Казахстанские специалисты по кадрам очень много времени тратят на документальное оформление сотрудников на работу. А если кандидат на вакансию находится в другом городе, то подписание документов и пересылка бумажных версий могут растягивать прием на работу до нескольких недель.
Рассказываем, как упрощает жизнь HR-специалистам модуль приема сотрудников системы кадрового документооборота Doodocs HR.
Как происходит “бумажный” найм персонала
Вот как выглядит процесс найма в компаниях, которые не используют систем кадрового учета и работают “по старинке” — с бумажным документооборотом:
- Кандидат должен передать в отдел кадров пакет документов о себе — паспорт, медицинские справки, водительское удостоверение, фотографию и т.д. Для этого нужно лично ехать в офис или, если человек находится в другом городе, сканировать или фотографировать документы и отправлять их по электронной почте.
- HR-cпециалист должен вручную внести все сведения о кандидате, составить договор, распечатать его и отправить курьером или почтой на подписание.
- Будущий сотрудник подписывает договор, регламенты, инструкции, согласие на обработку персональных данные и другие внутренние документы, и снова их отправляет в офис компании.
- Также со стороны работодателя подпись на договоре должен поставить руководитель.
Все это лишние затраты бизнеса — на бумагу, курьерские услуги, рабочее временя HR-специалистов. Кроме того, такое бумажное оформление растягивает сроки приема на работу: специалист не может день в день подписать все документы и сразу же выйти на работу.
Кому нужна система цифрового приема сотрудников
Больше всего от такой ситуации в найме страдают компании в отраслях с высокой текучкой. Прием на работу сразу нескольких человек в ежедневном режиме отнимает кучу времени кадровых специалистов и превращает простой операционный процесс в долгую рутину.
Компании с нечастым трудоустройством тоже страдают, так как затянутое оформление на работу негативно влияет на HR бренд. Например, для ИТ-компаний важно, чтобы прием на работу был удобным, быстрым и приятным. Работник после получения оффера должен оперативно оформляться в штат без лишних сложностей.
Магия модуля приема Doodocs HR
Ситуация кардинально меняется, если компания внедряет кадровый электронный документооборот Doodocs HR с модулем приема сотрудников.
Процесс приема специалиста на работу в цифровом виде состоит из простых 5 шагов:
1. Создание ссылки для кандидата
Специалист по кадрам создает профиль будущего сотрудника и отправляет ему на почту или в мессенджер ссылку для предоставления всех данных для трудоустройства.
Система позволяет настроить шаблоны для различных должностей и подразделений — чтобы запросить от кандидатов нужный набор документов и сведений.
2. Автоматическое заполнение данных
Дальше происходит магия! Кандидат переходит по ссылке в Doodocs HR и по кнопке «Заполнить автоматически» может получить все свои данные из государственных баз данных. Ему не нужно ничего заполнять вручную и сканировать, все имеющиеся сведения подтянутся автоматически: паспортные данные, портретное фото, адрес прописки, дипломы об образовании, сведения о статусе «Кандас», справка из противотуберкулезного диспансера, сведения о трудовой деятельности и т. д.
Кандидат может дополнить эти данные, а потом отправить всю информацию в отдел кадров.
3. Перенос сведений в учетную кадровую систему
Специалист по кадрам видит в системе, что будущий сотрудник предоставил все необходимые документы, проверяет их, если необходимо, то что-то уточняет. После этого все данные попадают в учетную программу, которую использует компания: например, в «1С:Зарплата и управление персоналом».
4. Подписание трудового контракта
Дальше формируется трудовой договор и другие документы (инструкции, регламенты), которые в электронном виде отправляются на подписание по заданному маршруту в соответствии с организационной структурой компании: директору, а также в личный кабинет будущему сотруднику. А специалист по кадрам в реальном времени видит, на какой стадии подписания находятся документы.
5. Сотрудник может приступать к работе
После того как обе стороны подписали контракт электронной подписью, специалист становится нанятым сотрудником. А благодаря прямой интеграции с сервисом hr.enbek.kz, кадровый сотрудник может не выходя из платформы Doodocs HR зарегистрировать подписанный трудовой договор.
Таким образом из процесса приема на работу исключаются долгое ручное внесение данных и распечатка и пересылка бумажных документов.
Это значительно ускоряет найм: по словам HR специалистов казахстанских бизнесов, которые уже используют Doodocs HR, время оформления на работу сокращается с двух недель до 20 минут.
Интеграция с рекрутинговыми платформами и ссылки для кандидатов без почты
Команда Doodocs постоянно совершенствует модуль приема, основываясь обратной связи и запросах от специалистов по кадров.
Вот что будет сделано в ближайшее время:
- Упрощена авторизация. Сейчас при приеме на работу специалист должен зайти в систему через почту, eGov или Telegram. Скоро будут добавлены и другие возможности авторизации — например, через WhatsApp.
- Предоставление сведений и подписание документов без использования электронной почты. Это актуально для работников, которые в принципе не пользуются электронной почтой — специалисты по кадрам получат возможность высылать запросы и документы в виде ссылок. Если от кандидата нужна только базовая информация, то ее можно будет получить даже без использования кандидатом личного кабинета.
- Интеграция с рекрутинговыми платформами. Благодаря этому нужно будет еще меньше информации вводить вручную: данные о кандидате будут подтягиваться в систему из резюме и сайтов поиска работы сразу после принятия оффера.
- Добавление отчетов по трудоустроенным сотрудникам. Они позволят кадровым работникам видеть, все ли документы предоставил и подписал каждый трудоустроенный работник.
Зачем бизнесу внедрять Doodocs HR с модулем приема сотрудников? Чтобы оптимизировать и автоматизировать процессы найма, а значит, экономить деньги компании, а также время и нервы специалистов. Последнее — бесценно, но очень важно для лояльности сотрудников.