График отпусков 2026: как автоматизировать планирование

В октябре 2025 года мне позвонила HR-директор торговой сети:

“Дагар, у нас кошмар с графиком отпусков. 280 сотрудников, 15 магазинов. Каждый год одно и то же: собираем заявления на бумаге, кто-то не сдал, кто-то потерял, кто-то передумал. В итоге график утверждаем в феврале вместо декабря. А потом весь год корректируем вручную. Можно как-то автоматизировать?”

Я ответил: “Конечно можно. Более того, можно сделать так, что сотрудники сами планируют отпуск онлайн, видят занятость коллег, система проверяет конфликты, руководители утверждают в два клика. И никакого Excel.”

Через месяц они внедрили автоматизацию. График на 2026 год был утверждён 15 декабря 2025 – на полтора месяца раньше обычного.

“Знаете, что самое ценное?” – спросила HR-директор. “Не время, которое мы сэкономили. А то, что сотрудники теперь довольны. Раньше мы говорили: ‘Твой отпуск перенесли, потому что коллега тоже в июле.’ Человек злился: ‘Почему я не знал? Я бы выбрал другой месяц!’ Теперь они видят всё сами и планируют осознанно.”

Эта статья – полное руководство по автоматизации планирования отпусков. От создания графика до учёта фактических дней.

Проблемы традиционного планирования отпусков

Начнём с того, что обычно идёт не так.

Проблема 1: Сбор заявлений – квест на выживание

Как происходит обычно:

Ноябрь: HR объявляет: “Нужно составить график отпусков на следующий год. Подайте заявления до 25 декабря.”

Декабрь, первая половина: Тишина. Никто не подаёт.

20 декабря: HR начинает напоминать каждому лично. “Иван Иванович, подайте заявление на отпуск.”

24 декабря: Половина сотрудников подали, половина нет.

25-31 декабря: HR бегает, собирает с оставшихся. Кто-то в отпуске, кто-то болеет, кто-то говорит “забыл”.

10 января: Наконец собраны все заявления. Но:

• У одних даты размытые (“июль”)
• У других конфликтуют с коллегами
• У третьих ошибки в количестве дней

Время на сбор: 2-3 недели, постоянные напоминания, стресс.

Проблема 2: Сведение графика – игра в тетрис

После сбора заявлений:

HR открывает Excel:

• Столбцы: ФИО, Должность, Подразделение, Дни отпуска, Период 1, Период 2…
• Строк: 280 (по количеству сотрудников)

Начинается ручная работа:

• Проверить: у всех ли указаны даты
• Проверить: нет ли пересечений в критичных подразделениях (нельзя, чтобы все менеджеры по продажам одновременно были в отпуске)
• Проверить: правильно ли рассчитаны дни

Типичные конфликты:

Конфликт 1: В отделе продаж 5 человек, трое хотят в июль.

HR решает:

• Звонит троим: “Ребята, вас трое на июль, а работать некому. Кто-то может в август?”
• Двое соглашаются, один упирается: “Я уже билеты купил!”
• Приходится искать компромисс

Конфликт 2: Иванов указал 32 дня отпуска, но у него положено 24.

HR звонит: “Иван Иванович, у вас ошибка в расчёте.” Иванов: “А разве мне не 30 дней полагается?” HR: “Нет, вы работаете 2 года, положено 24.”

Конфликт 3: Петров забыл указать второй период отпуска.

HR звонит, выясняет, вносит вручную.

Время на сведение: 1-2 недели активной работы.

Проблема 3: Согласование – бюрократический ад

После того как график сведён:

HR печатает график на 20-30 листах (зависит от размера компании).

Маршрут согласования:

1. Руководители подразделений (15 человек)
2. Главбух (проверяет, хватит ли бюджета на отпускные)
3. Директор (финальное утверждение)

Что происходит:

HR относит график руководителю отдела продаж:

• Руководитель: “Оставьте, я посмотрю.”
• Через 3 дня HR приходит: “Посмотрели?”
• Руководитель: “Ой, забыл. Щас посмотрю.”
• Смотрит: “Стоп, а почему Сидоров в июне? У нас в июне важная выставка!”

HR возвращается к Сидорову, меняет даты, печатает график заново, идёт на повторное согласование.

Время на согласование: 2-3 недели (с учётом итераций).

Проблема 4: Утверждение и ознакомление – финальный круг

После согласования:

Директор подписывает график. HR делает копии, раздаёт всем сотрудникам под подпись в журнале ознакомления.

Проблемы:

• Кто-то в командировке – ждём возвращения
• Кто-то на больничном – ждём выздоровления
• Кто-то говорит: “Я с этим не согласен!” – возвращаемся на шаг назад

Время: ещё 1-2 недели.

Итого от объявления до утверждённого графика: 6-8 недель

И это если всё идёт относительно гладко.

Проблема 5: Корректировки в течение года – постоянная головная боль

В течение года:

Петров: “У меня обстоятельства изменились, можно перенести отпуск с июля на август?”

HR проверяет:

• Открывает Excel
• Смотрит: в августе уже Сидоров и Иванов
• Значит нельзя (троих нельзя)
• Звонит Петрову: “Нельзя”
• Петров: “Но мне очень надо!”
• HR согласовывает с руководителем
• Руководитель: “Ладно, пусть будет август”
• HR меняет график, печатает дополнительное соглашение, все подписывают

Одна корректировка: 2-3 дня работы.

Количество корректировок в год: 30-50 (для компании на 280 человек).

Время на корректировки: ~10-15% рабочего времени HR в течение года.

Суммарные потери

Временные затраты HR:

Планирование графика: 6-8 недель Корректировки в течение года: 20-30 дней Итого: ~3 месяца работы одного HR в год только на отпуска

Проблемы для бизнеса:

• Поздно утверждённый график (в феврале вместо декабря)
• Конфликты в подразделениях (несколько человек одновременно)
• Недовольство сотрудников (процесс непрозрачный)
• Ошибки в расчётах (переплаты/недоплаты отпускных)

Проблемы для сотрудников:

• Долго ждать утверждения
• Непонятно, можно ли в определённые даты
• Сложно планировать поездки заранее
• Частые переносы из-за конфликтов

Как мы писали в статье про автоматизацию HR-процессов, ручная работа съедает огромное количество времени.

Автоматизированное планирование: как это работает

Разберём процесс с автоматизацией по шагам.

Этап 1: Инициирование планирования (1 минута)

HR в системе:

Открывает модуль “Отпуска” → “Создать график на 2026 год”

Система:

• Автоматически определяет параметры:
  
  • Год: 2026
  • Сотрудники: все активные на 01.01.2026
  • Количество дней отпуска для каждого (из трудовых договоров и учётной системы)
  • Остатки неиспользованных дней с 2025 года
• Создаёт черновик графика
  
• Отправляет уведомления всем сотрудникам: “Планирование отпусков на 2026 год началось. Укажите желаемые даты до 25.12.2025.”
  

Время: 1 минута

Этап 2: Заполнение сотрудниками (самостоятельно)

Сотрудник получает уведомление:

Email или push:

График отпусков на 2026

Укажите желаемые даты отпуска на следующий год:

[Открыть планирование]

Срок: до 25 декабря 2025

Сотрудник открывает:

Видит интерфейс:

• Календарь на 2026 год
• Информация: “У вас 24 дня отпуска”
• Занятость коллег (если настроено, чтобы показывать)

Сотрудник выбирает даты:

Кликает на календаре:

• Начало: 15 июля
• Конец: 29 июля

Система автоматически:

• Считает рабочие дни (исключая выходные и праздники)
• Показывает: “Это 11 рабочих дней”
• Проверяет: не превышен ли лимит
• Показывает остаток: “Осталось 13 дней”

Если сотрудник хочет разбить на периоды:

Выбирает второй период:

• Начало: 1 декабря
• Конец: 15 декабря
• Система: “Это 11 рабочих дней. Осталось 2 дня.”

Система показывает предупреждения:

Если выбраны даты, когда много коллег уже запланировали:

⚠️ Внимание: 15-29 июля в отпуске ещё 2 коллеги из вашего отдела.

Рекомендуем выбрать другие даты или согласовать с руководителем.

Сотрудник:

• Видит предупреждение
• Может изменить даты
• Или оставить как есть (если уверен)

Нажимает “Отправить”

Время на заполнение: 3-5 минут

Этап 3: Автоматический сбор и проверка (в реальном времени)

HR видит дашборд:

Статистика:

• Всего сотрудников: 280
• Заполнили: 143 (51%)
• Не заполнили: 137 (49%)
• Конфликты: 12
• Ошибки: 3

Прогресс обновляется в реальном времени по мере заполнения.

Автоматические напоминания:

За 5 дней до дедлайна (20 декабря):

• Система отправляет напоминание тем, кто не заполнил
• “Напоминание: до 25 декабря осталось 5 дней. Пожалуйста, укажите даты отпуска.”

За 1 день до дедлайна (24 декабря):

• Повторное напоминание + уведомление руководителю: “В вашем отделе 3 человека не заполнили график”

После дедлайна (26 декабря):

• HR видит список не заполнивших
• Может заполнить за них вручную (после согласования)

Автоматическая проверка конфликтов:

Система анализирует заявки и выявляет:

Конфликт 1: Превышение лимита одновременных отпусков

• В отделе продаж 5 человек, трое выбрали 15-29 июля
• Установлен лимит: максимум 2 одновременно
• Система помечает красным: “Конфликт в отделе продаж”

Конфликт 2: Ошибки в расчётах

• Иванов указал 32 дня, но положено 24
• Система: “Ошибка: превышен лимит на 8 дней”

Конфликт 3: Неполное использование дней

• Петров указал только 10 дней из 24
• Система: “Предупреждение: осталось 14 неиспользованных дней”

HR видит все конфликты в одном списке:

• Клик на конфликт → открывается детализация
• Может написать сотруднику: “Пожалуйста, скорректируйте даты”
• Сотрудник корректирует онлайн
• Конфликт исчезает из списка

Время на сбор и проверку: автоматически + 2-3 дня на разрешение конфликтов

Этап 4: Согласование руководителями (2-3 дня)

После разрешения конфликтов:

HR нажимает “Отправить на согласование руководителям”

Каждый руководитель получает:

Уведомление: “График отпусков вашего отдела на согласовании”

Открывает:

• Видит список своих подчинённых
• Видит их даты отпусков
• Видит визуализацию: календарь с загруженностью

Пример визуализации:

Июль 2026

Неделя 1: Иванов (5 дней)

Неделя 2-3: Иванов (6 дней), Петров (10 дней) ← Пересечение

Неделя 4: Петров (4 дня)

Руководитель видит: в неделю 2-3 оба в отпуске, работать некому.

Действия руководителя:

Вариант А: Согласовать без изменений

• Нажимает “Согласовать”
• Готово

Вариант Б: Запросить изменения

• Кликает на Петрова
• Нажимает “Запросить изменение”
• Пишет комментарий: “Пожалуйста, перенесите на август, в июле с Ивановым пересечение”
• Петров получает уведомление, меняет даты
• После изменения руководитель видит обновлённый график
• Согласовывает

Время на согласование: 1-2 дня (по мере доступности руководителей)

Этап 5: Финальное утверждение (1 день)

После согласования всех руководителей:

HR видит: “Все подразделения согласовали. Готово к утверждению.”

HR нажимает: “Отправить на утверждение директору”

Директор получает:

Уведомление: “График отпусков на 2026 год на утверждении”

Открывает:

• Видит сводный график по всей компании
• Видит комментарии руководителей (если были)
• Видит статистику: сколько дней в среднем, распределение по месяцам

Директор:

• Просматривает (5-10 минут)
• Подписывает через eGov Mobile (2 минуты)

Система автоматически:

• Фиксирует утверждение
• Создаёт приказ об утверждении графика отпусков
• Отправляет на подпись директору (второй документ)
• Директор подписывает

Время: 1 день (пока директор увидит и подпишет)

Этап 6: Ознакомление сотрудников (автоматически)

После утверждения:

Система автоматически отправляет каждому сотруднику:

График отпусков на 2026 утверждён

Ваши периоды отпуска:

– 15.07.2026 – 29.07.2026 (11 дней)

– 01.12.2026 – 15.12.2026 (11 дней)

Ознакомьтесь с графиком: [ссылка]

Сотрудник открывает:

• Видит утверждённый график
• Нажимает “Ознакомлен”
• Система фиксирует ознакомление (дата, время, IP)

HR видит статус ознакомления:

• Ознакомились: 267/280
• Не ознакомились: 13

Система автоматически напоминает не ознакомившимся.

Время: 2-3 дня (пока все ознакомятся)

Общее время: 1-2 недели вместо 6-8 недель

Распределение времени:

Этап	Традиционно	Автоматизировано	Ускорение
Инициирование	1 день	1 минута	×500
Сбор заявлений	2-3 недели	5-7 дней	×3
Сведение	1-2 недели	Автоматически	∞
Согласование	2-3 недели	2-3 дня	×7
Утверждение	1 неделя	1 день	×7
Ознакомление	1-2 недели	2-3 дня	×5
ИТОГО	6-8 недель	1-2 недели	×4-6

Функционал автоматизированной системы

Детально разберём возможности системы.

Календарь планирования

Интерактивный календарь:

Для сотрудника:

• Годовой вид: все 12 месяцев одновременно
• Цветовая индикация:
  • Серый: выходные и праздники (не считаются в отпуск)
  • Зелёный: доступные даты
  • Жёлтый: частично занятые (коллеги уже выбрали)
  • Красный: перегруженные (лимит превышен)
• Выбор диапазона: клик на начало, клик на конец
• Автоматический расчёт: “Это 11 рабочих дней”

Для руководителя:

• Вид по подразделению: все подчинённые
• Gantt-chart: визуализация пересечений
• Фильтры: по должности, по месяцу
• Статистика: загруженность по неделям

Для HR:

• Вид по всей компании
• Тепловая карта: какие месяцы наиболее загружены
• Поиск: “Показать всех, кто в отпуске в июле”
• Экспорт: в Excel, PDF

Проверка конфликтов

Автоматические проверки:

Правило 1: Лимит одновременных отпусков

Настройка:

• Для каждого подразделения устанавливается: максимум N человек одновременно

Проверка:

• При выборе дат система считает: сколько уже выбрали эти даты
• Если превышен лимит → предупреждение

Правило 2: Критичные периоды

Настройка:

• Можно отметить периоды, когда отпуска нежелательны (например, инвентаризация в январе для склада)

Проверка:

• Если сотрудник выбирает критичный период → предупреждение: “Это критичный период для вашего подразделения”

Правило 3: Минимальная продолжительность

Настройка:

• Установить минимум: например, один из периодов должен быть не менее 14 дней (для полноценного отдыха)

Проверка:

• Если все периоды короткие → предупреждение

Правило 4: Остатки с прошлого года

Автоматически:

• Система знает: у кого есть неиспользованные дни с 2025
• Предлагает: “У вас 5 дней с прошлого года, используйте до 31.05.2026”
• Следит: если не использованы до дедлайна → уведомление HR

Корректировки в течение года

Запрос на изменение:

Сотрудник в системе:

• Открывает свой график
• Видит утверждённые даты
• Нажимает “Изменить даты”
• Выбирает новые даты
• Указывает причину: “Семейные обстоятельства”
• Отправляет запрос

Маршрут согласования:

1. Руководитель получает уведомление
2. Проверяет: можно ли (загруженность подразделения)
3. Согласовывает или отклоняет

Если согласован:

• Система автоматически обновляет график
• Создаёт дополнительное соглашение
• Отправляет на подпись сотруднику и руководителю
• После подписания изменения вступают в силу

Время на одну корректировку: 1 день вместо 2-3

Интеграция с расчётом отпускных

Автоматическая передача данных:

За 2 недели до начала отпуска:

• Система уведомляет бухгалтерию: “Иванов И.И. уходит в отпуск 15.07.2026, нужно рассчитать отпускные”
• Передаёт данные: ФИО, период, количество дней
• Бухгалтер рассчитывает и выплачивает

Интеграция с 1С:

• Данные об отпуске автоматически попадают в 1С
• Формируется приказ об отпуске
• Рассчитываются отпускные

Учёт фактических отпусков

Фиксация факта:

Когда сотрудник вышел в отпуск:

• HR (или автоматически через табель) отмечает: “Отпуск начался”
• Система переводит статус: “Запланирован” → “В процессе”

Когда вернулся:

• Отмечается: “Отпуск завершён”
• Статус: “Завершён”

Если изменились даты факта:

Сотрудник заболел в отпуске:

• HR корректирует: вместо 14 дней использовано 10 (4 дня – больничный)
• Система автоматически пересчитывает остаток
• Показывает: “Осталось 4 дня неиспользованного отпуска”

Сверка план/факт:

HR может в любой момент:

• Открыть отчёт “План/Факт по отпускам”
• Увидеть расхождения
• Принять меры

Расширенные возможности

Дополнительный функционал для больших компаний.

Правила и политики

Настройка корпоративных правил:

Правило 1: Очерёдность

Для некоторых должностей (например, охрана):

• Установить правило: “В отпуск по очереди”
• Система следит: если Иванов был в отпуске первым в прошлом году, в этом году Петров идёт первым

Правило 2: Приоритеты

Настроить приоритеты:

• Сотрудники с детьми – приоритет на летние месяцы
• Система предупреждает при конфликтах: “Петров имеет приоритет (двое детей школьного возраста)”

Правило 3: Блокировка периодов

Заблокировать отпуска в критичные даты:

• Инвентаризация, аудит, сезон высоких продаж
• Система не даёт выбрать эти даты (или показывает строгое предупреждение)

Аналитика и отчёты

Отчёты для HR:

Отчёт 1: Распределение отпусков по месяцам

• График: сколько человек в каждом месяце
• Видно: есть ли перекосы (все в июле, никого в феврале)
• Можно скорректировать до утверждения

Отчёт 2: Использование отпусков

• Кто использовал все дни
• У кого остались неиспользованные
• Кто использовал меньше положенного (риск выгорания)

Отчёт 3: Соблюдение сроков

• Кто вовремя заполнил график
• Кто игнорировал напоминания
• Для оценки дисциплины

Отчёт 4: История изменений

• Сколько корректировок было в течение года
• Причины корректировок
• Для анализа и улучшения планирования

Прогностическая аналитика:

На основе данных за несколько лет:

• Система предсказывает: какие месяцы будут самыми популярными
• Предлагает: “Рекомендуем стимулировать отпуска в феврале-марте (обычно низкая загрузка)”

Мобильное приложение

Для сотрудников:

В мобильном приложении:

• Просмотр своего графика
• Подача запроса на изменение
• Уведомления: “Через неделю ваш отпуск”

Для руководителей:

• Просмотр графика подразделения
• Согласование запросов на изменения
• Уведомления о конфликтах

Для HR:

• Мониторинг процесса планирования
• Быстрое разрешение конфликтов
• Уведомления о критичных событиях

Главный инсайт: планирование отпусков – это не административная задача, это благополучие

Многие воспринимают график отпусков как формальность: “Нужно по закону, вот и делаем.”

Реальность:

Качественное планирование отпусков влияет на:

Удовлетворённость сотрудников:

• Могут планировать личную жизнь заранее
• Видят прозрачность процесса
• Чувствуют заботу компании

Эффективность бизнеса:

• Нет ситуаций “все в отпуске, работать некому”
• Равномерная загрузка в течение года
• Меньше конфликтов и стресса

Retention (удержание):

• Сотрудники, которые регулярно и полноценно отдыхают, меньше выгорают
• Меньше увольнений из-за переработок

**Автоматизация планирования отпусков – это не экономия времени HR. Это инвестиция в счастье людей и стабильность бизнеса.**

Сравнение восприятия:

Ручной процесс:

• Сотрудник: “Опять эта бюрократия с отпусками, достали”
• HR: “Каждый год один и тот же кошмар”
• Руководитель: “Сколько можно согласовывать эти бумажки?”

Автоматизированный процесс:

• Сотрудник: “Удобно, за 5 минут выбрал даты, вижу кто ещё когда, никаких конфликтов”
• HR: “Система всё делает сама, я только контролирую”
• Руководитель: “Открыл, посмотрел, согласовал – 10 минут, а не полдня”

Эмоциональный эффект:

Когда процесс простой и прозрачный:

• Люди охотнее планируют отпуска заранее
• Меньше конфликтов и недовольства
• Больше доверия к компании

Когда процесс сложный и непрозрачный:

• Люди откладывают до последнего
• Больше хаоса и корректировок
• Ощущение “компания не уважает моё время”

Как мы писали в статье про автоматизацию HR, автоматизация рутины освобождает время для важного – работы с людьми.

Готовы автоматизировать планирование отпусков? Запишитесь на демо Doodocs HR – покажем процесс планирования графика от инициирования до утверждения, продемонстрируем календарь с проверкой конфликтов, покажем как работают корректировки в течение года, проанализируем ваш текущий процесс и покажем где теряете время. Бонус: получите готовый шаблон корпоративных правил планирования отпусков.