В январе 2025 года вступили в силу изменения в Трудовой кодекс Казахстана. HR-директор крупной производственной компании позвонил нам в панике: “У нас 600 сотрудников и 47 шаблонов кадровых документов. Мне нужно проверить каждый на соответствие новым требованиям и внести правки. Это месяцы работы.”
Мы обновили все их шаблоны в системе за 3 дня. Компания продолжила работать без остановки процессов.
Проблема не в сложности изменений законодательства. Проблема в том, что при бумажном документообороте каждое изменение закона превращается в масштабный проект по ревизии всех шаблонов, инструкций и процессов.
Какие изменения вступили в силу
Поправки в ТК РК затронули несколько ключевых областей кадрового учёта. Разберём основные изменения, которые влияют на документы.
1. Дистанционная работа и гибридный формат
Появились чёткие требования к оформлению дистанционных сотрудников. Теперь нужно указывать в договоре:
- Режим рабочего времени при удалённой работе
- Порядок предоставления оборудования и возмещения расходов
- Условия контроля выполнения работы
- Порядок взаимодействия с работодателем
Для гибридного формата нужно прописывать график: сколько дней в офисе, сколько удалённо, как это согласовывается.
Что это означает на практике:
Старые шаблоны трудовых договоров не содержат этих пунктов. Если оформляете дистанционного или гибридного сотрудника по старому шаблону – формально нарушаете требования ТК.
При проверке это может привести к штрафам от 42 до 84 МРП на каждого неправильно оформленного сотрудника.
2. Испытательный срок
Изменились правила установления и прохождения испытательного срока:
- Максимальный срок для руководящих должностей увеличен до 6 месяцев
- Появились новые категории работников, для которых испытательный срок не устанавливается
- Изменился порядок оформления результатов испытания
Что это означает на практике:
Шаблоны договоров с испытательным сроком требуют корректировки формулировок. Приказы о результатах испытательного срока нужно оформлять по-новому.
3. Отпуска и график отпусков
Появились новые требования к формированию и утверждению графика отпусков:
- Конкретные сроки утверждения графика
- Обязательное ознакомление работников с графиком
- Порядок внесения изменений в утверждённый график
Что это означает на практике:
Приказы об утверждении графика отпусков нужно оформлять с учётом новых требований. Добавились обязательные реквизиты.
4. Порядок увольнения
Ужесточились требования к процедуре увольнения по инициативе работодателя:
- Более чёткий порядок уведомления работника
- Дополнительные основания для признания увольнения незаконным
- Изменения в оформлении расчётных документов
Что это означает на практике:
Уведомления об увольнении и приказы требуют более детальной проработки формулировок. Ошибка может привести к признанию увольнения незаконным и восстановлению сотрудника через суд.
Как компании справляются с изменениями законодательства
Мы опросили 35 HR-директоров о том, как они обновляют документы при изменении законодательства.
Типичный процесс в компаниях с бумажным документооборотом:
Этап 1: Анализ изменений (2-3 недели)
HR-директор или юрист изучает изменения в законодательстве. Определяет, какие документы компании затронуты.
Составляет список шаблонов, требующих обновления. Обычно это 20-50 шаблонов в зависимости от размера компании.
Этап 2: Внесение правок (3-4 недели)
Юрист вносит правки в каждый шаблон. Формулировки согласовываются с HR-директором, иногда с внешними консультантами.
Каждый шаблон проходит несколько итераций правок. На это уходит основное время.
Этап 3: Согласование (1-2 недели)
Обновлённые шаблоны согласовываются с руководством. Иногда возникают замечания, нужно вносить дополнительные правки.
Этап 4: Внедрение (1-2 недели)
Обновлённые шаблоны размещаются в корпоративной папке. HR-специалистов обучают изменениям.
Часто выясняется, что кто-то продолжает использовать старые файлы – приходится контролировать отдельно.
Итого: 7-11 недель на полное обновление документов
За это время компания находится в зоне риска – часть документов оформляется по старым шаблонам, которые не соответствуют актуальному законодательству.
Реальный кейс:
Ритейл-компания на 400 сотрудников начала обновлять шаблоны в феврале 2025 после вступления изменений в силу. Процесс растянулся на 9 недель.
В апреле пришла проверка Трудовой инспекции. Обнаружили, что 8 сотрудников, оформленных в феврале-марте, имеют договоры по старым шаблонам.
Штраф: 336 000 тенге (по 42 000 за каждое нарушение).
HR оправдывались: “Мы в процессе обновления шаблонов, просто не успели.” Инспекция: “Закон вступил в силу в январе. У вас было время.”
Как работает обновление в автоматизированной системе
Когда документооборот автоматизирован, процесс обновления выглядит иначе.
В Doodocs HR это работает так:
День 1-2: Анализ изменений
Наша юридическая команда анализирует изменения в законодательстве сразу после их публикации. Определяем, какие шаблоны в системе требуют обновления.
День 3-5: Внесение правок
Обновляем базовые шаблоны документов в системе. Все изменения вносятся централизованно.
День 6-7: Тестирование и публикация
Тестируем обновлённые шаблоны, проверяем корректность заполнения всех полей. Публикуем обновления для всех клиентов.
Итого: 7 дней от изменения закона до обновлённых шаблонов у всех клиентов
Клиентам не нужно ничего делать. Они автоматически получают актуальные шаблоны и продолжают работать. Риск использовать устаревший шаблон исключён – в системе доступна только актуальная версия.
Как это работает на практике:
Та самая производственная компания на 600 сотрудников, которая звонила в панике, использовала Doodocs HR. Мы обновили их кастомные шаблоны (которые они адаптировали под внутренние стандарты) за 3 дня.
HR-директор не потратил ни одного рабочего часа на адаптацию под новое законодательство. Просто получил уведомление: “Шаблоны обновлены в соответствии с изменениями ТК РК.”
Скрытая стоимость ручного обновления документов
Компании часто не считают полную стоимость адаптации под изменения законодательства. Кажется, что юрист потратил 2 недели – ну и что, это его обычная работа.
Посчитаем реально:
Прямые затраты времени:
Юрист: 60-80 часов на анализ и правки шаблонов HR-директор: 20-30 часов на согласование и проверку HR-специалисты: 10-15 часов на обучение и адаптацию
Итого: 90-125 часов рабочего времени
При средней стоимости часа 3000-4000 тенге это 270-500 тысяч тенге прямых затрат.
Риски штрафов:
За время обновления (7-11 недель) компания продолжает оформлять документы. Часть из них по старым шаблонам – либо по ошибке, либо потому что обновление ещё не завершено.
Вероятность проверки в этот период небольшая, но если проверка случается – штрафы от 300 тысяч тенге и выше.
Упущенная выгода:
Пока юрист и HR занимаются обновлением шаблонов, они не делают другую работу. Юрист не работает над контрактами, HR не занимаются адаптацией и развитием.
Это сложно посчитать в деньгах, но это реальная стоимость.
Итого на компанию среднего размера: 300-600 тысяч тенге прямых затрат + риски штрафов
Как часто меняется законодательство
Многие думают, что крупные изменения в ТК происходят раз в несколько лет. На практике корректировки вносятся регулярно.
Статистика изменений за последние 3 года:
2023 год: 4 пакета изменений, затронувших кадровый учёт 2024 год: 5 пакетов изменений 2025 год: уже 2 пакета изменений за первые 10 месяцев
В среднем HR-отделу нужно обновлять документы 4-5 раз в год.
Что это означает:
При ручном процессе компания тратит 14-30 недель в год (примерно 6 месяцев) на адаптацию под изменения законодательства.
Это постоянный проект, который отвлекает ресурсы от развития бизнеса.
При автоматизированной системе эти 6 месяцев работы превращаются в автоматическое обновление. Нулевое время со стороны клиента.
Три инсайта об управлении compliance
1. Compliance – это не разовый проект, а постоянный процесс
Многие компании воспринимают приведение документов в соответствие закону как проект: сделали один раз, закрыли вопрос. На практике законодательство меняется постоянно.
Нужен процесс, который обеспечивает актуальность документов на постоянной основе. В ручном режиме это требует выделенных ресурсов. В автоматизированном – происходит само собой.
2. Риск несоответствия дороже, чем кажется
Штрафы от Трудовой инспекции – это видимая часть. Но есть более дорогие риски:
- Судебные споры с сотрудниками из-за неправильно оформленных документов
- Признание увольнений незаконными из-за процедурных ошибок
- Репутационные риски при публичных разбирательствах
Один судебный спор может стоить дороже, чем годовая подписка на систему автоматизации.
3. Знание законодательства – не конкурентное преимущество
Все компании должны соответствовать одним и тем же законам. Знать актуальную версию ТК – это не то, что выделяет вас на рынке.
Конкурентное преимущество – это скорость адаптации. Насколько быстро вы внедряете изменения и переключаетесь обратно на развитие бизнеса.
Компании, которые тратят месяцы на обновление шаблонов, проигрывают тем, кто делает это за дни.
Чек-лист готовности к изменениям законодательства
Проверьте, насколько ваша компания готова к следующему обновлению ТК:
Критические вопросы:
- Сколько времени потребуется для обновления всех шаблонов документов?
- Как вы узнаёте об изменениях в законодательстве?
- Кто отвечает за актуальность шаблонов?
- Как вы контролируете, что все используют актуальные версии?
- Сколько это стоит в человеко-часах?
Если ответы такие, пора автоматизировать:
- “На обновление уйдёт 1-2 месяца”
- “Отслеживаем сами, подписаны на рассылки”
- “Это задача юриста/HR-директора”
- “Никак не контролируем, надеемся что все берут файлы из правильной папки”
- “Не считали, но это значительная нагрузка”
Идеальные ответы:
- “Обновления происходят автоматически, мы получаем уведомление”
- “За это отвечает провайдер системы”
- “Старые версии недоступны, использовать можно только актуальные”
- “Мы не тратим на это время”
Что дальше с законодательством
В 2025-2026 годах планируется ещё несколько значимых изменений в трудовом законодательстве:
Ожидаемые изменения:
- Расширение регулирования удалённой работы и цифровых кочевников
- Новые требования к электронному документообороту в HR
- Изменения в порядке расчёта и выплаты отпускных
- Обновление требований к охране труда и безопасности
Каждое изменение потребует обновления документов. Вопрос не в том, будут ли изменения – они будут. Вопрос в том, как быстро и с какими затратами ваша компания сможет адаптироваться.
Главный инсайт
Соответствие законодательству – это не конкурентное преимущество, это минимальное требование для работы. Но скорость адаптации к изменениям – это уже преимущество.
Компании, которые тратят месяцы на обновление документов, отвлекаются от развития бизнеса. Компании, которые адаптируются за дни, продолжают фокусироваться на росте.
В Doodocs HR мы берём на себя мониторинг законодательства и обновление шаблонов. Наши клиенты узнают об изменениях из уведомления: “Всё уже обновлено, продолжайте работать.”
Хотите перестать тратить месяцы на адаптацию под изменения законодательства? Запишитесь на демо Doodocs HR – покажем, как работает автоматическое обновление шаблонов и как это экономит время вашей команды.
#HRAutomation #HRTech #Doodocs #КЭДО #Compliance #HRManagement #ТрудовойКодекс
