В апреле 2024 года CEO сети кофеен позвонил нам с проблемой: они не могут открыть новые точки, потому что HR не успевает оформлять людей. План был открыть 8 новых кофеен за три месяца, для этого нужно нанять 96 человек. HR-отдел из двух человек говорил, что физически не справится.
Открыли только 3 кофейни. Остальные отложили на полгода. Упущенная выгода – около 15 млн тенге за квартал.
Проблема была не в отсутствии кандидатов. Проблема была в том, что HR-процессы не были готовы к масштабированию. Они работали нормально при 10 наймах в месяц, но ломались при 30.
Вот семь признаков того, что HR-процессы стали узким горлышком роста вашего бизнеса.
Признак 1: Время оформления растёт пропорционально количеству наймов
Как это проявляется:
При найме 5 человек в месяц оформление занимает 3-4 дня. При найме 15 человек – уже 7-10 дней. При 30 – процесс полностью останавливается.
HR-специалисты работают в режиме аврала, но скорость падает. Документы теряются, происходят ошибки, нужно переделывать.
Реальный кейс:
Сеть кофеен при обычном найме (8-10 человек в месяц) оформляла сотрудников за 4 дня. Когда пошёл массовый набор перед открытием новых точек (30+ человек в месяц), время выросло до 12-15 дней.
Кандидаты не ждали – находили работу в других кофейнах. Из 96 запланированных наймов сорвалось 28. HR потратили время на собеседования и оформление, но люди не вышли.
Почему так происходит:
HR-процессы построены на ручной работе. Каждый документ создаётся вручную, физически носится на согласование, печатается, подписывается. Когда объём удваивается или утраивается, HR просто не успевают физически всё обработать.
Это как пытаться перевезти грузы на легковой машине вместо грузовика. При небольших объёмах работает, при больших – коллапс.
Как должно быть:
Время оформления не должно зависеть от количества наймов. Оформить 5 человек или 50 – система справляется одинаково быстро, потому что большая часть работы автоматизирована.
Признак 2: Для масштабирования нужно пропорционально расширять HR-отдел
Как это проявляется:
Финансовая модель показывает: чтобы нанимать в 2 раза больше людей, нужно в 2 раза больше HR-специалистов. Рост компании напрямую увеличивает административные расходы.
Реальный кейс:
Логистическая компания планировала вырасти с 200 до 400 сотрудников за год. HR-директор заложил в бюджет расширение команды с 2 до 4 специалистов.
Финансовый директор задал вопрос: “Почему административные расходы растут пропорционально бизнесу? У нас же есть экономия от масштаба?”
Оказалось, что нет. В текущих процессах каждый новый сотрудник требует одинаковое количество ручной работы от HR. Никакой экономии от масштаба.
Почему так происходит:
Если HR-процессы не автоматизированы, рост возможен только через добавление людей. Это линейное масштабирование – самое дорогое и неэффективное.
Каждый дополнительный HR стоит 400-500 тысяч тенге в месяц. При росте в 2 раза расходы на HR-отдел удваиваются. При росте в 3 раза – утраиваются.
Как должно быть:
HR-отдел должен масштабироваться нелинейно. Команда из 2 человек может поддерживать и 200, и 400, и 600 сотрудников, если процессы автоматизированы.
Административные расходы растут намного медленнее, чем бизнес. Это и есть экономия от масштаба.
Признак 3: Новые сотрудники работают без оформленных документов
Как это проявляется:
Человек вышел на работу в понедельник. Документы подписали только в пятницу или на следующей неделе. Формально сотрудник работает без трудового договора несколько дней.
HR объясняют: “Главное, что человек вышел. Документы оформим параллельно.”
Реальный кейс:
При проверке Трудовой инспекции в ритейл-компании обнаружили, что 12 сотрудников работали без оформленных договоров от 3 до 10 дней.
Штраф: 648 000 тенге (по 54 000 за каждое нарушение). Плюс предписание устранить нарушения и репутационные риски.
HR оправдывались: “Мы не успевали. Документы нужно согласовать с тремя руководителями, директор подписывает раз в неделю, потом нужно найти сотрудника для подписи. Физически невозможно всё оформить в день выхода.”
Почему так происходит:
Медленные процессы согласования и подписания не поспевают за скоростью найма. HR вынуждены выбирать: либо человек не выходит на работу и теряется как кандидат, либо выходит без документов.
Выбирают второе, потому что риск потерять кандидата кажется больше, чем риск штрафа. Но оба риска реальные.
Как должно быть:
Документы подписываются в день выхода сотрудника или накануне. С момента первого рабочего дня все отношения юридически оформлены.
Это возможно, когда согласование занимает часы, а не дни, и подписание происходит электронно, без необходимости искать человека физически.
Признак 4: HR тратит больше времени на логистику, чем на работу с людьми
Как это проявляется:
Спросите HR-специалиста, чем он занимался сегодня. Ответ: печатал документы, возил на подпись директору, искал сотрудника для подписания, сканировал, загружал в систему.
Вопрос: “А когда ты занимался адаптацией новичков или решал конфликты в команде?” Ответ: “Не было времени.”
Реальный кейс:
HR-директор производственной компании жаловался: “У нас текучка 35% в год. Люди увольняются в первые три месяца. Мы не успеваем с ними нормально работать – всё время на оформлении документов.”
Провели тайм-трекинг. Оказалось, что HR-команда из трёх человек тратит 75% времени на создание, печать, согласование и хранение документов. На адаптацию, обучение и работу с удержанием остаётся 25%.
При этом компания теряла 40-45 человек в год в первые три месяца. Стоимость найма и адаптации одного человека – около 400 000 тенге. Потери – 16-18 млн тенге в год из-за текучки.
HR фокусировались не на той задаче. Они делали документы вместо того, чтобы помогать людям приживаться в компании.
Почему так происходит:
Когда процессы ручные, рутина съедает всё время. HR становятся операторами документов вместо людей, работающих с людьми.
Это меняет позиционирование HR внутри компании. Их воспринимают как “тех, кто делает бумажки”, а не как бизнес-партнёров.
Как должно быть:
HR тратит 80% времени на работу с людьми: адаптацию, развитие, удержание, решение конфликтов. На административные задачи остаётся 20% – и это нормально, потому что они автоматизированы и занимают минуты.
Признак 5: Открытие нового офиса или филиала превращается в кошмар
Как это проявляется:
Компания открывает офис в другом городе. Нужно быстро нанять 20-30 человек. HR из головного офиса либо едут в командировку на несколько недель, либо пытаются оформлять удалённо через курьеров.
Процесс растягивается на месяцы. Офис не может выйти на полную мощность, потому что не хватает людей.
Реальный кейс:
Сеть супермаркетов открывала новую точку в Шымкенте. Нужно было нанять 35 человек: от кассиров до управляющего магазином.
HR из Алматы пытались оформлять удалённо:
- Документы создавали в головном офисе
- Отправляли курьером в Шымкент (2 дня в пути)
- Региональный менеджер собирал подписи
- Везли обратно для подписи директора (ещё 2 дня)
- Возвращали в Шымкент для окончательного оформления
Каждый цикл занимал неделю. При 35 сотрудниках это превратилось в хаос.
Открытие точки отложили на месяц. Упущенная выгода – около 8 млн тенге.
Почему так происходит:
Бумажные процессы привязаны к географии. Документы физически перемещаются между городами. Каждое перемещение – это дни потерянного времени.
При открытии нового офиса эта проблема усиливается в разы, потому что объём документооборота резко возрастает.
Как должно быть:
География не должна влиять на скорость HR-процессов. Открываете офис в любом городе – оформляете людей так же быстро, как в головном.
Региональный менеджер создаёт документы, они автоматически идут на согласование в головной офис, сотрудники подписывают электронно. Всё занимает день, независимо от того, где находятся люди.
Признак 6: Невозможно быстро получить данные по HR-метрикам
Как это проявляется:
CEO спрашивает: “Сколько человек мы наняли в прошлом квартале? Какое среднее время оформления? Сколько кандидатов отвалилось на этапе документов?”
HR-директор отвечает: “Дайте мне 2-3 дня, соберу данные из разных источников.”
Реальный кейс:
Совет директоров IT-компании обсуждал эффективность HR-процессов. Попросили предоставить аналитику:
- Сколько времени занимает найм в среднем
- На каком этапе теряется больше всего кандидатов
- Какова стоимость найма одного сотрудника
- Как меняется скорость оформления при росте объёма наймов
HR-директор собирал эти данные неделю. Вручную доставал информацию из заявок на подбор, Excel-таблиц, почты, 1С. Часть данных восстанавливал по памяти.
Точность данных была под вопросом. Принимать стратегические решения на их основе было рискованно.
Почему так происходит:
Когда процессы не оцифрованы, данные разбросаны по множеству источников: бумажные документы, Email, Excel, 1С, Google Docs. Собрать их в единую картину – отдельная задача, которая занимает дни.
Без данных невозможно принимать управленческие решения. Вы не знаете, где узкие места в процессах и как их оптимизировать.
Как должно быть:
Все HR-метрики доступны в реальном времени в дашборде. Нужна аналитика – открыл систему, посмотрел отчёт за любой период.
Время оформления, конверсия кандидатов на каждом этапе, скорость согласования по разным руководителям – всё видно и измеримо.
Это позволяет быстро находить проблемы и оптимизировать процессы на основе данных, а не интуиции.
Признак 7: Планы роста упираются в пропускную способность HR
Как это проявляется:
CEO строит планы: “Вырастем в 2 раза за год. Нужно нанять 200 человек.”
HR-директор отвечает: “Физически не сможем. Максимум 120 при текущих процессах. Нужно либо расширять команду, либо замедлить рост.”
Бизнес-планы корректируются под ограничения HR-процессов вместо того, чтобы процессы подстраивались под бизнес.
Реальный кейс:
Стартап в сфере доставки еды получил инвестиции и планировал масштабироваться из Алматы в 5 городов Казахстана за полгода. Для этого требовалось нанять 180 курьеров и около 40 человек операционной команды.
HR-директор сказал прямо: “С текущей командой и процессами мы можем нанимать максимум 30 человек в месяц. Для ваших планов нужно либо утроить HR-команду, либо растянуть запуск на полтора года.”
Расширять HR-команду в 3 раза означало дополнительные 1,2 млн тенге в месяц. Растягивать запуск – значит терять конкурентное преимущество и упускать market opportunity.
Выбрали третий вариант: автоматизировали процессы за месяц, после чего команда из 2 HR справилась с наймом 220 человек за 6 месяцев.
Почему так происходит:
HR-процессы должны быть enabler роста, а не его ограничителем. Но когда они построены на ручной работе, они становятся узким горлышком.
Каждый HR-специалист имеет физический лимит: сколько документов может создать, согласовать и обработать за день. При текущих процессах это 3-5 полных оформлений в день максимум.
Хотите нанимать больше – нанимайте больше HR. Это тупиковый путь.
Как должно быть:
HR-процессы масштабируются быстрее бизнеса. Компания может вырасти в 2-3 раза без пропорционального роста административных расходов.
Решение о темпах роста принимается на основе рыночных возможностей, а не ограничений внутренних процессов.
Что делать, если узнали свою компанию
Если нашли у себя хотя бы 3 из этих признаков – ваши HR-процессы уже тормозят рост. Чем дольше откладываете решение, тем дороже это обходится.
Простой тест:
Ответьте на три вопроса:
- Можете ли вы удвоить количество наймов в следующем месяце без расширения HR-команды?
- Сможете ли оформить сотрудника в другом городе так же быстро, как в головном офисе?
- Можете ли прямо сейчас показать данные по времени оформления за последний квартал?
Если хотя бы на один вопрос ответили “нет” – процессы нуждаются в оптимизации.
Следующие шаги:
Посчитайте текущую стоимость неэффективности:
- Сколько сделок/открытий/проектов откладываете из-за невозможности быстро нанять людей
- Сколько кандидатов теряете из-за медленного оформления
- Сколько HR-времени уходит на рутину вместо стратегических задач
Сравните с затратами на автоматизацию. В большинстве случаев ROI положительный уже в первый месяц.
Типичная экономика для компании на 300 сотрудников:
Упущенная выгода от медленных процессов: 2-3 млн тенге в квартал Стоимость автоматизации: 150-200 тысяч тенге в месяц Окупаемость: 1-2 месяца
Плюс возможность расти без ограничений со стороны HR – это невозможно выразить в деньгах, но это главная выгода.
Главный инсайт
HR-процессы не должны быть узким местом роста компании. Если планы масштабирования упираются в пропускную способность HR-отдела – проблема не в людях, проблема в процессах.
Современные компании растут быстро и непредсказуемо. HR-процессы должны быть готовы к любому темпу роста. Это возможно только при правильной автоматизации.
CEO сети кофеен после внедрения системы сказал: “Раньше мы планировали открытие точек с учётом того, успеет ли HR оформить людей. Сейчас открываем, когда находим локацию. HR справляются с любым темпом.”
Узнали свою ситуацию хотя бы в трёх признаках? Запишитесь на диагностику HR-процессов с Doodocs HR – покажем, где теряется скорость, посчитаем стоимость неэффективности и предложим план оптимизации. HR не должен тормозить ваш рост.
#HRAutomation #HRTech #Doodocs #КЭДО #BusinessGrowth #Scaling #HRManagement
