Наш клиент из ритейла с 500+ сотрудниками считал, что у него нормальные HR-процессы. Пока мы не посчитали, сколько времени уходит на рутину.
Оказалось, что два HR-специалиста тратили 65 часов в месяц только на то, чтобы распечатать документы, отнести на подпись, отсканировать и разложить по папкам. Это полторы рабочих недели на то, что можно сделать за 10 минут.
Что не так с кадровым документооборотом в Казахстане
Мы проанализировали процессы в 50 компаниях. Картина похожая везде:
Типичный процесс оформления сотрудника:
- HR создаёт документ в Word или распечатывает бланк
- Согласовывает с руководителем отдела (1-3 дня)
- Отправляет на подпись директору (2-5 дней)
- Везёт в другой офис, если компания территориально распределена
- Ищет сотрудника, чтобы тот подписал (ещё 1-2 дня)
- Сканирует подписанный документ
- Загружает в 1С или складывает в папку
- Оригинал отправляет в архив
Итого: 7-10 дней на один документ. При этом 90% времени документ просто лежит и ждёт.
В компаниях с высокой текучкой это превращается в бутылочное горлышко. Сеть кинотеатров, с которой мы работали, не успевала оформлять людей к началу сезона. Кассиры выходили работать без договоров, HR отдел работал в авральном режиме.
Что мы сделали в Doodocs HR
Собрали все кадровые процессы в одну систему, где документ проходит путь от создания до архива за один день.
Как это работает:
Создание документа занимает 2 минуты. Выбираете сотрудника, тип документа, система автоматически подставляет данные из карточки. Все шаблоны соответствуют ТК РК, можно создать свои.
Согласование идёт параллельно. Документ уходит всем согласующим одновременно. Руководитель видит уведомление, открывает на телефоне, согласовывает. Время согласования – от 5 минут до нескольких часов вместо дней.
Подписание через eGov Mobile. Сотрудник получает уведомление, сканирует QR-код через приложение правительства, документ подписан ЭЦП. Работает из любой точки – не нужно приезжать в офис.
Архив формируется автоматически. Все документы хранятся в системе, можно найти любой за 10 секунд. Интеграция с 1С – данные передаются автоматически.
Результаты клиентов
Сеть кинотеатров, 300+ сотрудников:
- Оформление нового сотрудника сократилось с 2 недель до 2 часов
- Перед летним сезоном оформили 80 человек за 3 дня
- HR-отдел из 3 человек справляется с объёмом, на который раньше нужно было 5
Ритейл-компания, 500+ сотрудников:
- Экономия 65 часов в месяц на печати и подписании
- Затраты на бумагу и картриджи снизились на 180 000 тг в месяц
- Время на поиск документов сократилось с 15 минут до 30 секунд
Логистическая компания, 200+ сотрудников:
- Оформление документов для водителей в регионах без визита в офис
- Сокращение времени адаптации новых сотрудников с 5 дней до 1 дня
- Все документы подписываются удалённо через телефон
Три главных преимущества системы
1. Скорость
Документ от создания до подписания проходит за несколько часов вместо недель. Сотрудник может подписать договор в день выхода на работу, находясь где угодно.
Это критично для компаний с территориально распределённой структурой. Не нужно везти документы курьером или ждать, пока сотрудник приедет в головной офис.
2. Соответствие законодательству
Все шаблоны документов соответствуют ТК РК. Система обновляется при изменении законодательства. ЭЦП через eGov Mobile легитимна – документы имеют юридическую силу.
Это снижает риски штрафов при проверках. HR не нужно следить за изменениями в законах – шаблоны уже актуальные.
3. Интеграция с существующими системами
Готовые модули для интеграции с 1С. Данные по сотрудникам и документам передаются автоматически. Не нужно вести двойной учёт.
API для интеграции с любыми корпоративными системами. Можно встроить Doodocs в существующую инфраструктуру.
Какие процессы автоматизирует система
Приём на работу:
- Заявка на подбор
- Трудовой договор
- Должностная инструкция
- Приказ о приёме
- Ознакомление с внутренними документами
Кадровые изменения:
- Переводы
- Изменение условий труда
- Совмещение должностей
- Изменение графика работы
Отпуска и отсутствия:
- Заявления на отпуск
- Приказы об отпуске
- Отзыв из отпуска
- Отпуск без содержания
Увольнение:
- Заявление об увольнении
- Приказ об увольнении
- Обходной лист
- Все финальные документы
Каждый процесс настраивается под маршруты согласования вашей компании. Можно добавить любое количество согласующих, настроить параллельное или последовательное согласование.
Для кого подходит Doodocs HR
Система решает проблемы компаний, у которых:
- Больше 50 сотрудников – объём документов становится критическим
- Высокая текучка кадров – нужно быстро оформлять новых людей
- Территориально распределённая структура – филиалы в разных городах
- Удалённые или мобильные сотрудники – нужна подпись без визита в офис
- Рост команды – HR-процессы не успевают за масштабированием
Система особенно эффективна в:
Ритейле и HoReCa – высокая текучка, сезонный набор, много точек Логистике – водители и курьеры работают удалённо Производстве – большой объём кадровых изменений, смены IT-компаниях – удалённые сотрудники, быстрый рост команды
Как начать работу
Внедрение занимает от 1 дня до 2 недель в зависимости от размера компании.
Процесс запуска:
- Загружаете базу сотрудников или интегрируете с 1С
- Настраиваете шаблоны документов и маршруты согласования
- Проводите короткое обучение HR-команды (1-2 часа)
- Начинаете работать
Первые документы можно создать и подписать в день подключения. Техническая поддержка помогает на всех этапах.
Что дальше
В 2025 году добавляем модули для полной автоматизации HR-процессов: электронный больничный, график отпусков, табель учёта времени, внутренние нормативные документы.
Цель – чтобы HR-специалисты тратили время на работу с людьми, а не на бумаги.
Хотите посчитать, сколько времени ваш HR-отдел тратит на рутину? Запишитесь на демо Doodocs HR – покажем, как автоматизировать кадровые процессы и освободить 40% времени для стратегических задач.
