Казахстанская сеть кинотеатров Chaplin решила автоматизировать кадровое делопроизводство, переведя его с бумаги в электронный формат. Сотрудники кадрового отдела тратили слишком много времени на то, чтобы принять на работу нового кассира-билетера или жарщика попкорна: с учетом почтовых пересылок этот процесс мог растягиваться до двух недель.
В этом кейсе рассказываем, как электронная система кадрового документооборота Doodocs HR помогла HR-специалистам Chaplin навести порядок в кадровых процессах и значительно сократила время оформления и подписания всех документов.
Кандидаты не хотели ждать долгого оформления
Раньше весь кадровый документооборот в Chaplin был на бумаге. И для любого действия с персоналом — приема на работу, оформления отпуска, увольнения — нужно было печатать бланки, заполнять и подписывать их вручную, пересылать на подписание руководителю, составлять и распечатывать приказы, относить документы в бухгалтерию, вносить данные в учетную программу.
— Все это нужно было проделать для сотрудников, которые находились в нашем головном офисе в кинотеатрах в Алматы. А при оформлении на работу человека в Астане процесс растягивался до двух недель, — вспоминает специалист по кадрам Chaplin Айжан Алпысбаева.
Такой “аналоговый” режим работы с кадрами не только приводил к потерям времени и денег на распечатку и пересылку бумаги, но и создавал другие проблемы. Поскольку линейным персоналом в кинотеатрах часто подрабатывают студенты, которые хотят быстро устроиться на работу и начать получать деньги, то компания теряла многих кандидатов: ждать две недели полного оформления готовы не все. А работа без подписанных трудовых договоров — это нарушение законодательства и риски для компании, так как сотрудники несут материальную ответственность за имущество и имеют доступ к кассе.
Не только ЭЦП, но и прозрачность
Поэтому руководство Chaplin принципиально решило, что нужно внедрять электронный документооборот в сфере кадров, и стало искать подходящее решение на казахстанском рынке.
Ключевым критериями для выбора подрядчика были выбраны:
- возможность удаленного электронного подписания;
- соблюдение кадровых процессов организации;
- функции по очередности подписания;
- обязательная регистрация на портале enbek.kz;
- синхронизация с учетной программой «1С:Зарплата и управление персоналом»;
- простота и понятность интерфейса.
Тендер выиграла компания Doodocs, и вот как этот выбор подрядчика объясняет Ольга Куракова, HRD Chaplin Cinemas.
— Мы искали не просто инструмент для удаленного подписывания документов, а полноценную платформу, которая бы повысила прозрачность наших бизнес-процессов и помогла улучшить взаимодействие с сотрудниками. Doodocs HR оказался одним из немногих решений, соответствующих этим критериям, а интерфейс системы показался логичным и понятным.
Установка системы помогла упростить бизнес-процессы
Внедрение кадрового электронного документооборота сети кинотеатров началось с изучения бизнес-процессов. Команда Doodocs при помощи HR-специалистов Chaplin разбиралась в том, как устроен кадровый учет в компании, и составляла карту процессов — чтобы настроить систему под особенности конкретного бизнеса.
— Благодаря совместной работе с методологами из Doodocs мы смогли переосмыслить и изменить некоторые наши процессы: например, упростили процесс увольнения. Кроме того, мы привели в порядок все внутренние документы, сделав полноценные версии на казахском и русском языках, — перечисляет Ольга Куракова.
Процесс внедрения системы длился несколько месяцев и реализовывался поэтапно. Начали с более простых процессов — подачи заявлений на отпуск. Затем был подключен и начал использоваться большой модуль по приему сотрудников.
Особыми вызовами для команды Doodocs стали:
- Синхронизация с программой «1С:Зарплата и управление персоналом», включая автоматическую загрузку данных из eGov и других государственных баз данных.
- Внедрение сложного процесса командировок сотрудников с добавлением маршрутов, автоматических напоминаний, отчетов с затратами и результатами.
- Кадровый учет сразу в сложной организационной структуре.
Возникали и непредвиденные моменты: скажем, код для входа в личный кабинет не приходил сотрудникам на почту. Оказалось, что причиной были внутренние настройки безопасности в Chaplin, которые не пропускали эти письма.
Команда Doodocs откликалась на просьбы HR-менеджеров: если видели, что какие-то элементы интерфейса неудобны пользователям, то их дорабатывали и изменяли прямо в процессе внедрения.
— Еще Chaplin как раз во время внедрения нашей системы менял версию программы «1С:Зарплата и управление персоналом». Это помогло нам переосмыслить все процессы и начать с “чистого листа”, как в процессах кадрового специалиста, так и в процессах работников и руководителей. — рассказывает Артём Федоскин, продакт-менеджер Doodocs.
Время сократилось, а имидж работодателя улучшился
Сегодня сеть кинотеатров Chaplin уже полностью перешла на электронный кадровый документооборот. Все сотрудники оформляются дистанционно через Doodocs HR и подписывают документы онлайн. Заявки на отпуск, перевод и увольнение тоже подаются в электронном виде.
Вот как реализован прием сотрудника на работу:
- Специалист по кадрам отправляет запрос на выгрузку документов для трудоустройства.
- Будущему сотруднику на электронную почту приходит письмо со ссылкой.
- Человек переходит по ссылке и заполняет необходимые поля, а также отправляет согласие на выгрузку документов из государственных баз.
- Когда все данные подгружены и заполнены, информация синхронизируется с учетной программой 1C.
- Специалист по кадрам вписывает должность и зарплату и формирует документы для оформления.
- Договор уходит на подпись сначала HR-директору, затем принимаемому на работу специалисту.
- После подписания сотрудник становится официально трудоустроенным.
Уже поработав некоторое время в системе, специалист по кадрам Chaplin Айжан Алпысбаева довольна результатом:
— Вместо двух недель сейчас мы можем трудоустроить человека минут за двадцать — и это со всеми подписаниями. Весь пакет документов (трудовой договор, должностные инструкции, приказы, гайды) подписывается электронно, даже если сотрудник находится в другом регионе. Это очень важно, так как у нас в высокий сезон может быть от 5 до 8 приемов на работу в день.
Раньше оформление отпуска состояло из 7–8 шагов, включая беготню за подписями, то теперь это происходит за 1 минуту — в личном кабинете и с уведомлениями.
Кроме того, бумажная работа отнимала значительное время у менеджеров кинотеатров, которые должны были на месте объяснять сотрудникам, как правильно заполнять заявления, а теперь они это время могут посвятить непосредственно онбордингу новых работников.
Также ушли затраты на бумагу и курьерские услуги. А у кадровых специалистов освободилось время для решения других важных рабочих вопросов.
Еще один значимый эффект, который отмечают в Chaplin, это улучшение имиджа работодателя. Молодой линейный персонал, предпочитающий удаленное взаимодействие, положительно воспринял возможность быстро подписывать документы онлайн.
— Еще стоит отметить, что платформа Doodocs HR интуитивно понятная. Мне один раз показали, как все работает, и больше я за помощью не обращалась. У сотрудников также не возникает вопросов по пользованию личного кабинета, — делится впечатлениями Айжан Алпысбаева.
Среди других результатов внедрения можно назвать:
- Обмен документами в электронном виде сокращает число ошибок и потерь документов.
- Снизились риски нарушения законодательства, так как подписать трудовой договор можно день в день.
- Руководители быстро подписывают кадровые документы онлайн, даже во время командировок.
- Полная синхронизация с «1С:Зарплата и управление персоналом» позволяет максимально избежать ручного ввода данных.
— Мы ощутили, что с Doodocs HR мы очень сильно экономим время, нервы и деньги – так оценивает результаты проекта HRD Chaplin Cinemas Ольга Куракова.
Мобильное приложение и синхронизация с enbek.kz
Chaplin и Doodocs продолжают сотрудничество: на ближайшее время намечена синхронизация с enbek.kz для процесса увольнения, а также выпуск мобильного приложения, которое, в отличие от мобильной веб-версии, позволит сотрудникам оперативно получать уведомления о новых документах для подписания.
— По мере освоения системы у сотрудников различных отделов (например, бухгалтерии) появляются новые пожелания по доработкам и новым функциям. Мы продолжаем собирать обратную связь, чтобы и дальше развивать продукт, делая его максимально удобным для использования, — уверяет Артём Федоскин, продакт-менеджер Doodocs.
С кейсом также можно ознакомиться в записи вебинара, где мы подробно презентовали этот проект и ответили на вопросы участников.