаёт ошибку
- Интернет отключился
- Телефон разрядился
- QR-код не сканируется
Как минимизировать:
Техническая поддержка:
- У HR должна быть инструкция по решению типичных проблем
- Горячая линия для помощи
Альтернативные способы подписания:
- Если не работает с телефона – можно с компьютера через веб-версию eGov
- Если проблема с eGov – временно оформить бумажный договор, потом перезаключить
Не спешить:
- Не требовать подписать “прямо сейчас”
- Дать время разобраться
Важно: технические проблемы бывают редко (eGov Mobile – стабильное приложение), но нужно быть готовым их решать.
Риск 3: Спор о том, какая версия договора подписана
Ситуация:
Работник утверждает: “Я подписывал договор с одним окладом, а в системе другой.”
Как минимизировать:
Неизменность документа:
- После подписания хотя бы одной стороной документ блокируется
- Любое изменение делает ЭЦП недействительной
- Технически невозможно изменить незаметно
Журналирование:
- Система фиксирует все версии документа
- Кто, когда, что менял
- Работник видит тот же документ, что и работодатель
Уведомления об изменениях:
- Если после отправки работнику нужно что-то изменить – документ отзывается
- Создаётся новая версия
- Работник снова должен ознакомиться и подписать
На практике: этот риск почти нулевой благодаря технологии ЭЦП.
Риск 4: Потеря доступа к системе
Ситуация:
Компания прекращает договор с вендором КЭДО-системы. Что происходит с документами?
Как минимизировать:
Право на выгрузку данных:
- Должно быть прописано в договоре с вендором
- В любой момент можете выгрузить все документы
Стандартные форматы:
- PDF с встроенной ЭЦП
- Документы остаются действительными вне системы
- Можно хранить где угодно
Резервное копирование:
- Периодически выгружать важные документы
- Хранить копии локально или в другом облаке
Надёжность вендора:
- Выбирайте вендора, который будет существовать долго
- Проверяйте финансовую устойчивость
Как мы объясняли в статье про выбор системы КЭДО, надёжность вендора – один из ключевых критериев.
Риск 5: Изменение законодательства
Ситуация:
Что если закон изменится и электронные договоры станут незаконными?
Оценка риска:
Вероятность: очень низкая.
Тренд обратный – государство двигается к полной цифровизации. Электронные трудовые книжки, электронные больничные, интеграция госсистем.
Отменить электронные договоры сейчас – шаг назад, который никому не нужен.
Что делать:
Мониторить изменения законодательства. Хорошие КЭДО-системы отслеживают это и обновляют шаблоны автоматически (как описано в статье про изменения в ТК РК).
Быть готовым адаптироваться, если что-то изменится. Но пока нет никаких признаков изменений в худшую сторону.
Сравнение с международной практикой
Казахстан не уникален. Посмотрим, как это работает в других странах.
Таблица: Электронные трудовые договоры в разных странах
| Страна | Законность | Требования к подписи | Распространённость |
| Казахстан | Легальны с 2016 | Квалифицированная ЭЦП | Растёт (10-15% компаний) |
| Россия | Легальны с 2020 | Усиленная квалифицированная ЭП | Средняя (20-25%) |
| ЕС | Легальны по регламенту eIDAS | Квалифицированная ЭП | Высокая (40-60% в развитых странах) |
| США | Легальны по ESIGN Act | Различные виды ЭП допустимы | Очень высокая (70%+) |
| Эстония | Легальны, активно продвигаются | ID-карта с ЭП | Почти 100% |
| Узбекистан | Легальны с 2021 | ЭЦП от аккредитованного центра | Низкая (5-10%) |
Выводы:
Казахстан идёт в ногу с мировыми трендами. Законодательная база соответствует международным стандартам.
Наше отставание не в законах, а в практике применения. Многие компании просто не знают, что это возможно и законно.
Страны, которые раньше начали (Эстония, США, развитые страны ЕС), показывают: электронные договоры становятся нормой, а бумажные – исключением.
Чек-лист юридической чистоты электронного трудового договора
Используйте этот чек-лист, чтобы убедиться, что ваши электронные договоры юридически безупречны.
До подписания:
☐ Трудовой договор создан по шаблону, соответствующему ТК РК
☐ Работник имел возможность ознакомиться с проектом договора до подписания
☐ Работник согласился на электронную форму (не был принуждён)
☐ У работодателя есть квалифицированная ЭЦП (от НУЦ)
☐ У работника есть квалифицированная ЭЦП (eGov Mobile или личная)
При подписании:
☐ Договор подписан ЭЦП работодателя (директора или уполномоченного лица)
☐ Договор подписан ЭЦП работника
☐ Сертификаты ЭЦП обеих сторон действительны на момент подписания
☐ Система зафиксировала дату, время и другие метаданные подписания
☐ Обе стороны получили уведомление о подписании
После подписания:
☐ Подписанный договор доступен обеим сторонам (два экземпляра)
☐ Работник может скачать свой экземпляр в любой момент
☐ Документ хранится в защищённой системе с резервным копированием
☐ Есть возможность проверить ЭЦП через НУЦ в любой момент
☐ Документ интегрирован с 1С или другой учётной системой
При возникновении спора:
☐ Можете предоставить электронный документ с ЭЦП
☐ Можете запросить проверку ЭЦП через НУЦ
☐ Есть журнал действий: кто, когда, что делал с документом
☐ При необходимости можете распечатать с визуализацией ЭЦП
Если все пункты отмечены – ваш электронный договор юридически чист.
Главный инсайт: юридические риски электронных договоров НИЖЕ, чем бумажных
Парадокс: многие боятся электронных договоров из-за “юридических рисков”. На практике всё наоборот.
Почему электронные договоры надёжнее юридически:
1. Невозможно подделать подпись
Бумажный договор: подпись можно подделать. Экспертиза почерка даёт вероятностную оценку.
Электронный договор: ЭЦП невозможно подделать без доступа к приватному ключу. Проверка даёт однозначный ответ: подпись либо действительна, либо нет.
2. Невозможно изменить после подписания
Бумажный договор: можно подчистить, дописать, заменить страницу. Доказать изменение сложно.
Электронный договор: любое изменение делает ЭЦП недействительной. Невозможно изменить незаметно.
3. Полная прослеживаемость
Бумажный договор: нет истории действий. Не знаете, кто его видел, когда, где.
Электронный договор: полный журнал. Кто создал, кто согласовал, кто подписал, когда, откуда. Всё зафиксировано.
4. Невозможно потерять
Бумажный договор: может потеряться, сгореть, украсть, испортиться от воды.
Электронный договор: резервные копии в географически распределённых дата-центрах. Потерять невозможно.
5. Быстрая проверка подлинности
Бумажный договор: для проверки подписи нужен эксперт-почерковед, это дни и деньги.
Электронный договор: проверка ЭЦП занимает секунды через сайт НУЦ. Бесплатно. Однозначный результат.
Вывод:
Боязнь электронных договоров из-за “юридических рисков” – это заблуждение.
Реальные юридические риски выше при бумажных договорах.
Компании, которые это понимают, переходят на электронные договоры не вопреки юридическим соображениям, а благодаря им.
Готовы перейти на юридически более надёжные электронные трудовые договоры? Запишитесь на юридическую консультацию с экспертами Doodocs HR – разберём специфику вашей компании, подготовим пакет документов для убеждения руководства, поможем внедрить с соблюдением всех юридических требований. Первые электронные договоры можно подписать уже через неделю.
