В июне 2024 года нам позвонил HR-директор логистической компании с необычной проблемой: они теряли 30% кандидатов на позицию водителя еще до подписания договора. Люди просто переставали выходить на связь.
Оказалось, конкуренты оформляли водителей за день, а у них процесс растягивался на неделю. За это время человек успевал найти другую работу.
Специфика найма водителей
Логистическая компания работала по всему Казахстану: головной офис в Алматы, терминалы в Астане, Шымкенте, Актау, Караганде. Парк – 250 грузовых автомобилей, текучка водителей – 40% в год.
Типичная ситуация с наймом:
Водитель откликается на вакансию в Шымкенте. Проходит собеседование с региональным менеджером, успешно. Готов выйти через 2-3 дня.
Менеджер отправляет данные в HR-отдел в Алматы. HR создает пакет документов, отправляет курьером в Шымкент. Курьер едет 1-2 дня. Документы приходят в региональный офис.
Нужны подписи директора и главного бухгалтера – они в Алматы. Документы везут обратно. Ещё 1-2 дня на курьера, плюс время на подписание.
Подписанные документы возвращаются в Шымкент. Менеджер связывается с водителем, назначает встречу для подписи. Но водитель уже не берёт трубку – нашёл работу у конкурента, который оформил его за день.
Цифры проблемы:
- 120-150 новых водителей нужно было нанять в год из-за текучки
- 35-40 кандидатов из них “пропадали” на этапе оформления
- Средняя стоимость найма одного водителя: 180 тыс тг (размещение вакансий, время рекрутера, собеседования)
- Потери на кандидатах, которые не вышли: 6,5 млн тг в год
Плюс упущенная выгода: пока искали замену, грузовик простаивал или брали временного водителя за повышенную ставку.
Что усложняло процесс
География: Головной офис в одном городе, водители работают в пяти разных регионах. Физически везти документы на подпись занимало 3-4 дня только на логистику.
Мобильность водителей: Водитель межгорода постоянно в рейсах. Назначить встречу для подписания бумаг сложно – нужно ловить между рейсами. Часто человек говорил “завтра буду в городе”, но планы менялись.
Срочность найма: Когда водитель увольнялся, нужна была быстрая замена. Грузовик не должен простаивать. Но быстро оформить не получалось – документы шли через головной офис.
Конкуренция на рынке: Хороших водителей с опытом мало, за них конкурируют десятки компаний. Кто быстрее оформит – тот и получит сотрудника.
HR-директор описал ситуацию так: “Мы теряли людей не потому что у нас хуже условия. Мы теряли их потому что были медленнее конкурентов. Человек готов выйти завтра, а мы говорим ‘подождите неделю’. Он не ждёт.”
Что внедрили
Процесс внедрения занял неделю. Основная задача – сделать так, чтобы региональные менеджеры могли оформлять водителей самостоятельно, без участия головного офиса.
Настройка системы:
Создали шаблоны документов для водителей: трудовой договор, должностная инструкция, приказ о приеме, договор о материальной ответственности за автомобиль.
Настроили маршрут согласования: региональный менеджер создает документ → автоматически уходит на согласование директору и главбуху → после согласования сразу отправляется водителю на подпись.
Выдали доступ региональным менеджерам во всех городах. Каждый может создать документы для своего региона.
Подключили интеграцию с 1С для автоматической передачи данных по новым сотрудникам.
Новый процесс оформления:
День 1, утро: Водитель прошёл собеседование, готов выходить. Региональный менеджер открывает Doodocs на ноутбуке, создаёт пакет документов. Заполнение всех данных занимает 3-4 минуты.
День 1, через час: Документы автоматически ушли на согласование в Алматы. Директор получил уведомление на телефон, открыл, проверил, согласовал. Главбух сделал то же самое. Общее время согласования: 20-40 минут.
День 1, обед: Водитель получил SMS со ссылкой на документы. Открыл на телефоне, прочитал, отсканировал QR-код через eGov Mobile – документы подписаны ЭЦП. Всё заняло 5 минут.
День 2: Водитель выходит на работу с полностью оформленными документами. Данные уже в 1С, доступы выданы.
Результаты через 6 месяцев
Скорость найма:
- Среднее время оформления сократилось с 7 дней до 6 часов
- 85% водителей теперь оформляются в день собеседования
- “Пропажа” кандидатов снизилась с 30% до 5%
Экономия на рекрутинге:
- Из 130 нанятых водителей “пропали” только 6 вместо 40
- Экономия на повторном найме: 6,1 млн тг в год
- Снижение времени простоя грузовиков в ожидании водителей
Операционные улучшения:
- Региональные менеджеры оформляют водителей самостоятельно
- HR-отдел не тратит время на создание и отправку документов
- Отказались от курьерских услуг между городами: экономия 90 тыс тг в месяц
- Время HR-отдела на оформление одного водителя: с 2 часов до 15 минут
Дополнительный эффект:
- Улучшился candidate experience – кандидаты видят, что компания технологичная
- Водители могут подписать документы из дома или даже в рейсе, не нужно ехать в офис
- Руководители подписывают документы из любой точки, даже в командировках
Три инсайта о найме в логистике
1. Скорость оформления – конкурентное преимущество
На рынке дефицит водителей с опытом и хорошими рекомендациями. За таких людей идёт борьба. Кто может оформить быстрее – получает лучших кандидатов.
После внедрения системы региональные менеджеры начали использовать скорость оформления как аргумент на собеседованиях: “Вы можете выйти завтра, мы оформим сегодня”. Это стало преимуществом в переговорах с кандидатами.
2. Территориальная распределённость убивает скорость
Пока документы физически перемещаются между городами, проходит 3-4 дня. Это чистые потери времени – документы просто едут в машине курьера.
Электронный документооборот убирает географию из уравнения. Не важно, где находится водитель, менеджер или директор – документ проходит маршрут за несколько часов.
3. Автономность регионов повышает эффективность
Когда региональные менеджеры получили возможность оформлять водителей самостоятельно, скорость найма выросла кратно. Им не нужно ждать, пока HR в головном офисе обработает заявку.
При этом контроль сохранился – все документы проходят через согласование с директором и главбухом. Просто этот процесс стал быстрым и электронным.
Для кого актуален этот опыт
Эта ситуация знакома компаниям со следующими характеристиками:
Критические признаки:
- Сотрудники работают территориально распределённо (разные города/регионы)
- Высокая текучка персонала требует постоянного найма
- Кандидаты часто “пропадают” на этапе оформления
- Оформление документов занимает больше 3 дней
- Нужны подписи руководителей из головного офиса для каждого найма
Особенно критично для:
Логистика и перевозки – водители находятся в рейсах, сложно назначить встречу для подписания
Ритейл с региональными магазинами – продавцы и кассиры в разных городах
Производство с несколькими площадками – рабочие не могут приехать в головной офис для подписи
Сервисные компании с выездными специалистами – монтажники, мастера в полях
Строительство с объектами в регионах – рабочие на объектах за сотни километров от офиса
Что изменилось в подходе к найму
Через полгода после внедрения компания пересмотрела процесс онбординга. Теперь весь пакет документов водитель подписывает до первого рабочего дня – включая ознакомление с правилами безопасности и инструкциями по эксплуатации транспорта.
Следующий шаг – внедрение электронного документооборота для путевых листов и актов выполненных работ. Цель: полностью убрать бумагу из рабочего процесса водителей.
HR-директор подводит итог: “Раньше мы теряли каждого третьего кандидата из-за медленного оформления. Это были прямые убытки – деньги на рекрутинг улетали в трубу. Сейчас теряем только тех, кто действительно передумал, а не тех, кто устал ждать.”
Хотите оформлять сотрудников в регионах без курьеров и командировок? Запишитесь на демо Doodocs HR – покажем, как нанимать людей в любом городе Казахстана за один день, не выходя из офиса.
