Помните май 2020 года? Пока весь мир боролся с пандемией, в Казахстане тихо произошла революция в кадровом деле. Все компании обязали регистрировать трудовые договоры в электронной системе ЕСУТД. И вот уже почти 5 лет HR-специалисты по всей стране каждый день сталкиваются с этой системой.
Если вы до сих пор вручную вносите данные в hr.enbek.kz и мечтаете об автоматизации — эта статья для вас. Разберемся, какие есть решения и что выбрать именно вашей компании.
Что такое ЕСУТД и почему это важно
ЕСУТД — это государственная система учета трудовых договоров. Простыми словами: теперь государство видит, кто, где и на каких условиях работает.
Важные сроки, которые нужно запомнить:
- Новый договор → 5 рабочих дней на регистрацию
- Изменения в договоре → 15 календарных дней
- Увольнение → 3 рабочих дня
Да, прямых штрафов за опоздание нет. Но трудовая инспекция может выписать предписание, а это уже головная боль.
Кого нужно регистрировать? Всех, у кого есть ИИН. Даже если это иностранец — попросили ИИН при трудоустройстве, получили его? Значит, регистрируем в ЕСУТД.
Три способа работы с ЕСУТД: от простого к продвинутому
Способ 1: Базовые системы отправки данных
Это специализированные веб-платформы для работы с ЕСУТД. Вы заходите в систему, заполняете необходимые поля и отправляете данные в государственную базу.
Плюсы 👍
- Доступная стоимость (от 50 000 тенге в месяц)
- Быстрое внедрение (1-2 недели)
- Простой интерфейс, не требующий специального обучения
Минусы 👎
- Ручной ввод каждого договора
- Отсутствие интеграции с корпоративными системами
- Риск ошибок при вводе данных
- Неэффективно при большом объеме документов
Кому подходит: Небольшим компаниям со штатом до 15 человек и редкими наймами.
Способ 2: Модули для 1С (когда уже есть учетная система)
У вас есть 1С? Отлично! Можно установить специальный модуль и отправлять данные прямо оттуда.
Как это выглядит на практике:
- Оформляете сотрудника в 1С как обычно
- Нажимаете кнопку “Отправить в ЕСУТД”
- Система сама формирует нужные данные и отправляет
Плюсы 👍
- Не нужно дважды вводить одно и то же
- Можно отправлять пакетно
- Меньше ошибок
Минусы 👎
- Зависите от версии 1С (обновили — может сломаться)
- Нужен программист для настройки
- Внедрение занимает 1-3 месяца
Кому подходит: Компаниям от 50 человек, которые уже работают в 1С и не планируют с нее уходить.
Способ 3: Комплексные HR-системы (для тех, кто хочет все и сразу)
Это уже не просто отправка в ЕСУТД, а полноценная автоматизация всех кадровых процессов. Возьмем для примера Doodocs HR — одно из таких решений.
Что умеют такие системы:
- Автоматически отслеживают сроки (система сама напомнит, что пора регистрировать договор)
- Синхронизируют статусы в реальном времени
- Ведут полную историю всех действий
- Работают с дополнительными соглашениями, отпусками, увольнениями
- Не зависят от вашей учетной системы
Как это работает в Doodocs HR:
- Создаете документ в системе
- Система автоматически добавляет все данные для hr.enbek.kz
- Подписываете ЭЦП через QR-код
- Документ сам отправляется в ЕСУТД
- Статус обновляется автоматически
Особенности:
- Готовое решение — не нужно ничего программировать
- Работает независимо от 1С
- Поддерживает все типы документов ЕСУТД
- Автоматически подставляет коды должностей, регионы и прочее
Кому подходит: Компаниям от 100 человек и тем, кто растет. А также всем, кто устал от ручной работы и хочет современное решение.
Что выбрать вашей компании?
| Маленький бизнес (до 50 сотрудников) | Средний бизнес (50-100 сотрудников) | Крупный бизнес (более 100 сотрудников) |
| Начните с простых веб-форм. Это поможет понять процесс и не потратить много денег. Когда вырастете — перейдете на что-то посерьезнее. | Если уже используете 1С — смотрите в сторону модулей. Если только планируете автоматизацию — лучше сразу берите комплексное решение. | Только полная автоматизация. Иначе ваш HR-отдел будет тратить половину времени на рутину. |
Рекомендации по функционалу
Подведем итоги и посмотрим на весь функционал всех типов:
| Функционал | Тип 1: Базовая отправка | Тип 2: Интеграция 1С | Тип 3: Doodocs HR |
| Отправка в ЕСУТД | ✓ | ✓ | ✓ |
| Ручной ввод данных | Требуется | Частично | Не требуется |
| Массовая загрузка | ✗ | ✓ | ✓ |
| Синхронизация статусов | ✗ | Частично | ✓ Полная |
| Контроль сроков | ✗ | ✗ | ✓ Автоматический |
| Логирование действий | Базовое | Среднее | ✓ Полное |
| Работа с доп. соглашениями | ✗ | ✓ | ✓ |
| Социальные отпуска | ✗ | ✗ | ✓ |
| Расторжения | ✗ | ✓ | ✓ |
| Независимость от учетной системы | ✓ | ✗ | ✓ |
Компании, которые внедрили автоматизацию, отмечают, что HR-специалисты экономят до 20 часов в месяц а оформление документов стало быстрее на 70%.
Ошибок при регистрации в ЕСУТД меньше на 90%
Частые вопросы
Какие данные обязательно нужны для ЕСУТД? БИН/ИИН компании и сотрудника, номер и дата договора, должность, условия труда, режим работы, место работы.
Как исправить ошибку в уже отправленном договоре? Через личный кабинет hr.enbek.kz или через вашу систему автоматизации (если она это умеет).
Будут ли штрафовать за несвоевременную регистрацию? Прямых штрафов нет, но трудовая инспекция может выдать предписание.
Вместо заключения
Выбор системы для работы с ЕСУТД зависит от масштаба вашего бизнеса и стратегических целей. Базовые веб-платформы подходят для старта и понимания процессов. Интеграционные модули эффективны для компаний с устоявшейся инфраструктурой. А комплексные HR-системы, такие как Doodocs HR, обеспечивают полную автоматизацию и независимость от других систем.
Главное — не откладывайте автоматизацию. Время, которое ваши специалисты тратят на ручной ввод данных, можно использовать для решения стратегических задач. Правильно выбранная система превратит работу с ЕСУТД из ежедневной рутины в фоновый процесс, который не требует постоянного внимания.