В январе 2024 года к нам обратилась IT-компания на 350 сотрудников. HR-директор сказал: “Нам нужно срочно нанять ещё двух HR-специалистов. Текущая команда из трёх человек физически не справляется.”
Мы предложили сначала автоматизировать процессы, а потом решать вопрос расширения команды. Через три месяца выяснилось, что дополнительные специалисты не нужны. Более того, один HR-специалист ушёл в декрет, и команда из двух человек продолжила справляться с той же нагрузкой.
Секрет не в том, что люди стали работать больше. Секрет в том, что исчезла рутина, которая съедала 70% их времени.
Куда на самом деле уходит время HR-специалиста
Мы попросили HR-отдел вести детальный тайм-трекинг в течение двух недель. Записывали всё: на что потрачена каждая минута рабочего дня.
Результаты для компании на 350 сотрудников (HR-отдел из 3 человек):
Создание документов: 32% времени
- Открыть шаблон в Word
- Вручную заполнить данные сотрудника из разных источников (заявка на подбор, анкета, паспортные данные)
- Перепроверить правильность ИИН, адреса, банковских реквизитов
- Сохранить файл с правильным названием
- Повторить для каждого документа в пакете (договор, должностная инструкция, приказ)
На один пакет документов: 25-35 минут В месяц оформляли ~25 новых сотрудников Итого: ~65 часов в месяц на троих
Печать и подготовка документов: 18% времени
- Отправить на печать, дождаться очереди на принтере
- Забрать, проверить качество
- Разложить по папкам для каждого согласующего
- Подготовить сопроводительные письма
- Упаковать для курьера или отнести лично
Итого: ~35 часов в месяц
Логистика согласования: 22% времени
- Отследить, кто из руководителей на месте
- Отнести документы на согласование
- Через день-два вернуться, забрать подписанные
- Если есть замечания – внести правки и повторить цикл
- Организовать подпись директора (часто нужно ехать в другой офис)
Итого: ~43 часа в месяц
Поиск сотрудников для подписи: 12% времени
- Связаться с сотрудником, договориться о встрече
- Если удалённый работник – организовать курьера или встречу в офисе
- Объяснить документы, показать где подписать
- Если человек забыл прийти – повторить
Итого: ~24 часа в месяц
Сканирование и загрузка в систему: 8% времени
- Отсканировать подписанные документы
- Проверить качество, при необходимости пересканировать
- Загрузить в 1С и корпоративную папку
- Переименовать файлы по стандарту
Итого: ~16 часов в месяц
Работа с людьми (адаптация, консультации, развитие): 8% времени
- То, чем HR должен заниматься в первую очередь
- На практике времени почти не остаётся
Итого: ~16 часов в месяц
Итого на рутину: 183 часа из 198 (92% времени)
То есть три HR-специалиста тратили 92% времени на перемещение бумаг и заполнение форм. На реальную работу с людьми оставалось 8%.
Что изменилось после автоматизации
Внедрение системы заняло две недели. Настроили шаблоны, маршруты согласования, интеграцию с 1С. Провели обучение команды.
Создание документов: с 32% до 4% времени
Теперь процесс выглядит так:
- Выбрать сотрудника из базы (или создать нового за 30 секунд)
- Выбрать тип документа
- Система автоматически заполняет все поля из базы данных
- Проверить визуально, нажать “Отправить на согласование”
Время на пакет документов: 2-3 минуты вместо 30 Экономия: 57 часов в месяц
Печать: исчезла полностью
Документы не нужно печатать. Они существуют только в электронном виде и подписываются ЭЦП.
Экономия: 35 часов в месяц
Логистика согласования: с 22% до 2% времени
Документ автоматически отправляется всем согласующим одновременно. HR только мониторит статус в системе. Если документ завис на согласовании больше суток – HR видит это в дашборде и может напомнить.
Экономия: 39 часов в месяц
Поиск сотрудников: с 12% до 1% времени
Сотрудник получает SMS со ссылкой на документ. Открывает, читает, подписывает через eGov Mobile за 2 минуты. Не нужно искать, договариваться о встрече, ждать.
Экономия: 22 часа в месяц
Сканирование и загрузка: исчезла полностью
Документ после подписания всех сторон автоматически отправляется в 1С через интеграцию. Ничего загружать вручную не нужно.
Экономия: 16 часов в месяц
Итого экономия: 169 часов в месяц на троих
Это освободило 85% времени, которое раньше уходило на рутину.
На что переключилось время HR-команды
Когда рутина исчезла, появилось время на то, чем HR должен заниматься по определению.
Новое распределение времени:
Адаптация новых сотрудников: 35% времени
- Встречи one-on-one в первую неделю
- Помощь с погружением в корпоративную культуру
- Сбор обратной связи после первого месяца
- Корректировка программы адаптации
Раньше новички получали документы на подпись и стандартную экскурсию по офису. Теперь есть структурированная программа адаптации на 30 дней.
Консультации сотрудников и руководителей: 25% времени
- Ответы на вопросы по трудовому законодательству
- Помощь руководителям в решении конфликтов
- Консультации по карьерному развитию
- Работа с обратной связью
Развитие HR-процессов: 20% времени
- Анализ метрик (время закрытия вакансий, retention, engagement)
- Улучшение процессов найма и адаптации
- Работа над employer brand
- Автоматизация следующих процессов
Обучение и развитие: 12% времени
- Организация тренингов
- Программы развития лидеров
- Менторинг и коучинг
Административные задачи: 8% времени
- Создание документов в системе (теперь это занимает минуты)
- Мониторинг согласований
- Решение нестандартных ситуаций
HR-директор описал изменения так: “Раньше мы были операторами документов. Теперь мы занимаемся людьми. Это совершенно другой уровень работы и другая ценность для компании.”
Конкретные результаты через полгода
Метрики эффективности HR:
Время оформления нового сотрудника: с 7 дней до 1 дня
- Кандидат может выйти на следующий день после оффера
- Все документы подписаны в день выхода
Retention в первые 3 месяца: вырос с 78% до 91%
- Структурированная адаптация снизила отток новичков
- У HR появилось время работать с каждым лично
Время закрытия вакансий: сократилось с 45 до 32 дней
- HR больше времени тратят на активный поиск
- Меньше времени на административную работу
Employee satisfaction (по опросам): вырос с 6.8 до 7.6 из 10
- Сотрудники видят, что HR доступны для консультаций
- Быстрое решение кадровых вопросов
Экономика проекта:
Зарплата одного HR-специалиста: ~400 000 тг в месяц Планировали нанять двух дополнительных: 800 000 тг Вместо этого внедрили систему: 180 000 тг в месяц
Экономия: 620 000 тг в месяц или 7,4 млн тг в год
Плюс HR-команда перешла от операционной работы к стратегической. Финансово это сложно измерить, но бизнес-эффект очевиден: лучше адаптация, ниже текучка, выше удовлетворённость.
Три инсайта о продуктивности HR
1. Больше людей не решает проблему неэффективных процессов
Компания хотела решить проблему перегрузки наймом дополнительных HR. Это линейное масштабирование: больше работы – больше людей.
Но проблема была не в количестве людей, а в том, что процессы съедали 90% времени на рутину. Добавление ещё двух специалистов означало бы ещё двух человек, которые 90% времени занимаются логистикой бумаг.
Правильное решение – убрать рутину, а не масштабировать её.
2. Автоматизация меняет не только скорость, но и качество работы
Когда HR освободились от рутины, они не просто стали быстрее оформлять документы. Они начали заниматься совершенно другими задачами – адаптацией, развитием, культурой.
Это изменило позиционирование HR внутри компании. Раньше их воспринимали как “тех, кто делает документы”. Теперь – как бизнес-партнёров, которые помогают удерживать и развивать людей.
3. ROI автоматизации намного выше, чем кажется
Прямая экономика – это сэкономленные зарплаты дополнительных специалистов (7,4 млн тг в год). Но есть косвенные эффекты:
- Снижение текучки на 13% экономит ~8 млн тг в год на рекрутинге и адаптации
- Более быстрое закрытие вакансий означает меньше упущенной выгоды от незаполненных позиций
- Более высокий engagement коррелирует с продуктивностью команды
Реальный ROI в 3-4 раза выше, чем показывает прямой расчёт.
Для каких компаний это актуально
Если узнали свою ситуацию, пора считать:
Критические признаки:
- HR тратит больше 50% времени на создание и согласование документов
- Планируете расширять HR-команду из-за объёма работы
- HR не успевают заниматься адаптацией и развитием сотрудников
- Текучка в первые 3 месяца выше 15-20%
- Время оформления нового сотрудника больше 3 дней
Особенно критично для:
IT-компании с быстрым ростом – нанимаете 5+ человек в месяц, HR-команда не масштабируется
Компании со сложными процессами согласования – много уровней, территориально распределённые офисы
Бизнес с высокими требованиями к candidate experience – долгое оформление отпугивает кандидатов
Компании с высокой текучкой – большой объём документооборота при приёме и увольнении
Простой тест: нужна ли вам автоматизация или дополнительные люди
Посчитайте, сколько времени ваш HR-отдел тратит на эти задачи в неделю:
- Создание документов вручную в Word
- Печать, сканирование, копирование
- Поиск людей для подписи документов
- Физическое перемещение документов на согласование
- Загрузка данных в 1С или другие системы вручную
Если эти задачи занимают больше 20 часов в неделю на одного HR – вам нужна автоматизация, а не дополнительные специалисты.
Формула расчёта:
Часов на рутину в неделю × 4 недели × почасовая ставка HR = месячные затраты на рутину
Если эта сумма больше стоимости системы автоматизации – ROI положительный в первый месяц.
Что дальше
Компания продолжает развивать HR-процессы. Следующий этап – внедрение системы управления эффективностью (performance management) и автоматизация обучения.
Цель: чтобы HR-команда из двух человек могла поддерживать компанию до 500 сотрудников, фокусируясь на стратегических задачах, а не на операционной рутине.
HR-директор резюмирует: “Мы не стали работать меньше. Мы стали работать над другими задачами. Раньше 90% времени уходило на то, что можно автоматизировать. Теперь 90% времени мы тратим на то, что делает нас ценными для бизнеса – на людей.”
Хотите посчитать, сколько времени ваш HR-отдел тратит на рутину? Запишитесь на аудит процессов с Doodocs HR – покажем, где теряется время, и посчитаем потенциал оптимизации. Возможно, вам не нужны дополнительные специалисты, нужна правильная система.
