В марте 2024 года к нам обратилась сеть супермаркетов с проблемой: они физически не успевали оформлять новых сотрудников. HR-отдел из 4 человек работал в режиме аврала, но документы всё равно подписывались через 2 недели после выхода человека на работу.
К лету ситуация должна была стать критической – планировали открыть 5 новых точек и нанять ещё 200 человек.
Что происходило до автоматизации
Процесс оформления одного сотрудника выглядел так:
День 1-3: HR-специалист создавал пакет документов в Word, заполнял данные вручную. При потоке 15-20 человек в неделю на это уходило 2-3 часа ежедневно. Ошибки в данных находили уже после печати – приходилось переделывать.
День 4-7: Документы отправляли на согласование руководителю отдела. Но руководители находились в разных точках города, документы возили курьером. Если находили ошибку – возвращали на доработку, процесс начинался заново.
День 8-10: После согласования документы везли на подпись директору. Директор подписывал пакеты раз в 2-3 дня, когда накапливалось достаточно документов. Срочные случаи приходилось пробивать отдельно.
День 11-14: Подписанные документы нужно было отдать сотруднику на подпись. Но кассиры и продавцы работали посменно – найти человека в офисе удавалось не сразу. Часто приходилось ехать в магазин специально для подписи.
После подписания документы сканировали, загружали в 1С вручную, оригиналы отправляли в архив в другое здание.
Основные проблемы:
- Сотрудники работали без оформленных договоров по 2 недели
- При проверке Трудовой инспекции это могло привести к штрафам
- HR тратили 60% времени на логистику документов
- Ошибки в данных приходилось исправлять на бумаге корректором
- Архив занимал отдельное помещение, поиск документа занимал 20-30 минут
К началу сезона найма компания понимала: с таким процессом они не смогут оформить 200 человек за 2 месяца. Нужно было либо расширять HR-отдел до 7-8 человек, либо менять подход.
Что мы внедрили
Процесс внедрения занял 5 дней:
День 1-2: Загрузили базу из 600 текущих сотрудников из 1С. Настроили интеграцию, чтобы данные синхронизировались автоматически. Адаптировали шаблоны документов под внутренние стандарты компании.
День 3-4: Настроили маршруты согласования для разных типов документов. Для массовых позиций (кассиры, продавцы) – упрощённый маршрут. Для руководителей – расширенное согласование с финансовым директором.
День 5: Провели обучение HR-команды. Показали, как создавать документы, отслеживать статусы, работать с архивом. Обучение заняло 2 часа.
Ключевые изменения в процессе:
Создание документов ускорилось в 10 раз. Выбрал сотрудника из базы, выбрал тип документа – система автоматически заполнила все поля. Проверил, нажал “Отправить на согласование”. 2 минуты на весь пакет.
Согласование стало параллельным. Документ одновременно ушёл руководителю отдела, директору и финансовому директору. Каждый получил уведомление на телефон, открыл, согласовал. Среднее время согласования сократилось с 7 дней до 4 часов.
Подписание через QR-код. Сотрудник получал ссылку в SMS, открывал на телефоне, сканировал QR через eGov Mobile – документ подписан ЭЦП. Не нужно приезжать в офис, можно подписать прямо на рабочем месте за 2 минуты.
Интеграция с 1С. После подписания всех сторон данные автоматически передавались в учётную систему. Ничего не нужно загружать вручную.
Результаты через 3 месяца
Скорость оформления:
- Среднее время от создания до подписания всех документов: 1,5 дня
- Рекорд: полное оформление сотрудника за 4 часа (создали документы утром, к обеду всё подписано)
- Перед открытием новых точек оформили 180 человек за 3 недели
Экономия ресурсов:
- HR-отдел справляется с двойной нагрузкой тем же составом
- Не потребовалось расширять команду с 4 до 7-8 человек
- Экономия на зарплатах дополнительных HR: 1,2 млн тг в месяц
Снижение операционных затрат:
- Затраты на бумагу снизились на 85%
- Отказались от услуг курьеров для доставки документов: минус 150 тыс тг в месяц
- Освободили помещение под архив: 200 кв.м. под новые задачи
Качество процессов:
- Ошибки в документах снизились с 15% до 2%
- Время поиска документа: с 20-30 минут до 10 секунд
- Все сотрудники оформляются в первый рабочий день
Три главных инсайта из проекта
1. Узкое место не там, где кажется
Компания думала, что проблема в количестве HR-специалистов. На самом деле проблема была в логистике: 80% времени документы просто лежали в ожидании – пока довезут курьером, пока руководитель вернётся из командировки, пока найдут сотрудника для подписи.
Когда убрали физическое перемещение документов, процесс ускорился в 7 раз без увеличения команды.
2. Скорость согласования зависит от удобства
До автоматизации руководители согласовывали документы раз в несколько дней, когда накапливалась стопка. После внедрения системы они стали согласовывать по факту получения – потому что это занимает 30 секунд с телефона.
Уведомление пришло → открыл → посмотрел → нажал “Согласовано”. Не нужно ехать в офис, искать документы на столе, расписываться ручкой.
3. ROI выше, чем кажется на первый взгляд
Прямая экономия – это затраты на бумагу, курьеров, зарплаты дополнительных HR. Но есть скрытая выгода: возможность масштабироваться без пропорционального роста административных расходов.
Компания открыла 5 новых точек и наняла 200 человек без расширения HR-отдела. Если бы работали по-старому, потребовалось бы минимум 3 дополнительных специалиста. Это экономия 3,6 млн тг в год только на зарплатах.
Для кого актуален этот опыт
Если узнали свою ситуацию в этих признаках – вам нужна автоматизация:
Критические сигналы:
- HR тратит больше 30% времени на логистику документов
- Сотрудники работают без оформленных договоров больше 3 дней
- При масштабировании приходится пропорционально расширять HR-отдел
- Документы теряются или их сложно найти в архиве
- Ошибки в документах находят после печати и подписания
Особенно актуально для:
Ритейл и HoReCa с множеством точек – курьеры между точками съедают время и деньги
Компании с высокой текучкой – когда оформляете 10+ человек в неделю, ручной процесс не справляется
Растущий бизнес – если планируете удвоить команду, автоматизируйте до роста, а не после
Территориально распределённые компании – филиалы в разных городах убивают скорость согласования
Что дальше
Через полгода после внедрения компания добавила в систему управление отпусками и кадровыми изменениями. Следующий шаг – внедрение табеля учёта рабочего времени для автоматического расчёта зарплат.
Цель: чтобы HR-отдел тратил время на адаптацию сотрудников и развитие корпоративной культуры, а не на погоню за подписями.
Хотите посчитать, сколько времени и денег теряет ваш HR-отдел на ручном документообороте? Запишитесь на демо Doodocs HR – покажем, как оформлять сотрудников в день выхода на работу и освободить 60% времени HR-команды.
