В сентябре 2024 года HR-директор ритейл-сети на 450 сотрудников пожаловалась: “Моя команда из четырёх человек работает по 10-11 часов в день. Мы постоянно в авральном режиме, но всё равно ничего не успеваем. Планировали запустить программу адаптации новичков – нет времени. Хотели внедрить систему обучения – руки не доходят.”
Мы попросили команду вести детальный тайм-трекинг две недели. Записывать каждое действие: что делали, сколько времени потратили.
Результат шокировал даже саму HR-директора: 78% рабочего времени уходило на рутинные операции, которые можно автоматизировать. Создание документов, печать, поиск людей для подписей, сканирование, загрузка данных в системы.
После внедрения Doodocs HR время на рутину сократилось до 15%. Освободилось 252 часа в месяц на четверых – это полторы ставки специалиста. Но нанимать пятого не пришлось. Эти часы направили на проекты, до которых раньше не доходили руки.
Где реально теряется время HR: анализ по минутам
Прежде чем говорить об автоматизации, нужно понять, куда уходит время в ручных процессах.
Мы проанализировали тайм-трекинг 35 HR-специалистов из разных компаний. Попросили записывать каждое действие в течение месяца с точностью до 5 минут.
Результаты для среднего HR-специалиста (176 рабочих часов в месяц):
Создание документов вручную – 56 часов (32%)
Открыть шаблон в Word, найти нужный файл среди десятков похожих Скопировать данные сотрудника из заявки на подбор, анкеты, паспорта Вручную заполнить каждое поле: ФИО, ИИН, адрес, должность, оклад, дата приёма Проверить правильность данных – сверить с исходниками Сохранить файл с правильным названием в правильную папку Повторить для каждого документа в пакете
На один пакет документов для нового сотрудника: 25-35 минут При найме 15 человек в месяц: 6-9 часов только на заполнение форм
Но это не только приём. Ещё отпуска, увольнения, кадровые изменения, командировки. Всё это требует создания документов вручную.
Печать, копирование, сканирование – 28 часов (16%)
Отправить документы на печать, дождаться очереди на принтере Забрать распечатанные листы, проверить качество Если картридж кончился или замялась бумага – решить проблему, перепечатать Сделать копии для разных согласующих Разложить документы по папкам, подписать После подписания – отсканировать все документы Проверить качество сканов, при необходимости пересканировать Переименовать файлы по стандарту компании
Как мы считали в статье про реальную стоимость документооборота, эти операции кажутся быстрыми, но в сумме съедают огромное количество времени.
Логистика согласований – 38 часов (22%)
Отследить, кто из руководителей на месте Отнести документы на согласование Если руководителя нет – оставить на столе, вернуться позже Через день-два забрать подписанные документы Если есть замечания – внести правки, повторить цикл Отвезти следующему согласующему Для срочных документов – звонить, напоминать, просить ускорить
Это не считая времени на дорогу между офисами, если компания территориально распределена. Как показал кейс логистической компании, при наличии филиалов логистика документов превращается в полноценную работу курьера.
Поиск сотрудников для подписи – 21 час (12%)
Связаться с сотрудником, узнать когда он будет в офисе Договориться о встрече Если сотрудник работает посменно – подгадать под его график Встретиться, объяснить документы, показать где подписать Если сотрудник забыл прийти или заболел – начать сначала Для удалённых сотрудников – организовать курьерскую доставку
Загрузка данных в учётные системы – 18 часов (10%)
Открыть 1С или другую учётную систему Вручную ввести данные нового сотрудника: ФИО, ИИН, должность, оклад, дату приёма Создать карточку сотрудника Загрузить сканы документов Проверить, что всё сохранилось корректно Повторить для каждой системы, если их несколько (1С, CRM, система пропусков, корпоративная почта)
Поиск документов в архиве – 8 часов (5%)
При запросе на какой-то документ – идти в архивное помещение Найти нужный год, квартал, месяц Найти папку с нужным сотрудником Найти конкретный документ в папке Сделать копию, вернуть оригинал на место Занести копию в логи выдачи документов
Исправление ошибок – 7 часов (4%)
Найти ошибку в уже распечатанном документе (опечатка в ИИН, неправильная сумма) Исправить в исходном файле Перепечатать документ Пройти весь цикл согласования заново Если ошибку нашли после подписания всех сторон – особенно больно
Итого на рутинные операции: 141 час из 176 (80%)
На реальную HR-работу остаётся 20% времени: адаптацию новичков, консультации сотрудников, работу с конфликтами, развитие команды.
Теперь становится понятно, почему HR-команды всегда перегружены, но при этом не успевают заниматься стратегическими задачами. Они тонут в рутине.
Как автоматизация меняет распределение времени
Посмотрим, что происходит с этими же задачами после внедрения системы кадрового учёта.
Создание документов: с 56 до 7 часов (экономия 87%)
Вместо ручного заполнения:
- Выбрать сотрудника из базы или создать карточку за 30 секунд
- Выбрать тип документа из списка
- Система автоматически заполняет все поля из базы данных
- HR проверяет визуально и нажимает “Отправить”
Время на пакет документов: с 30 минут до 2 минут
Почему остаются 7 часов? Потому что всё равно нужно время на создание нестандартных документов, проверку данных, работу с исключениями.
Печать, копирование, сканирование: с 28 до 0 часов (экономия 100%)
Документы существуют только в электронном виде. Печатать, копировать и сканировать не нужно совсем.
Если где-то требуется бумажная копия (редкий случай) – можно распечатать за минуту с визуализацией ЭЦП.
Логистика согласований: с 38 до 4 часов (экономия 89%)
Документы автоматически отправляются всем согласующим одновременно Каждый получает уведомление и может согласовать с телефона за минуту HR видит статус в реальном времени: кто согласовал, кто ещё нет Если документ завис – система автоматически напоминает согласующему
HR тратит время только на мониторинг и решение исключительных ситуаций.
Поиск сотрудников для подписи: с 21 до 1 часа (экономия 95%)
Сотрудник получает SMS со ссылкой на документы Открывает на любом устройстве, читает, подписывает через eGov Mobile Весь процесс занимает 2-3 минуты, не нужно приезжать в офис
HR тратит время только на отправку ссылок и работу с теми, кто не подписал вовремя.
Как мы описывали в статье про юридическую силу ЭЦП, подписание через eGov Mobile абсолютно легитимно и даже надёжнее бумажной подписи.
Загрузка данных в системы: с 18 до 0 часов (экономия 100%)
После подписания документов всеми сторонами данные автоматически передаются в 1С через настроенную интеграцию.
HR ничего не делает вручную. Система сама создаёт карточки сотрудников, загружает документы, обновляет данные.
Поиск документов: с 8 до 0.5 часа (экономия 94%)
Все документы в электронном архиве с мощным поиском Можно найти любой документ за 10 секунд по ФИО, дате, типу документа Не нужно идти в архивное помещение, рыться в папках Можно моментально отправить документ по email или дать ссылку
Исправление ошибок: с 7 до 0.5 часа (экономия 93%)
Система не даёт отправить документ с незаполненными обязательными полями Автоматически проверяет корректность ИИН (контрольная сумма) Предупреждает о подозрительных данных (например, оклад 10 000 тг для директора)
Ошибок становится на 85% меньше. На исправление тех, что остались, уходит минимум времени.
Новое распределение времени после автоматизации:
Рутинные операции: 13 часов (7%) Адаптация новых сотрудников: 42 часа (24%) Консультации и поддержка команды: 35 часов (20%) Работа с текучкой и retention: 28 часов (16%) Развитие и обучение: 25 часов (14%) Работа с компенсациями и benefits: 18 часов (10%) HR-проекты и инициативы: 15 часов (9%)
Экономия времени: 128 часов в месяц на одного HR-специалиста
Это 73% рабочего времени, которое освобождается от рутины и может быть направлено на работу с людьми.
Реальный кейс: трансформация HR-отдела за 6 месяцев
Вернёмся к ритейл-сети из начала статьи. Посмотрим, что изменилось через полгода после внедрения автоматизации.
До автоматизации (HR-команда из 4 человек):
Общее время в месяц: 704 часа (176 × 4) Из них на рутину: 549 часов (78%) На работу с людьми: 155 часов (22%)
Нанимали 18-20 человек в месяц Среднее время оформления: 10-12 дней Текучка в первые 3 месяца: 28% Программы адаптации не было – не хватало времени Обучение проводилось формально, без системы Обратная связь от сотрудников: “HR всегда заняты, сложно получить консультацию”
Через 6 месяцев после автоматизации (та же команда из 4 человек):
Общее время в месяц: 704 часа Из них на рутину: 91 час (13%) На работу с людьми: 613 часов (87%)
Нанимают 25-30 человек в месяц (рост бизнеса) Среднее время оформления: 1 день Текучка в первые 3 месяца: 14%
Что появилось:
Структурированная программа адаптации на 30 дней с чек-листами и встречами Регулярные one-on-one с новичками в первую неделю Система онбординг-бадди: каждому новичку назначается наставник Ежемесячные тренинги для руководителей по работе с командой База знаний по HR-вопросам для сотрудников HR-чат в Telegram для быстрых консультаций
Как изменились метрики:
Engagement score (по опросам): вырос с 6.2 до 7.8 из 10 Время закрытия вакансий: сократилось с 52 до 38 дней Retention сотрудников через год: вырос с 65% до 79% NPS по HR-сервису: вырос с 32 до 61
Финансовый эффект:
Снижение текучки на 14% экономит ~4.5 млн тенге в год на рекрутинге и адаптации Возможность нанимать больше людей без расширения HR-команды Не потребовалось нанимать пятого HR-специалиста: экономия 4.8 млн тенге в год Улучшение retention через год экономит ~6 млн тенге на замене сотрудников
Как мы писали в статье про HR-отдел из 2 человек, правильная автоматизация позволяет команде работать с нагрузкой, которая раньше требовала в 2-3 раза больше людей.
Что конкретно автоматизируется в кадровом учёте
Разберём детально, какие процессы и как именно автоматизируются.
Автоматическое заполнение документов
Данные вводятся один раз при создании карточки сотрудника Система автоматически подставляет их во все документы: договор, приказы, должностные инструкции Не нужно копировать ФИО, ИИН, адрес десятки раз вручную Исключаются опечатки и несоответствия между документами
Шаблоны документов с автоподстановкой
Библиотека готовых шаблонов для всех типов кадровых документов Шаблоны соответствуют актуальному ТК РК Автоматически обновляются при изменении законодательства (как мы описывали в статье про изменения в ТК РК) Можно создать кастомные шаблоны под специфику компании
Автоматические маршруты согласования
Настраиваются один раз для каждого типа документов Документ автоматически отправляется всем нужным согласующим Можно настроить параллельное или последовательное согласование Автоматические напоминания, если кто-то не согласовал вовремя
Электронное подписание
Все стороны подписывают документы ЭЦП через eGov Mobile Подписание занимает 1-2 минуты с телефона Не нужно искать людей, назначать встречи, ждать удобного времени География не имеет значения – можно подписать из любой точки мира
Интеграция с учётными системами
После подписания данные автоматически передаются в 1С Создаются карточки сотрудников, загружаются документы Обновляются данные при кадровых изменениях Не нужно вводить одни и те же данные в разные системы
Электронный архив с умным поиском
Все документы автоматически сохраняются в системе Можно найти любой документ за секунды по любому параметру История изменений: кто, когда и что менял в документе Настраиваемые права доступа: каждый видит только свои документы Автоматическое резервное копирование
Аналитика и отчётность
Дашборды с ключевыми метриками: время оформления, скорость согласования Отчёты по любым параметрам за любой период Выявление узких мест: где процессы застревают Данные для принятия решений на основе фактов, а не интуиции
Как мы описывали в статье про функции, которые реально используются, не все возможности нужны всем компаниям. Но базовая автоматизация критична для любого HR-отдела.
Сопротивление автоматизации: почему HR боятся
Несмотря на очевидные преимущества, многие HR-специалисты сопротивляются автоматизации. Разберём типичные страхи.
Страх 1: “Меня заменят системой”
Это самый распространённый страх. HR боятся, что автоматизация сделает их ненужными.
Реальность: автоматизация не заменяет HR, а освобождает от рутины. Как показал кейс выше, после автоматизации HR-команда не сократилась. Они просто начали делать другую, более ценную работу.
Системы могут создавать документы, но не могут помочь новичку адаптироваться, решить конфликт в команде или разработать программу развития лидеров. Это всё ещё требует человеческого участия.
Как мы писали в статье про то, что HR-процессы тормозят рост, автоматизация делает HR более ценными для бизнеса, а не менее.
Страх 2: “Я не разберусь в новой системе”
Многие HR привыкли к Word и Excel. Новая система кажется сложной.
Реальность: современные HR-системы интуитивно понятны. Обучение занимает 1-2 часа. Интерфейс построен так, чтобы основные задачи решались в 2-3 клика.
Более того, работать в системе проще, чем с десятками файлов в папках. Не нужно помнить, где какой шаблон лежит, как его правильно назвать, в какую папку сохранить.
Страх 3: “Что если система сломается и мы потеряем все документы?”
Боязнь потери данных из-за технического сбоя.
Реальность: облачные системы надёжнее локальных папок на компьютере. Автоматическое резервное копирование несколько раз в день. Данные хранятся в нескольких дата-центрах одновременно.
Риск потерять данные в облаке на порядки ниже, чем риск потерять файлы на локальном компьютере (сгорел жёсткий диск, вирус, случайное удаление) или бумажные документы в архиве (пожар, затопление, воровство).
Страх 4: “Руководители не будут пользоваться системой”
Опасение, что руководители откажутся согласовывать документы в новой системе.
Реальность: руководителям система удобнее бумаги. Согласовать документ с телефона за 30 секунд проще, чем ждать, пока HR принесёт папку, расписаться, отдать обратно.
Как мы описывали в статье про ошибки при внедрении, ключ к успеху – правильно вовлечь руководителей с самого начала. Показать выгоду для них, а не заставлять.
Страх 5: “Это дорого и не окупится”
Кажется, что автоматизация – дорогое удовольствие.
Реальность: как мы считали в статье про КЭДО, автоматизация дешевле бумажного документооборота в 2-3 раза. ROI положительный с первого месяца.
Даже если бы экономики не было, высвобождение 70-80% времени HR на стратегические задачи само по себе бесценно.
Как измерить эффект от автоматизации
Многие компании внедряют автоматизацию, но не измеряют результаты. Вот ключевые метрики, которые нужно отслеживать.
До внедрения (baseline):
Среднее время создания одного документа в минутах Среднее время полного оформления сотрудника в днях Количество ошибок в документах (процент документов с ошибками) Время HR на рутинные операции в процентах от общего Среднее время поиска документа в архиве Стоимость материалов на документооборот в месяц (бумага, картриджи) Площадь архивного помещения в кв.м. и стоимость аренды
Через 1 месяц после внедрения:
Те же метрики для сравнения Скорее всего будут хуже baseline – идёт адаптация к новой системе Это нормально, не паникуйте
Через 3 месяца:
Метрики должны значительно улучшиться Время создания документа: снижение на 80-90% Время оформления сотрудника: снижение на 85-90% Ошибки в документах: снижение на 70-85% Время HR на рутину: снижение на 70-80% Время поиска документа: снижение на 90-95%
Дополнительные метрики эффекта:
Retention в первые 3 месяца (должен вырасти) Employee satisfaction score (должен вырасти) Время закрытия вакансий (должно сократиться) Количество HR-проектов, запущенных за квартал (должно вырасти)
Финансовые метрики:
ROI = (Экономия – Стоимость системы) / Стоимость системы × 100%
Для компании на 300 сотрудников типичный ROI через 3 месяца: 150-200%
Три правила успешной автоматизации
На основе опыта 180+ клиентов мы вывели правила, которые определяют успех проекта.
Правило 1: Начинайте с самого болезненного процесса
Не пытайтесь автоматизировать всё сразу. Найдите процесс, который занимает больше всего времени и доставляет больше всего боли. Обычно это приём на работу.
Автоматизируйте его идеально. Когда команда увидит, как это работает и сколько времени экономит, сопротивление остальным изменениям исчезнет.
Как мы писали в статье про ошибки при внедрении, попытка автоматизировать всё сразу – главная причина провала проектов.
Правило 2: Вовлекайте всех участников процесса
Автоматизация касается не только HR, но и руководителей, которые согласовывают документы, и сотрудников, которые их подписывают.
Проведите встречи с каждой группой. Покажите, как система упростит их жизнь. Соберите обратную связь. Учтите пожелания.
Люди поддерживают изменения, в которых участвовали. И саботируют те, которые им навязали.
Правило 3: Измеряйте и оптимизируйте постоянно
Автоматизация – это не разовый проект, а непрерывный процесс улучшения.
Собирайте данные, анализируйте узкие места, вносите изменения. Система должна эволюционировать вместе с процессами компании.
Используйте инсайты из статьи про функции, которые реально используются. Фокусируйтесь на оптимизации того, что используется ежедневно.
Главный инсайт: автоматизация меняет роль HR
80% экономии времени – это не цель, а средство. Цель – трансформация роли HR в компании.
Когда HR освобождаются от рутины, они могут заняться тем, что реально влияет на бизнес:
- Снижать текучку через работу с адаптацией и вовлечённостью
- Развивать лидеров через программы обучения и коучинг
- Улучшать employer brand через работу с candidate experience
- Решать конфликты и строить здоровую корпоративную культуру
Это задачи, которые невозможно автоматизировать. Они требуют эмпатии, коммуникации, креативности – всего того, что есть у людей и нет у систем.
Автоматизация не делает HR менее нужными. Она делает их более ценными.
Компании, которые автоматизируют кадровый учёт, получают не просто экономию времени. Они получают HR-команду, которая фокусируется на людях, а не на бумагах.
А это прямо влияет на результаты бизнеса: retention, productivity, engagement, скорость найма, качество команды.
Хотите посчитать, сколько времени теряет ваш HR-отдел на рутине? Запишитесь на аудит процессов с Doodocs HR – проанализируем, куда уходит время, покажем потенциал экономии и составим план автоматизации с учётом специфики вашей компании.
#HRAutomation #HRTech #Doodocs #КЭДО #TimeManagement #HREfficiency #ProductivityHacks
